基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類基礎(chǔ)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司基礎(chǔ)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司基礎(chǔ)檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂基礎(chǔ)檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的各類基礎(chǔ)檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的有序存放。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.檔案利用服務(wù)：為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案管理信息化進程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對公司各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司基礎(chǔ)檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項目管理類：針對公司各類項目形成的檔案，包括項目立項、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等。4.客戶關(guān)系管理類：涉及客戶信息、客戶合同、客戶投訴處理等方面的檔案。5.證照類：公司的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等各類證照檔案。6.其他類：不屬于上述分類的其他基礎(chǔ)檔案。（二）檔案編號1.編號規(guī)則：檔案編號采用“大類代碼+流水號”的方式，大類代碼采用兩位字母表示，具體如下：行政管理類：XG業(yè)務(wù)管理類：YW項目管理類：XM客戶關(guān)系管理類：KH證照類：ZZ其他類：QT流水號為四位數(shù)字，從0001開始依次編號。2.編號示例：行政管理類的第一份檔案編號為XG0001，業(yè)務(wù)管理類的市場營銷業(yè)務(wù)的第十份檔案編號為YW0010。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：公司各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：行政管理類：部門文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、考勤記錄、辦公用品采購記錄等。業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研資料、財務(wù)憑證、人力資源招聘與培訓(xùn)資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。項目管理類：項目相關(guān)的各類文件、合同協(xié)議、技術(shù)文檔、進度報表、驗收資料等。客戶關(guān)系管理類：客戶基本信息、客戶溝通記錄、客戶合同、客戶投訴處理記錄等。證照類：本部門涉及的各類證照的原件及復(fù)印件。其他類：與本部門工作相關(guān)的其他有保存價值的文件資料。3.收集時間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時移交。（二）檔案整理1.整理要求：檔案管理部門對接收的檔案進行整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類、編號、編目。整理過程中，應(yīng)確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好，便于長期保存。2.編目內(nèi)容：檔案編目應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日，保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價值確定，密級應(yīng)按照國家保密規(guī)定進行標(biāo)注，責(zé)任者應(yīng)填寫檔案的形成部門或個人。3.裝訂要求：對于紙張較多的檔案，應(yīng)進行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的整齊、牢固，不得壓字、掉頁。裝訂材料應(yīng)選用質(zhì)量較好的線繩或膠水，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。五、檔案保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應(yīng)安裝防火門、防盜窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序排列上架存放，便于查閱和管理。檔案架應(yīng)標(biāo)注檔案類別和編號范圍，以便快速查找。對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行備份，備份方式可采用復(fù)印件或數(shù)字化掃描等方式。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類進行文件夾命名和存儲，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，方便快速檢索。3.磁性介質(zhì)檔案保管：對于存儲有重要數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)存放在專門的磁性介質(zhì)保管柜中，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立以來的重要文件、規(guī)章制度、重大項目資料、營業(yè)執(zhí)照等證照檔案等。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案為長期保管。主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動的文件資料、一般性項目檔案、重要客戶關(guān)系檔案等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案為短期保管。如一般性的行政管理文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。檢查周期為每年一次，對于重要檔案應(yīng)增加檢查頻次。檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對丟失檔案進行查找補充等。六、檔案利用（一）利用范圍公司各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案必須遵守本制度規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用流程1.查閱流程：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。申請表交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢，確定檔案存放位置。查閱人在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案，查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。申請表交檔案管理部門，檔案管理部門對借閱申請進行審批，對于重要檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并在《檔案借閱登記表》上登記相關(guān)信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對外提供。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保護措施，確保檔案安全。3.查閱、借閱檔案時，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，綜合考慮檔案的保存價值。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值，對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。2