檔案安全生產(chǎn)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全生產(chǎn)管理，確保檔案的完整、安全，保障公司各項工作的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全生產(chǎn)活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，預(yù)防為主，綜合治理，確保檔案不發(fā)生安全事故。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全生產(chǎn)工作。3.全員參與原則：檔案安全生產(chǎn)涉及公司各個部門和全體員工，應(yīng)充分調(diào)動各方積極性，共同做好檔案安全工作。4.持續(xù)改進(jìn)原則：不斷完善檔案安全生產(chǎn)制度和措施，持續(xù)提高檔案安全生產(chǎn)管理水平。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程等，并組織實施。2.對公司檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識和技能。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備完好，環(huán)境符合安全要求。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。6.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握檔案安全生產(chǎn)的政策法規(guī)和要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的安全。2.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查、培訓(xùn)、應(yīng)急演練等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時向檔案管理部門報告，并積極采取措施進(jìn)行處理。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程，自覺維護(hù)檔案安全。2.積極參加檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動，提高檔案安全意識和技能。3.妥善保管和使用本人負(fù)責(zé)的檔案，不得私自留存、轉(zhuǎn)借、泄露檔案信息。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患或事故及時報告，并配合做好相關(guān)處理工作。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對于重要檔案和特殊載體檔案（如電子檔案、聲像檔案等），應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案安全。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。2.在整理檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、折疊、污損檔案。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.庫房內(nèi)檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，同時應(yīng)留出必要的通道，確保人員和車輛通行安全。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)分類存放，不同種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.檔案存儲應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，避免檔案長期積壓。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對于特殊載體檔案，應(yīng)按照其特殊要求進(jìn)行存儲，如聲像檔案應(yīng)存放在防潮、防塵、防磁的環(huán)境中。（三）檔案盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.盤點工作應(yīng)制定詳細(xì)的計劃，明確盤點范圍、方法、時間等，并做好記錄。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行核實和處理，如檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級報告。五、檔案利用安全（一）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱/借閱手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批，確保檔案信息不被泄露。（二）利用場所與方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.檔案借閱應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱/借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱/借閱人員姓名、部門、時間、內(nèi)容、期限等信息。2.對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，及時了解檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)逾期未還或檔案有損壞情況，應(yīng)及時催還并查明原因，采取相應(yīng)措施。六、檔案信息化安全（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)按照國家有關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止病毒、黑客等攻擊。3.建立檔案信息化系統(tǒng)備份機(jī)制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）用戶管理與權(quán)限設(shè)置1.對檔案信息化系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格管理，建立用戶賬號和密碼管理制度，定期更換密碼。2.根據(jù)用戶的工作需要，合理設(shè)置用戶權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.對用戶的操作行為進(jìn)行記錄和審計，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進(jìn)行處理。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，采取加密、存儲隔離等技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露。2.對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸和存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)能夠及時恢復(fù)，不影響公司正常工作。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全檢查計劃，明確檢查的內(nèi)容、范圍、時間、人員等。2.檢查計劃應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司檔案管理實際情況進(jìn)行制定，確保檢查工作的全面性和針對性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運行情況，如消防器材是否完好有效、監(jiān)控設(shè)備是否正常工作、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備是否運行正常等。2.檔案的存儲情況，包括檔案的分類存放、排列順序、存儲環(huán)境等是否符合要求。3.檔案管理制度的執(zhí)行情況，如檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。4.檔案信息化系統(tǒng)的安全情況，如系統(tǒng)的運行狀況、數(shù)據(jù)備份情況、用戶權(quán)限管理等。（三）隱患排查與整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時進(jìn)行排查，分析隱患產(chǎn)生的原因，確定整改措施和責(zé)任人。2.整改措施應(yīng)明確整改目標(biāo)、整改期限、整改方法等，確保隱患能夠及時消除。3.對安全隱患整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位，形成安全隱患排查治理的閉環(huán)管理。八、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的對象、內(nèi)容、時間、方式等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司檔案管理實際情況和員工的需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)工作的有效性和針對性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全生產(chǎn)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，讓員工了解檔案安全工作的法律要求和行業(yè)規(guī)范。2.公司檔案安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程，使員工熟悉公司檔案安全管理的各項規(guī)定。3.檔案安全知識和技能，如檔案的整理、保管、利用方法，檔案信息化系統(tǒng)的操作技能，火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件的應(yīng)急處理方法等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部管理人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案安全知識和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對檔案管理中的重點問題和薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行專項培訓(xùn)。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺、宣傳資料等形式進(jìn)行線上培訓(xùn)和宣傳，方便員工隨時學(xué)習(xí)檔案安全知識。4.組織案例分析和現(xiàn)場演示，通過實際案例和現(xiàn)場操作，提高員工的檔案安全意識和應(yīng)急處理能力。九、檔案安全應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定和修訂檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急演練，指揮和協(xié)調(diào)應(yīng)急處置工作。3.明確各成員在應(yīng)急處置中的職責(zé)，確保應(yīng)急工作有序開展。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.當(dāng)發(fā)生檔案安全事故或突發(fā)事件時，現(xiàn)場人員應(yīng)立即報告檔案管理部門，并采取必要的應(yīng)急措施，防止事故擴(kuò)大。2.檔案管理部門接到報告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置，并及時向上級報告事故情況。3.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場，指揮和協(xié)調(diào)應(yīng)急處置工作，根據(jù)事故情況采取相應(yīng)的處置措施，如滅火、搶救檔案、恢復(fù)系統(tǒng)等。（三）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)事故：立即組織人員使用消防器材進(jìn)行滅火，疏散檔案和人員，保護(hù)現(xiàn)場，及時報警。2.水災(zāi)事故：迅速轉(zhuǎn)移檔案，采取排水、除濕等措施，減少檔案損失。3.盜竊事故：保護(hù)現(xiàn)場，及時報警，配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，查找丟失檔案。4.檔案信息化系統(tǒng)故障：及時啟動備份系統(tǒng)，組織技術(shù)人員進(jìn)行搶修，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運行，并查找故障原因，防止類似事故再次發(fā)生。（四）后期處置1.對事故現(xiàn)場進(jìn)行清理和恢復(fù)，對受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)