檔案宣傳制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案宣傳工作，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)公司/組織發(fā)展、傳承歷史文化、服務(wù)社會公眾等方面的作用，提高公司/組織檔案工作的社會知曉度和影響力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，同時適用于涉及公司/組織檔案宣傳活動的外部合作單位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案宣傳工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準，確保檔案信息的安全與合法利用。2.真實準確原則：宣傳內(nèi)容應(yīng)基于真實、完整、準確的檔案信息，不得歪曲、篡改或虛假宣傳。3.積極適度原則：在確保檔案信息安全的前提下，積極開展檔案宣傳活動，充分展示檔案價值，但不得過度曝光敏感信息。4.統(tǒng)一協(xié)調(diào)原則：檔案宣傳工作由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各部門密切配合，形成工作合力。二、宣傳內(nèi)容（一）公司/組織歷史檔案1.公司/組織的發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等方面的檔案資料，展示公司/組織的成長軌跡和發(fā)展成就。2.反映公司/組織不同歷史時期的文化、科技、管理等方面特色的檔案，傳承和弘揚公司/組織的優(yōu)秀文化傳統(tǒng)。（二）業(yè)務(wù)檔案1.各類業(yè)務(wù)項目的檔案，包括項目策劃、實施過程、成果驗收等環(huán)節(jié)的資料，體現(xiàn)公司/組織的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。2.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、創(chuàng)新實踐等方面的檔案，為公司/組織內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考借鑒。（三）榮譽檔案1.公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關(guān)檔案，展示公司/組織的社會聲譽和行業(yè)地位。2.員工個人獲得的榮譽檔案，激勵員工積極進取，營造良好的企業(yè)文化氛圍。（四）其他重要檔案1.涉及公司/組織知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等方面的檔案，在符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的前提下，進行適度宣傳，增強員工的知識產(chǎn)權(quán)保護意識。2.對公司/組織具有特殊意義的其他檔案，如名人手跡、珍貴照片等，通過宣傳展示其獨特價值。三、宣傳方式（一）內(nèi)部宣傳1.檔案展覽在公司/組織內(nèi)部設(shè)置固定的檔案展覽區(qū)域，定期更新展覽內(nèi)容，展示各類檔案資料。根據(jù)不同主題策劃專題檔案展覽，如“公司/組織發(fā)展歷程展”“業(yè)務(wù)創(chuàng)新成果展”等，通過圖文并茂的形式向員工展示檔案價值。2.檔案講座定期舉辦檔案知識講座，邀請檔案管理專家或公司/組織內(nèi)部檔案工作者，向員工介紹檔案的重要性、利用方法以及公司/組織檔案資源情況。結(jié)合公司/組織實際工作，開展針對性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座，如項目檔案管理培訓(xùn)、合同檔案管理培訓(xùn)等，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。3.內(nèi)部刊物與宣傳欄在公司/組織內(nèi)部刊物上開設(shè)檔案專欄，定期刊登檔案工作動態(tài)、檔案利用案例、檔案知識普及等內(nèi)容。在公司/組織宣傳欄設(shè)置檔案宣傳板塊，張貼檔案宣傳海報、圖片等資料，及時傳達檔案工作信息。4.電子宣傳平臺利用公司/組織內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件、即時通訊工具等電子平臺，定期推送檔案宣傳信息，如檔案利用指南、檔案工作通知等。制作檔案宣傳視頻，通過公司/組織內(nèi)部的視頻播放平臺進行播放，生動形象地展示檔案內(nèi)容和價值。（二）外部宣傳1.參加行業(yè)展會與活動積極組織參加各類行業(yè)展會、研討會、論壇等活動，設(shè)置檔案宣傳展位，展示公司/組織的檔案工作成果和特色檔案資料。在活動現(xiàn)場發(fā)放檔案宣傳資料，如宣傳冊、宣傳單頁等，向行業(yè)同仁和社會公眾宣傳公司/組織的檔案工作。2.媒體宣傳與新聞媒體建立良好合作關(guān)系，積極向媒體提供檔案宣傳素材，如撰寫新聞稿件、提供圖片資料等，通過媒體報道宣傳公司/組織的檔案工作亮點和成果。利用社交媒體平臺，如微信公眾號、微博、抖音等，發(fā)布檔案宣傳信息，擴大檔案宣傳的覆蓋面和影響力。3.公益宣傳結(jié)合社會公益活動，開展檔案宣傳工作。例如，參與文化遺產(chǎn)保護宣傳活動，展示公司/組織收藏的歷史檔案資料，提高公眾對文化遺產(chǎn)保護的認識。與社區(qū)、學(xué)校等合作，開展檔案知識普及活動，傳播檔案文化，增強社會公眾的檔案意識。四、宣傳流程（一）宣傳策劃1.檔案管理部門根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計劃以及檔案工作實際情況，制定年度檔案宣傳計劃，明確宣傳目標、內(nèi)容、方式、時間安排等。2.針對具體的宣傳活動，檔案管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進行策劃，確定宣傳主題、形式、參與人員等，并制定詳細的宣傳活動方案。3.宣傳活動方案應(yīng)報經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）內(nèi)容準備1.根據(jù)宣傳策劃方案，檔案管理部門負責(zé)組織收集、整理相關(guān)檔案資料，并進行篩選、編輯和加工，確保宣傳內(nèi)容真實、準確、有價值。2.對于涉及敏感信息或需要保密的檔案資料，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度進行嚴格審核和處理，確保信息安全。3.在宣傳內(nèi)容準備過程中，應(yīng)注重與宣傳形式相結(jié)合，如制作展覽展板時，要精心設(shè)計圖片排版和文字說明；制作宣傳視頻時，要選擇合適的素材和表現(xiàn)手法，增強宣傳效果。（三）宣傳實施1.按照宣傳活動方案組織實施宣傳活動，確保各項宣傳工作有序進行。在宣傳過程中，要注意收集反饋信息，及時調(diào)整宣傳方式和內(nèi)容，提高宣傳效果。2.對于內(nèi)部宣傳活動，如檔案展覽、講座等，要提前做好場地布置、人員組織等準備工作，并在活動結(jié)束后及時進行總結(jié)和評估。3.對于外部宣傳活動，如參加行業(yè)展會、媒體宣傳等，要按照活動主辦方的要求和相關(guān)規(guī)定，做好宣傳資料準備、現(xiàn)場展示、媒體溝通等工作，確保宣傳活動順利開展。（四）效果評估1.檔案宣傳活動結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時對宣傳效果進行評估。評估內(nèi)容包括宣傳目標的達成情況、宣傳內(nèi)容的傳播效果、受眾的反饋意見等。2.通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集評估信息，并對評估結(jié)果進行分析總結(jié)，形成評估報告。3.根據(jù)評估報告，總結(jié)宣傳活動的經(jīng)驗教訓(xùn)，針對存在的問題提出改進措施，為今后的檔案宣傳工作提供參考。五、宣傳資料管理（一）資料收集與整理1.檔案管理部門負責(zé)收集、整理在檔案宣傳活動中形成的各類宣傳資料，包括宣傳冊、宣傳單頁、海報、視頻、照片、新聞稿件等。2.對收集到的宣傳資料進行分類整理，建立宣傳資料檔案，按照檔案管理的要求進行編號、編目、裝訂等，確保資料的完整性和規(guī)范性。（二）資料存儲與保管1.宣傳資料檔案應(yīng)存儲在安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房或電子存儲設(shè)備中，確保資料的安全保存。2.定期對宣傳資料檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理資料損壞、丟失等問題。對于電子存儲的宣傳資料，要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）資料利用與共享1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱宣傳資料檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定進行查閱。2.如需借閱宣傳資料檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱期間要妥善保管資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞。3.在確保檔案信息安全的前提下，檔案管理部門可根據(jù)公司/組織的宣傳工作需要，將部分宣傳資料提供給外部合作單位或人員使用，但應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，明確使用范圍、期限、保密要求等。六、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案宣傳制度，并組織實施。2.策劃、組織各類檔案宣傳活動，制定宣傳方案，準備宣傳資料。3.協(xié)調(diào)公司/組織內(nèi)部各部門及外部合作單位開展檔案宣傳工作，確保宣傳活動順利進行。4.負責(zé)宣傳資料的收集、整理、存儲與保管，建立宣傳資料檔案。5.對檔案宣傳活動效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。（二）各部門職責(zé)1.配合檔案管理部門開展檔案宣傳工作，提供本部門相關(guān)的檔案資料和宣傳素材。2.積極參與檔案宣傳活動，如組織員工參觀檔案展覽、參加檔案講座等。3.在本部門內(nèi)部做好檔案宣傳工作，提高員工的檔案意識，促進檔案的有效利用。（三）員工職責(zé)1.積極參與公司/組織的檔案宣傳活動，學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識。2.按照公司/組織檔案管理規(guī)定，及時整理和移交個人工作中形成的檔案資料，為檔案宣傳提供素材。3.遵守檔案宣傳制度，不得擅自傳播未經(jīng)審核的檔案信息，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案宣傳工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)人員組成，負責(zé)對檔案宣傳工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括宣傳制度的執(zhí)行情況、宣傳活動的組織實施情況、宣傳資料的管理情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將檔案宣傳工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門及員工在檔案宣傳工作中的表現(xiàn)進行考核評價。