學(xué)校檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位形成的各類檔案，包括但不限于黨群工作檔案、行政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生管理檔案、后勤管理檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面檢查原則：對(duì)學(xué)校各類檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，不留死角。3.客觀公正原則：檢查過程中要客觀公正，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況，不偏袒、不隱瞞問題。4.注重實(shí)效原則：通過檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施加以整改，提高檔案管理水平，切實(shí)發(fā)揮檔案的作用。二、檢查組織與職責(zé)（一）檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立學(xué)校檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括學(xué)校辦公室、檔案館、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校檔案檢查工作，制定檢查計(jì)劃，審定檢查結(jié)果，研究解決檔案檢查工作中的重大問題。（二）檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案檢查的具體方案和標(biāo)準(zhǔn)，組織實(shí)施檔案檢查工作。2.對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行日常指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案檢查結(jié)果進(jìn)行匯總、分析和總結(jié)，向檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)建立檔案檢查工作檔案，記錄檢查過程和結(jié)果，為后續(xù)工作提供參考。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的自查工作，按照檔案檢查的要求，認(rèn)真梳理檔案管理工作中存在的問題，并及時(shí)進(jìn)行整改。2.積極配合檔案館開展檔案檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料，協(xié)助完成檢查任務(wù)。3.根據(jù)檔案檢查結(jié)果，制定本部門、本單位檔案管理工作的改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理水平。三、檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案管理制度建設(shè)1.是否建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)分工、工作流程、歸檔范圍、保管期限等。2.檔案管理制度是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否具有可操作性。（二）檔案收集與整理1.檔案收集是否齊全、完整，是否涵蓋了本部門、本單位工作活動(dòng)的各個(gè)方面。2.檔案整理是否規(guī)范，分類是否合理，編號(hào)是否準(zhǔn)確，裝訂是否整齊，目錄是否清晰。3.歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求，字跡是否清晰，簽字是否齊全，日期是否準(zhǔn)確。（三）檔案保管1.是否配備符合檔案保管要求的庫(kù)房和設(shè)備，檔案庫(kù)房是否保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度是否符合標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案是否實(shí)行集中統(tǒng)一保管，是否建立了檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.檔案保管是否安全，是否采取了防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，有無檔案損壞、丟失等情況。（四）檔案利用1.是否建立了檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。2.檔案利用是否方便快捷，是否能夠滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要。3.檔案利用過程中是否嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（五）電子檔案管理1.是否建立了電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。2.電子檔案的格式是否符合要求，數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)是否安全可靠。3.是否定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)是否與原始數(shù)據(jù)一致，備份存儲(chǔ)介質(zhì)是否妥善保管。四、檢查方式與頻率（一）自查各部門、各單位每年至少進(jìn)行一次檔案自查，對(duì)本部門、本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面梳理和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況書面報(bào)告檔案館。（二）定期檢查檔案館每?jī)赡杲M織一次全校性的檔案定期檢查，對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。定期檢查可采取聽取匯報(bào)、查閱檔案、實(shí)地查看等方式進(jìn)行。（三）不定期抽查檔案館根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門、單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。五、檢查程序（一）制定檢查方案檔案館根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際情況和上級(jí)要求，制定檔案檢查方案，明確檢查的目的、范圍、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排等。（二）組織檢查人員培訓(xùn)在開展檔案檢查工作前，對(duì)檢查人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案檢查的標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握檢查工作的流程和要求。（三）實(shí)施檢查1.各部門、各單位按照檔案檢查方案的要求，認(rèn)真開展自查工作，并將自查報(bào)告報(bào)送檔案館。2.檔案館組織檢查人員對(duì)各部門、各單位的檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地檢查，查閱檔案資料，查看檔案保管場(chǎng)所和設(shè)備，了解檔案利用情況等。3.檢查人員在檢查過程中要認(rèn)真做好記錄，填寫檔案檢查登記表，詳細(xì)記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及相關(guān)情況。（四）形成檢查報(bào)告檢查結(jié)束后，檔案館對(duì)檢查情況進(jìn)行匯總、分析和總結(jié)，形成檔案檢查報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括檢查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。（五）反饋與整改1.檔案檢查報(bào)告經(jīng)檔案檢查工作領(lǐng)導(dǎo)小組審定后，向各部門、各單位進(jìn)行反饋。各部門、各單位要針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。2.檔案館對(duì)各部門、各單位的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。對(duì)整改不力的部門、單位，要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其重新整改。六、整改落實(shí)（一）整改措施制定各部門、各單位針對(duì)檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要深入分析原因，結(jié)合本部門、本單位的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的整改措施。整改措施要明確整改目標(biāo)、整改內(nèi)容、整改責(zé)任人、整改期限等。（二）整改實(shí)施各部門、各單位要按照整改措施認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保整改任務(wù)按時(shí)完成。在整改過程中，要注重建立長(zhǎng)效機(jī)制，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平。（三）整改驗(yàn)收整改期限屆滿后，各部門、各單位要向檔案館提交整改報(bào)告，申請(qǐng)整改驗(yàn)收。檔案館組織人員對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，予以銷號(hào)；驗(yàn)收不合格的，要責(zé)令其繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求。七、結(jié)果運(yùn)用（一）納入部門績(jī)效考核將檔案檢查結(jié)果納入學(xué)校各部門、各單位的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門、單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作存在嚴(yán)重問題的部門、單位，要進(jìn)行扣分，并責(zé)令其限期整改。（二）與個(gè)人評(píng)先評(píng)優(yōu)掛鉤檔案管理工作情況作為學(xué)校