檔案安全值班制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案的安全與完整，防止檔案在保管、利用過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄密等情況，特制定本檔案安全值班制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理與保管的部門及人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過(guò)建立健全各項(xiàng)安全防范措施，加強(qiáng)日常巡查與監(jiān)管，提前預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.責(zé)任到人原則明確各值班人員在檔案安全管理中的職責(zé)，確保檔案安全責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人。3.及時(shí)處置原則一旦發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題，值班人員應(yīng)立即采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，最大限度降低損失。二、值班人員職責(zé)（一）日常巡查職責(zé)1.值班人員應(yīng)按照規(guī)定的巡查路線和時(shí)間間隔，對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行巡查。巡查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房門窗是否關(guān)閉、鎖具是否完好、消防設(shè)施是否正常、溫濕度是否符合要求、照明設(shè)備是否正常等。2.在巡查過(guò)程中，要仔細(xì)查看檔案的存放狀態(tài)，檢查是否有檔案丟失、損壞、移位等情況，如有異常應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告。（二）安全防范職責(zé)1.負(fù)責(zé)檢查檔案保管場(chǎng)所的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等是否正常運(yùn)行。確保監(jiān)控設(shè)備24小時(shí)不間斷錄像，報(bào)警裝置處于靈敏狀態(tài)。2.對(duì)進(jìn)入檔案保管區(qū)域的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。如遇特殊情況需要進(jìn)入，必須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在值班人員陪同下方可進(jìn)入。（三）突發(fā)事件處置職責(zé)1.如遇火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等檔案安全突發(fā)事件，值班人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。首先確保自身安全，然后迅速采取措施控制局面，如撥打報(bào)警電話、組織疏散人員、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等。2.在事件處置過(guò)程中，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事件的發(fā)生情況、處置進(jìn)展及損失情況等信息，聽從上級(jí)指揮，配合相關(guān)部門做好后續(xù)處置工作。（四）記錄與報(bào)告職責(zé)1.認(rèn)真填寫值班記錄，詳細(xì)記錄巡查時(shí)間、巡查情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等信息。值班記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案安全問(wèn)題或突發(fā)事件，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、現(xiàn)狀及已采取的措施等。報(bào)告應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、及時(shí)，不得隱瞞或延誤。三、值班安排（一）值班時(shí)間實(shí)行[具體值班時(shí)間安排，如每周一至周五8:0017:00，周六、周日及節(jié)假日9:0016:00]值班制度，確保檔案保管場(chǎng)所每天都有專人值班。（二）值班人員配備根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，合理配備值班人員。值班人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心、安全意識(shí)和檔案管理基本知識(shí)，熟悉檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境與設(shè)施。（三）值班交接1.值班人員應(yīng)提前到達(dá)值班崗位，做好值班前的準(zhǔn)備工作。如檢查值班記錄、巡查工具等是否齊全。2.值班人員在交接班時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)值班記錄，當(dāng)面交接巡查情況、設(shè)備運(yùn)行狀況等信息。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題未處理完畢，應(yīng)向下一班值班人員詳細(xì)說(shuō)明情況，并共同做好交接工作。3.交接雙方應(yīng)在值班交接記錄上簽字確認(rèn)，明確各自的責(zé)任。四、檔案保管場(chǎng)所安全要求（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。庫(kù)房建筑應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的密封性和穩(wěn)定性。2.庫(kù)房?jī)?nèi)地面應(yīng)采用防潮、耐磨、易清潔的材料鋪設(shè)，墻面應(yīng)進(jìn)行防潮、防霉處理，天花板應(yīng)平整光潔，便于清潔和維護(hù)。（二）消防設(shè)施配備1.檔案庫(kù)房應(yīng)按照規(guī)定配備足夠數(shù)量的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警裝置等。消防設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好，隨時(shí)可用。2.應(yīng)在庫(kù)房明顯位置設(shè)置疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明設(shè)備，確保在緊急情況下人員能夠迅速疏散。（三）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[適宜溫度范圍，如14℃24℃]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍，如45%60%]。2.值班人員應(yīng)每天定時(shí)記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度情況，如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（四）防盜設(shè)施安裝1.檔案庫(kù)房門窗應(yīng)安裝防盜門窗，門鎖應(yīng)具備較高的安全性。窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄，防止外部人員侵入。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控范圍應(yīng)覆蓋庫(kù)房?jī)?nèi)所有區(qū)域，監(jiān)控錄像應(yīng)保存[規(guī)定時(shí)長(zhǎng)，如30天]以上，以便事后查閱。（五）防蟲防鼠措施1.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等。定期檢查和更換防蟲防鼠藥品，確保其有效性。2.對(duì)檔案架、檔案箱等進(jìn)行定期檢查，查看是否有蟲蛀、鼠咬痕跡，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案整理與保管要求（一）檔案整理規(guī)范1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、排列有序。2.檔案整理過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的原始記錄和完整性，不得隨意涂改、抽取或損壞檔案。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案箱內(nèi)，不得隨意堆放。檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。檔案箱應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類別和編號(hào)。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）檔案出入庫(kù)管理1.檔案出入庫(kù)應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，填寫檔案出入庫(kù)登記表。登記表應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.檔案出庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱或使用手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印或銷毀檔案。3.檔案歸還時(shí)，值班人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。六、檔案數(shù)字化管理安全要求（一）硬件設(shè)施安全1.檔案數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)配備完善的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等。硬件設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能穩(wěn)定可靠。2.數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。（二）數(shù)據(jù)安全1.檔案數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶、光盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行異地存放，以防止自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)。訪問(wèn)記錄應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便審計(jì)和追溯。（三）人員操作規(guī)范1.檔案數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉數(shù)字化處理流程和安全要求。操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置或數(shù)據(jù)內(nèi)容。2.在數(shù)字化處理過(guò)程中，操作人員應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人信息和檔案信息的安全，不得隨意泄露數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常或安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全值班制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括值班人員的履職情況、檔案保管場(chǎng)所的安全狀況、檔案整理與保管情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔進(jìn)行全面檢查，不定期抽查可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。（二）考核機(jī)制1.建立檔案安全值班考核機(jī)制，對(duì)值班人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核內(nèi)容包括值班記錄填寫情況、巡查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況、突發(fā)事件處置能力等。2.考核結(jié)果與值班人員的績(jī)效掛鉤，對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的值班人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于違反制度規(guī)定、工作失職的值班人員給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)培訓(xùn)，使值班人員了解國(guó)家關(guān)于檔案安全管理的法律法規(guī)要求，增強(qiáng)法律意識(shí)。2.檔案安全基本知識(shí)培訓(xùn)，包括檔案保管、整理、利用等方面的安全知識(shí)，提高值班人員的業(yè)務(wù)水平。3.安全防范技能培訓(xùn)，如消防器材使用、監(jiān)控設(shè)備操作、防盜防搶應(yīng)急處置方法等，提升值班人員的應(yīng)急處置能力。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案安全知識(shí)和技能。2.開展現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)，讓值班人員在實(shí)際操作中掌握消防器材使用、監(jiān)控設(shè)備操作等技能。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供在線學(xué)習(xí)資源，方便值班人員隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)。（三）教育要求1.加強(qiáng)對(duì)值班人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和責(zé)任心。通過(guò)案例分析、安全演練等方式，讓值班人員深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性。2.要求值班人員在日常工作中不斷學(xué)習(xí)和積累檔案安全知識(shí)，關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和新技術(shù)發(fā)展，及時(shí)更新安全防范措施。九、應(yīng)急預(yù)案（一）火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案1.一旦發(fā)生火災(zāi)，值班人員應(yīng)立即撥打火警電話“119”報(bào)警，并向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.迅速組織人員疏散檔案，按照預(yù)定的疏散路線將檔案轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域。在疏散過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞。3.啟動(dòng)消防設(shè)施進(jìn)行滅火，如使用滅火器、消火栓等。同時(shí)，組織人員協(xié)助消防部門進(jìn)行滅火工作。4.火災(zāi)撲滅后，要對(duì)檔案進(jìn)行清理和檢查，對(duì)受損檔案進(jìn)行登記和評(píng)估，及時(shí)采取修復(fù)或補(bǔ)救措施。（二）水災(zāi)應(yīng)急預(yù)案1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案保管場(chǎng)所出現(xiàn)水災(zāi)時(shí)，值班人員應(yīng)立即切斷電源，防止觸電事故發(fā)生。2.迅速組織人員轉(zhuǎn)移檔案，將檔案搬運(yùn)至高處或干燥的地方。對(duì)于受潮的檔案，要及時(shí)進(jìn)行晾曬或采取其他干燥處理措施。3.對(duì)水災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，檢查排水系統(tǒng)是否暢通，如有堵塞應(yīng)及時(shí)疏通。同時(shí)，對(duì)受損的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維修。4.對(duì)水災(zāi)造成的損失進(jìn)行評(píng)估，統(tǒng)計(jì)受損檔案的數(shù)量和種類，向上級(jí)報(bào)告損失情況，并制定相應(yīng)的恢復(fù)計(jì)劃。（三）盜竊應(yīng)急預(yù)案1.發(fā)現(xiàn)檔案保管場(chǎng)所發(fā)生盜竊事件后，值班人員應(yīng)立即保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，不得隨意觸碰或破壞現(xiàn)場(chǎng)痕跡。2.迅速撥打報(bào)警電話“110”，并向上級(jí)報(bào)告盜竊事件的發(fā)生情況。提供詳細(xì)信息，如盜竊時(shí)間、地點(diǎn)、被盜檔案的種類和數(shù)量等。3.配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索和證據(jù)。協(xié)助公安機(jī)關(guān)查看監(jiān)控錄像，查找盜竊嫌疑人。4.對(duì)被盜檔案進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，評(píng)估盜竊事件對(duì)檔案管理工作造成的影響。及時(shí)采取措施，防止類似事