查閱檔案登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本查閱檔案登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱公司/組織檔案的活動(dòng)，同時(shí)適用于因工作需要外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程，保證查閱活動(dòng)有序進(jìn)行，提高工作效率。二、檔案查閱范圍（一）公司/組織內(nèi)部人員查閱范圍1.本部門員工因工作需要查閱與本人職責(zé)相關(guān)的檔案資料，包括但不限于業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.其他部門員工因工作協(xié)調(diào)、項(xiàng)目合作等原因，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。3.公司/組織管理人員因管理決策、監(jiān)督檢查等工作需要，可查閱各類檔案資料。（二）外部單位或個(gè)人查閱范圍1.因?qū)徲?jì)、稅務(wù)、法律糾紛等原因，外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等相關(guān)單位，經(jīng)公司/組織同意，可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。2.合作單位因合作項(xiàng)目需要，經(jīng)公司/組織授權(quán)，可查閱特定的合作項(xiàng)目檔案。但涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案，需嚴(yán)格限制查閱范圍，并簽訂保密協(xié)議。三、查閱檔案登記流程（一）內(nèi)部人員查閱登記1.申請(qǐng)：查閱人需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需求，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。如申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；如申請(qǐng)涉及敏感信息或不符合規(guī)定，應(yīng)說(shuō)明理由，不予批準(zhǔn)。3.登記：查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門進(jìn)行登記。檔案管理人員核對(duì)申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容，并為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱：查閱人在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理人員核對(duì)歸還檔案的完整性后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還日期，并在申請(qǐng)表上注明檔案已歸還。（二）外部單位或個(gè)人查閱登記1.申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，需提前向公司/組織提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，說(shuō)明查閱單位名稱、查閱人姓名及聯(lián)系方式、查閱檔案的范圍和目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋查閱單位公章。2.審批：公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否必要等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)，并簽署審批意見(jiàn)。3.登記：經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)函交檔案管理部門。檔案管理人員按照內(nèi)部人員查閱登記流程，在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，并與查閱單位或個(gè)人簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.查閱：外部查閱人在檔案管理部門工作人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱過(guò)程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定。5.歸還：查閱結(jié)束后，外部查閱人應(yīng)將檔案資料完整歸還檔案管理部門。檔案管理人員檢查檔案資料無(wú)誤后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還情況，并將查閱申請(qǐng)函、保密協(xié)議等相關(guān)資料整理歸檔。四、查閱檔案的保密要求（一）查閱人保密義務(wù)1.查閱人在查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)對(duì)所接觸到的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.未經(jīng)公司/組織書(shū)面同意，查閱人不得擅自復(fù)制檔案資料，不得在互聯(lián)網(wǎng)、媒體等公開(kāi)渠道傳播檔案信息。3.查閱人在完成查閱工作后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱區(qū)域，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案查閱環(huán)境的安全。2.檔案管理人員在查閱登記、提供檔案資料、監(jiān)督查閱過(guò)程等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意透露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。五、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案查閱登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查查閱申請(qǐng)審批流程是否規(guī)范、查閱登記信息是否完整、檔案資料是否按時(shí)歸還等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已查閱檔案的登記記錄進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受國(guó)家相關(guān)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實(shí)提供檔案查閱登記情況及相關(guān)資料。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改，確保公司/組織檔案管理工作符合法律法規(guī)要求。2.對(duì)于因工作需要接受外部審計(jì)、稅務(wù)、法律等部門查閱檔案的情況，公司/組織應(yīng)在事后對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案查閱登記制度。六、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.內(nèi)部人員違反本制度規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案、泄露檔案信息、私自復(fù)制或留存檔案資料等，由所在部門負(fù)責(zé)人給予批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正。2.情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、記過(guò)等處分；造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法依規(guī)追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）外部單位或個(gè)人違規(guī)處理1.外部單位或個(gè)人違反本制度規(guī)定及《檔案查閱保密協(xié)議》，泄露檔案信息、擅自復(fù)制或傳播檔案資料等，公司/組織有權(quán)終止查閱活動(dòng)，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法賠償經(jīng)濟(jì)損失；情節(jié)嚴(yán)重的，公司/組織將通過(guò)法律途徑追究其責(zé)任，并向相關(guān)行業(yè)主管部門通報(bào)。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)