行政會(huì)議檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政會(huì)議檔案管理，確保會(huì)議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會(huì)議檔案在公司行政管理、決策支持、經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類行政會(huì)議形成的檔案管理，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)、部門協(xié)調(diào)會(huì)、工作部署會(huì)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政會(huì)議檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：會(huì)議檔案應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容和過程，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保會(huì)議檔案的安全。二、會(huì)議檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)議通知、議程、參會(huì)人員名單等會(huì)議籌備階段的文件材料。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等會(huì)議過程中形成的文件材料。3.會(huì)議報(bào)告、講話、發(fā)言材料等會(huì)議相關(guān)的書面材料。4.會(huì)議形成的決議執(zhí)行情況的反饋材料。5.其他與會(huì)議有關(guān)的文件材料，如會(huì)議照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各會(huì)議組織部門或承辦人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議檔案材料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.收集的會(huì)議檔案材料應(yīng)完整、齊全，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于電子文件形式的會(huì)議檔案，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和存儲。（三）整理方法1.分類：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間等因素，對會(huì)議檔案進(jìn)行分類。一般可分為綜合性會(huì)議檔案、專題性會(huì)議檔案等。2.編號：為每一份會(huì)議檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，如年份+會(huì)議類型+順序號等。3.裝訂：對紙質(zhì)會(huì)議檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。4.編目：編制會(huì)議檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。三、會(huì)議檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的會(huì)議檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他會(huì)議檔案根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：存儲在公司指定的電子存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)議檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對于破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。四、會(huì)議檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)議檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的會(huì)議檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱會(huì)議檔案的，借閱人應(yīng)填寫《會(huì)議檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)議檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)議檔案利用登記制度，對查閱、借閱會(huì)議檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。五、會(huì)議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管成本相匹配。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的會(huì)議檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對保管期滿的會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對保管期滿的會(huì)議檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的會(huì)議檔案，應(yīng)編制《會(huì)議檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。（四）銷毀程序1.《會(huì)議檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的會(huì)議檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存。六、附則（一）解釋權(quán)