意識形態(tài)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司意識形態(tài)工作的規(guī)范化管理，確保意識形態(tài)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮意識形態(tài)檔案在公司發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在意識形態(tài)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：意識形態(tài)檔案應(yīng)如實反映公司意識形態(tài)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存意識形態(tài)工作中產(chǎn)生的各種文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對意識形態(tài)檔案進行分類、編號、整理和裝訂，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和敏感信息的意識形態(tài)檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司意識形態(tài)檔案管理工作，制定檔案管理的方針、政策和制度。2.對意識形態(tài)檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)要求。（二）檔案管理部門1.具體負責意識形態(tài)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.建立健全意識形態(tài)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理水平。3.定期對意識形態(tài)檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。（三）各部門1.負責本部門意識形態(tài)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確專人負責本部門意識形態(tài)檔案的管理，按照公司檔案管理部門的要求做好檔案的日常管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司意識形態(tài)工作相關(guān)的文件、通知、決議、報告等正式公文。2.意識形態(tài)工作會議記錄、紀要、發(fā)言稿等。3.意識形態(tài)領(lǐng)域的調(diào)研資料、分析報告、評估報告等。4.與外部機構(gòu)或個人開展意識形態(tài)工作交流的信函、協(xié)議、合作項目資料等。5.公司內(nèi)部關(guān)于意識形態(tài)工作的宣傳資料、刊物、海報、視頻等。6.員工在意識形態(tài)工作方面的心得體會、建議、意見等。7.涉及意識形態(tài)工作的突發(fā)事件處理記錄、報告及相關(guān)資料。8.其他與公司意識形態(tài)工作有關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在意識形態(tài)工作中形成的各類檔案資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理和分類。2.對于重要的意識形態(tài)工作文件和資料，應(yīng)在形成后立即收集，確保檔案的時效性。3.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。四、檔案整理（一）分類標準1.政策法規(guī)類：收集國家和地方有關(guān)意識形態(tài)工作的法律法規(guī)、政策文件等。2.工作部署類：公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于意識形態(tài)工作的年度計劃、工作方案、階段性工作安排等。3.會議記錄類：意識形態(tài)工作會議、專題研討會、座談會等會議的記錄、紀要。4.宣傳教育類：公司內(nèi)部開展意識形態(tài)宣傳教育活動的資料，包括宣傳提綱、宣傳資料、培訓(xùn)教材、活動照片、視頻等。5.輿情監(jiān)測類：對公司意識形態(tài)領(lǐng)域輿情的監(jiān)測報告、分析研判材料、應(yīng)對處置措施等。6.隊伍建設(shè)類：公司意識形態(tài)工作隊伍建設(shè)的相關(guān)資料，如人員培訓(xùn)記錄、考核評價材料等。7.對外交流類：公司與外部機構(gòu)或個人在意識形態(tài)工作方面的交流合作資料。8.其他類：不屬于以上分類的其他意識形態(tài)工作檔案資料。（二）編號規(guī)則1.按照分類標準對意識形態(tài)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，例如：2023ZC001，表示2023年政策法規(guī)類第1份檔案。3.類別代碼根據(jù)分類標準設(shè)定，如“ZC”代表政策法規(guī)類，“GB”代表工作部署類等。（三）裝訂要求1.對收集的檔案資料進行整理和排序，確保資料的邏輯性和連貫性。2.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。3.對于紙張較大或較多的檔案資料，應(yīng)進行折疊或裁剪，使其符合裝訂要求。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的意識形態(tài)檔案資料，應(yīng)定期移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門按照編號規(guī)則對檔案進行編號，并將檔案存入檔案庫房。（二）歸檔時間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要的臨時性意識形態(tài)工作檔案應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放意識形態(tài)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.意識形態(tài)檔案應(yīng)按照類別和編號順序進行排列存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行保管，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別和編號。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限1.意識形態(tài)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司意識形態(tài)工作的重要文件、決議、報告等；長期保管的檔案一般為10年至50年，包括一般性的工作文件、資料等；短期保管的檔案為1年至10年，如臨時性的工作記錄等。3.具體保管期限由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要性和歷史價值確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對意識形態(tài)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展意識形態(tài)工作時，可查閱相關(guān)檔案資料，為工作提供參考和依據(jù)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在決策意識形態(tài)工作時，可查閱有關(guān)檔案資料，了解工作進展和歷史情況。3.因工作需要，經(jīng)公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準，外部單位或個人可查閱公司意識形態(tài)檔案中的公開部分。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員查閱意識形態(tài)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍和查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.外部單位或個人查閱公司意識形態(tài)檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍和查閱時間等。經(jīng)公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定提供檔案資料。（三）檔案借閱1.因工作需要確需借閱意識形態(tài)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制意識形態(tài)檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的和復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可復(fù)制。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行登記和編號。復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.復(fù)制的檔案資料應(yīng)按照檔案管理的要求進行保管和利用。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全意識形態(tài)檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司機密和敏感信息的意識形態(tài)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱和使用范圍。3.在檔案查閱、借閱和復(fù)制過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對接觸檔案的人員進行登記和監(jiān)督，防止信息泄露。（二）保密責任1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，對檔案內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱、借閱和復(fù)制意識形態(tài)檔案的人員，應(yīng)承擔保密義務(wù)，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)意識形態(tài)檔案有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司意識形態(tài)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。對造成泄密事故的責任人，應(yīng)依法依規(guī)追究責任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標及規(guī)劃1.建立公司意識形態(tài)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.制定意識形態(tài)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)工作有序推進。（二）電子檔案管理1.對意識形態(tài)工作中形成的電子文件進行及時收集、整理和歸檔，確保電子檔案的完整性和準確性。2.按照電子檔案管理的要求，對電子檔案進行分類、編號、存儲和備份，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（三）信息化系統(tǒng)維護與安全管理1.定期對意識形態(tài)檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保