中國(guó)絕密檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)絕密檔案的管理，確保公司/組織核心信息安全，防止機(jī)密信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及絕密檔案管理的所有部門(mén)、崗位及人員。（三）定義1.絕密檔案：指公司/組織內(nèi)涉及商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要客戶信息等，一旦泄露會(huì)對(duì)公司/組織造成重大經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或嚴(yán)重影響公司/組織正常運(yùn)營(yíng)的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)公司/組織絕密檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、銷(xiāo)毀等工作的人員。二、檔案的收集與整理（一）收集渠道1.各部門(mén)在日常工作中產(chǎn)生的涉及絕密內(nèi)容的文件、資料，應(yīng)及時(shí)提交至檔案管理部門(mén)。2.公司/組織內(nèi)部會(huì)議、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的絕密文件，由會(huì)議組織者或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集后移交檔案管理部門(mén)。3.外部合作項(xiàng)目中涉及的絕密信息，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集并按規(guī)定流程傳遞給檔案管理部門(mén)。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案集中存放，便于查找和管理。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的編號(hào)，并建立詳細(xì)的索引目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確。三、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.設(shè)立專門(mén)的絕密檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和存取。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的絕密檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)密碼，確保檔案信息的安全性。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長(zhǎng)期（[X]年）。2.保管期限屆滿后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的流程對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。四、檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱絕密檔案，應(yīng)填寫(xiě)《絕密檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)借閱目的合理且符合工作需要后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審批流程1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案借閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章，并記錄借閱相關(guān)信息，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。（三）借閱期限1.借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用需求合理確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并重新辦理審批手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，申請(qǐng)延期歸還。（四）使用要求1.借閱人只能在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱和使用絕密檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)，并在檔案管理部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。五、檔案的保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及絕密檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理工作中的保密義務(wù)和責(zé)任，如違反協(xié)議將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密技能和意識(shí)，使其熟悉保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度。（二）物理隔離1.絕密檔案存儲(chǔ)庫(kù)房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員在工作期間應(yīng)佩戴明顯的標(biāo)識(shí)，以便識(shí)別其工作身份和職責(zé)范圍。（三）信息安全技術(shù)1.采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)手段，對(duì)絕密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸保護(hù)，防止信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。2.定期對(duì)公司/組織的信息系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（四）保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)絕密檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.鼓勵(lì)員工對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.當(dāng)檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《絕密檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。（三）銷(xiāo)毀記錄1.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案