鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案管理，確保民兵檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)民兵檔案的管理工作，包括民兵個人檔案、組織建設(shè)檔案、軍事訓(xùn)練檔案、政治教育檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映民兵工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案資料，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和銷毀鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.按照規(guī)定的程序和要求，為查閱、借閱檔案的人員提供服務(wù)，做好登記和歸還工作。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。（三）民兵組織及個人職責(zé)1.民兵組織應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，及時將本組織的各類文件、資料移交檔案管理部門。2.民兵個人應(yīng)如實(shí)提供個人檔案所需的各類信息和資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。3.民兵個人應(yīng)妥善保管好自己的檔案資料，不得擅自涂改、銷毀或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.民兵個人檔案：包括民兵登記表、政治審查材料、入伍退伍證明、獎勵處分記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、健康狀況等相關(guān)資料。2.組織建設(shè)檔案：民兵組織的組建、調(diào)整、撤銷等文件資料，民兵干部任免文件及相關(guān)考察材料，民兵組織的年度工作計劃、總結(jié)等。3.軍事訓(xùn)練檔案：軍事訓(xùn)練計劃、方案、教材，訓(xùn)練成績記錄，訓(xùn)練考核報告，訓(xùn)練中的影像資料等。4.政治教育檔案：政治教育計劃、教案，教育活動記錄，學(xué)習(xí)心得、體會文章及相關(guān)宣傳資料等。5.其他相關(guān)檔案：如民兵參與應(yīng)急搶險、維穩(wěn)處突等活動記錄，與民兵工作有關(guān)的上級文件、會議紀(jì)要、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各相關(guān)部門和人員應(yīng)及時將產(chǎn)生的民兵檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份的完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料分為個人檔案、組織建設(shè)檔案、軍事訓(xùn)練檔案、政治教育檔案等類別，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管與存儲（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.建立檔案存儲架，并對檔案架進(jìn)行編號，標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.民兵檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：如民兵個人的重要?dú)v史資料、重大立功受獎記錄、涉及國家安全和重要機(jī)密的文件等。3.長期保管的檔案：如民兵組織建設(shè)、軍事訓(xùn)練、政治教育等方面的一般性文件資料，保管期限為10年至永久。4.短期保管的檔案：如臨時性的工作計劃、總結(jié)、報表等，保管期限為1年至5年。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行處理。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成清查報告，上報檔案管理部門負(fù)責(zé)人。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵組織內(nèi)部人員因工作需要查閱民兵檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.上級軍事機(jī)關(guān)、政府部門因工作需要查閱民兵檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家安全、軍事機(jī)密等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，民兵檔案不對外借閱。因特殊原因確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請表的要求提供檔案資料，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，填寫《檔案借閱交接清單》。3.借閱人員在借閱檔案期間應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱交接清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案資料歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)民兵檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲管理、快速檢索查詢、遠(yuǎn)程共享利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲、動態(tài)更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案信息。3.定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.檔案檢索功能：通過關(guān)鍵詞、檔案編號、日期等多種檢索方式，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、跟蹤等全過程信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為民兵工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全保障措施1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)