學(xué)籍檔案借用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織對學(xué)籍檔案的借用管理，確保學(xué)籍檔案的安全與完整，保障相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部因工作需要借用學(xué)籍檔案的部門及個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)籍檔案借用管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障學(xué)籍檔案在借用過程中的安全，防止信息泄露。保護(hù)檔案所有者的隱私和權(quán)益，不得擅自公開或泄露檔案內(nèi)容。3.規(guī)范有序原則：明確借用流程和要求，確保借用工作有序進(jìn)行，提高工作效率。4.限時歸還原則：借用人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還學(xué)籍檔案，不得拖延。二、借用申請（一）申請條件1.因工作需要，確需查閱、借用學(xué)籍檔案的部門或個人。2.借用人員應(yīng)熟悉檔案管理規(guī)定，具備相應(yīng)的檔案保管能力。（二）申請流程1.借用人員填寫《學(xué)籍檔案借用申請表》，詳細(xì)說明借用目的、借用期限、借用檔案內(nèi)容等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借用申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審核借用目的是否符合規(guī)定、借用期限是否合理等。如審核通過，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（三）申請材料1.《學(xué)籍檔案借用申請表》。2.借用人員身份證明復(fù)印件。3.如需查閱特定內(nèi)容的檔案，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如工作任務(wù)安排、項(xiàng)目需求等。三、借用審批（一）審批權(quán)限1.一般學(xué)籍檔案借用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要學(xué)籍檔案或借用期限較長的申請，需報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.審核借用申請是否符合本制度規(guī)定的申請條件。2.審查借用目的是否正當(dāng)、合理，是否與工作需要相關(guān)。3.評估借用期限是否合適，是否會對檔案的正常管理和使用造成影響。4.檢查借用人員是否具備相應(yīng)的檔案保管能力和安全意識。（三）審批結(jié)果通知審批通過后，檔案管理部門應(yīng)及時通知借用人員辦理借用手續(xù)；審批未通過的，應(yīng)向借用人員說明原因。四、借用手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借用人員憑批準(zhǔn)的《學(xué)籍檔案借用申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借用檔案的名稱、數(shù)量、借用時間、借用期限、借用人員姓名及部門等信息。（二）檔案交接1.檔案管理人員與借用人員按照借閱登記記錄進(jìn)行檔案交接，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，確保無誤。2.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時查明原因并記錄。借用人員應(yīng)對接收的檔案完整性負(fù)責(zé)。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向借用人員發(fā)放《學(xué)籍檔案借用憑證》，借用人員憑此憑證借用和歸還學(xué)籍檔案。五、借用期限與歸還（一）借用期限1.一般情況下，學(xué)籍檔案借用期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借用期限的，借用人員應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借用期限累計不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借用人員應(yīng)在借用期限屆滿前，將借用的學(xué)籍檔案歸還至檔案管理部門。2.歸還時，借用人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等操作。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借用人員溝通核實(shí)，并做好記錄。（三）逾期歸還處理1.借用人員如未能在規(guī)定期限內(nèi)歸還學(xué)籍檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并申請延期歸還。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期歸還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。2.對于首次逾期歸還的借用人員，檔案管理部門將發(fā)出書面催還通知；多次逾期歸還或逾期時間較長的，將限制其再次借用學(xué)籍檔案，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報批評。六、借用期間的管理（一）檔案保管責(zé)任1.借用人員在借用學(xué)籍檔案期間，負(fù)有妥善保管檔案的責(zé)任，應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.借用人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場所存放檔案。（二）查閱限制1.借用人員應(yīng)按照申請批準(zhǔn)的范圍查閱學(xué)籍檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。2.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤。（三）安全保密措施1.借用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，不得泄露檔案內(nèi)容或利用檔案謀取私利。2.在借用檔案期間，借用人員如需對檔案進(jìn)行電子存儲或處理，應(yīng)確保存儲設(shè)備安全可靠，并采取加密等安全措施，防止信息泄露。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對借用人員保管的學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，了解檔案的保管情況和使用情況。2.如發(fā)現(xiàn)借用人員在借用期間存在違反本制度規(guī)定的行為，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。七、特殊情況處理（一）檔案損壞或丟失1.借用人員在借用期間如發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案損壞或丟失，應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取措施防止損失擴(kuò)大。2.檔案管理部門應(yīng)及時對損壞或丟失情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)實(shí)際情況要求借用人員采取補(bǔ)救措施，如復(fù)制相關(guān)檔案材料、賠償損失等。（二）不可抗力因素因不可抗力因素導(dǎo)致學(xué)籍檔案借用無法正常進(jìn)行或檔案受到損壞等情況，借用人員應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并配合檔案管理部門采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，如調(diào)整借用期限、修復(fù)檔案等。八、附則（