物業(yè)保潔檔案制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)保潔工作的規(guī)范化管理，提高保潔服務質量，有效記錄保潔工作的全過程，特制定本檔案制度。本制度旨在確保物業(yè)保潔工作的各項信息得到妥善保存，為工作評估、質量改進、客戶溝通以及合規(guī)管理提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等，涉及到物業(yè)保潔工作的各個環(huán)節(jié)和所有保潔工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應如實反映保潔工作的實際情況，確保信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋保潔工作的各個方面，包括人員信息、工作安排、清潔標準執(zhí)行情況、設備使用記錄、客戶反饋等，保證檔案內容完整無缺。3.規(guī)范性原則：按照統一的格式、標準和流程進行檔案的建立、整理、存儲和查閱，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私以及員工個人信息的檔案內容嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案內容與分類（一）人員檔案1.保潔人員基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、家庭住址等。記錄員工的入職時間、崗位調動情況、離職時間等工作經歷。2.培訓記錄每次培訓的時間、地點、培訓內容、培訓講師等詳細信息。員工參加培訓后的考核成績及反饋情況。3.考勤記錄每日的出勤、遲到、早退、曠工等情況記錄。請假、調休等審批手續(xù)及相關憑證。4.獎懲記錄對員工工作表現優(yōu)秀的獎勵情況，如獎金、榮譽證書等。對違反公司規(guī)定或工作失誤的處罰記錄，包括警告、罰款、辭退等。（二）工作檔案1.保潔工作計劃每月、每季度、每年的保潔工作計劃，明確工作區(qū)域、工作內容、工作頻率、責任人等。根據物業(yè)項目的特點和客戶需求制定的特殊時期或特殊區(qū)域的專項保潔計劃。2.工作記錄每日的工作巡查記錄，包括巡查時間、巡查人員姓名、巡查區(qū)域、發(fā)現的問題及處理情況等。清潔作業(yè)記錄，詳細記錄每次清潔工作的開始時間、結束時間、清潔區(qū)域、清潔內容、使用的清潔工具和材料等。設備使用記錄，記錄各類清潔設備的使用時間、使用人員、維護保養(yǎng)情況等。（三）質量檔案1.清潔標準制定各類物業(yè)區(qū)域的清潔標準和質量考核指標，如公共區(qū)域地面清潔標準、衛(wèi)生間清潔標準等。清潔標準的更新記錄及原因說明。2.質量檢查記錄定期的質量檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查區(qū)域、檢查結果（合格、不合格及具體問題）等。針對檢查中發(fā)現的問題所采取的整改措施及整改結果跟蹤記錄。3.客戶滿意度調查定期開展客戶滿意度調查，記錄調查時間、調查方式、調查對象、調查結果（滿意度得分、客戶意見和建議等）。對客戶反饋的問題進行分析和處理的記錄，以及處理結果向客戶的反饋情況。（四）物資檔案1.清潔工具和材料采購記錄每次采購清潔工具（如掃帚、拖把、吸塵器等）和清潔材料（如清潔劑、消毒劑等）的時間、供應商、采購數量、采購價格等信息。采購合同及相關憑證。2.物資庫存管理記錄清潔工具和材料的庫存盤點記錄，包括盤點時間、盤點人員、實際庫存數量、賬實差異情況及處理結果。物資的領用記錄，記錄領用時間、領用人員、領用物品名稱和數量等。（五）合同檔案1.保潔服務合同與業(yè)主或使用人簽訂的保潔服務合同，包括合同期限、服務內容、服務標準、費用支付方式、雙方權利義務等條款。合同的續(xù)簽、變更、終止等相關記錄。2.外包服務合同（如有）與保潔外包公司簽訂的外包服務合同，明確服務范圍、服務質量要求、費用結算方式、違約責任等內容。對外包服務公司的考核記錄及相關資料。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.各部門或崗位負責各自工作范圍內檔案資料的收集和整理。例如，人力資源部門負責保潔人員檔案的建立，保潔主管負責工作檔案和質量檔案的收集，物資管理部門負責物資檔案的整理等。2.檔案資料的收集應及時、準確，確保不漏項。對于日常工作中產生的各類記錄，如工作巡查記錄、清潔作業(yè)記錄等，應在工作完成后及時填寫并提交。3.建立電子檔案和紙質檔案相結合的方式。電子檔案應按照統一的文件夾結構和命名規(guī)則進行存儲，方便查閱和管理；紙質檔案應進行分類裝訂，并在封面注明檔案名稱、類別、年度等信息。（二）收集要求1.原始資料應保持真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。如有錯誤需要更正，應采用規(guī)范的更正方法，并注明更正原因和日期。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整，相關簽字、蓋章等手續(xù)齊全。對于重要文件和憑證，應進行復印備份，以防原件丟失。3.定期對檔案資料進行收集和匯總，確保各類檔案及時更新。例如，每月末對當月的人員考勤、工作記錄等進行整理歸檔，每季度對物資庫存進行盤點并記錄相關情況。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案的類別和時間順序進行整理，使檔案資料條理清晰、便于查找。例如，人員檔案按照入職時間先后排序，工作檔案按照年度和月份進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則應簡單明了，易于記憶和操作。3.去除檔案資料中的無關信息和重復內容，確保檔案的簡潔性和準確性。對于已失效或不再使用的資料，應按照規(guī)定進行銷毀處理。（二）歸檔方法1.紙質檔案應按照檔案類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。每個檔案盒內的檔案應按照編號順序排列，同時編制檔案目錄，置于檔案盒內首頁。2.電子檔案應按照不同的類別建立文件夾，每個文件夾下再按照年度和月份細分子文件夾。電子檔案的文件名應與紙質檔案編號相對應，并在文件夾內建立索引文件，方便快速查找。3.建立檔案索引系統，無論是紙質檔案還是電子檔案，都應通過索引系統能夠快速定位到所需檔案資料。索引系統應包括檔案編號、名稱、類別、存放位置等關鍵信息。五、檔案保管與存儲（一）保管期限1.人員檔案、合同檔案等重要檔案應長期保管，以便隨時查閱和追溯。2.工作檔案、質量檔案、物資檔案等一般檔案的保管期限為[X]年，期滿后根據實際情況進行鑒定和銷毀。3.對于涉及法律糾紛、投訴處理等特殊情況的檔案，應在糾紛或投訴處理完畢后繼續(xù)保管[X]年。（二）存儲環(huán)境1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好。檔案庫房應配備溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等必要的設施設備。2.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。同時，要設置嚴格的訪問權限，確保電子檔案的安全性。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設置明顯的標識。檔案應分類上架存放，便于查找和管理。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。對于紙質檔案，如發(fā)現有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復??；對于電子檔案，要檢查數據的完整性和存儲設備的運行狀況，及時處理發(fā)現的問題。2.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間等信息，經審批后方可借閱。借閱歸還時，要進行認真核對，確保檔案無損壞、無丟失。3.對檔案管理人員進行定期培訓，提高其檔案管理意識和業(yè)務水平，確保檔案保管工作的規(guī)范化和專業(yè)化。六、檔案查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱申請表應注明查閱目的、查閱檔案類別和名稱等信息。2.涉及公司機密、客戶隱私以及員工個人隱私的檔案，未經授權不得查閱。如需查閱此類檔案，必須經過公司高層領導批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經公司相關部門負責人審核同意，報公司領導批準后方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案資料的安全和保密。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，提交給所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱人將申請表交至檔案管理部門。檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找相應的檔案資料，并將檔案提供給查閱人。3.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。如需復制檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在借閱登記本上簽字確認。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。（三）使用規(guī)定1.檔案資料僅供查閱和參考，不得用于其他非工作目的。如需引用檔案內容，應注明檔案來源和出處。2.對于涉及公司機密、客戶隱私以及員工個人隱私的檔案內容，查閱人必須嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。如因違反保密規(guī)定造成公司損失的，將依法追究相關人員的責任。3.在檔案查閱和使用過程中，如發(fā)現檔案資料存在問題或疑問，查閱人應及時向檔案管理部門反饋，以便及時進行核實和處理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且經過鑒定確認無保存價值的檔案。2.因不可抗力因素導致檔案損壞無法修復，且已無利用價值的檔案。3.涉及法律糾紛、投訴處理等特殊情況的檔案，在保管期限屆滿且相關糾紛或投訴處理完畢后，經鑒定可以銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。申請表應注明檔案名稱、類別、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表經公司相關部門負責人審核，報公司領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。對于紙質檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應進行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲設備不可恢復使用。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄。記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱和數量等信息。檔案銷毀記錄應與檔案銷毀申請表一并存檔。八、附則（一）解釋權本制度由公司[具