畜禽檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司畜禽檔案管理，確保畜禽養(yǎng)殖、生產(chǎn)、銷售等信息的完整、準(zhǔn)確、可追溯，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及畜禽養(yǎng)殖、加工、銷售等環(huán)節(jié)的部門及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)畜禽養(yǎng)殖、動物防疫、食品安全等法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映畜禽養(yǎng)殖、生產(chǎn)、銷售等全過程信息，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.及時歸檔原則：各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的畜禽檔案資料應(yīng)及時整理、歸檔，不得拖延積壓。4.安全保密原則：妥善保管畜禽檔案，防止信息泄露，確保檔案的安全性和保密性。二、檔案內(nèi)容（一）養(yǎng)殖檔案1.畜禽品種、數(shù)量、來源及調(diào)入調(diào)出記錄：詳細(xì)記錄所養(yǎng)殖畜禽的品種、存欄數(shù)量、引進(jìn)來源（包括種畜禽場名稱、地址、種畜禽生產(chǎn)經(jīng)營許可證編號等）以及調(diào)出調(diào)入的日期、數(shù)量、去向等信息。2.飼料、飼料添加劑、獸藥等投入品的來源、名稱、使用對象、時間和用量記錄：明確記錄投入品的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，投入品的名稱、規(guī)格、型號，使用畜禽的批次、數(shù)量、使用時間和用量等。3.免疫、消毒、監(jiān)測、檢疫記錄：包括免疫接種的疫苗種類、批次、接種時間、接種畜禽數(shù)量；消毒的時間、地點(diǎn)、消毒方法、消毒藥物名稱及用量；疫病監(jiān)測的時間、監(jiān)測項(xiàng)目、監(jiān)測結(jié)果；檢疫的時間、地點(diǎn)、檢疫人員、檢疫結(jié)果等。4.畜禽發(fā)病、診療、死亡和無害化處理記錄：記錄畜禽發(fā)病的時間、癥狀、診斷情況、治療措施、治療用藥名稱及用量、死亡畜禽數(shù)量、死亡原因、無害化處理的時間、方式、處理數(shù)量等。（二）生產(chǎn)檔案1.畜禽生長發(fā)育記錄：定期記錄畜禽的體重、體尺、生長速度等生長發(fā)育指標(biāo)，可采用表格形式詳細(xì)記錄不同階段的數(shù)據(jù)變化。2.生產(chǎn)性能記錄：如畜禽的產(chǎn)蛋量、產(chǎn)奶量、繁殖性能（配種日期、受胎率、產(chǎn)仔數(shù)等）等生產(chǎn)性能數(shù)據(jù)，以便評估畜禽生產(chǎn)效益。3.養(yǎng)殖環(huán)境記錄：包括畜禽舍內(nèi)的溫度、濕度、通風(fēng)情況、光照時間等環(huán)境參數(shù)記錄，確保養(yǎng)殖環(huán)境符合畜禽生長要求。（三）銷售檔案1.銷售合同：詳細(xì)記錄與客戶簽訂的銷售合同內(nèi)容，包括客戶名稱、地址、聯(lián)系方式，畜禽品種、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.銷售發(fā)票：留存銷售畜禽開具的發(fā)票存根，記錄銷售日期、銷售對象、銷售金額等信息。3.運(yùn)輸記錄：如運(yùn)輸車輛信息、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸過程中的畜禽保護(hù)措施等記錄，確保畜禽運(yùn)輸安全。三、檔案建立與收集（一）責(zé)任分工1.養(yǎng)殖部門負(fù)責(zé)養(yǎng)殖檔案的建立與日常記錄工作，指定專人負(fù)責(zé)填寫和保管養(yǎng)殖過程中的各項(xiàng)記錄。2.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的收集與整理，對畜禽生長發(fā)育、生產(chǎn)性能、養(yǎng)殖環(huán)境等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析。3.銷售部門負(fù)責(zé)銷售檔案的建立與管理，妥善保存銷售合同、發(fā)票及運(yùn)輸記錄等資料。（二）記錄要求1.記錄應(yīng)使用規(guī)范的表格、文字或電子文檔形式，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.各項(xiàng)記錄應(yīng)注明記錄日期，由記錄人簽名確認(rèn)，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處簽名并注明修改日期。3.電子文檔記錄應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）收集流程1.養(yǎng)殖部門每天對養(yǎng)殖過程中的各項(xiàng)記錄進(jìn)行整理，每周將本周的養(yǎng)殖檔案提交給檔案管理部門。2.生產(chǎn)部門每月定期收集養(yǎng)殖部門提交的養(yǎng)殖檔案及本部門的生產(chǎn)記錄，進(jìn)行匯總分析后，形成月度生產(chǎn)檔案，一并提交給檔案管理部門。3.銷售部門在每次銷售業(yè)務(wù)完成后，及時將銷售合同、發(fā)票及運(yùn)輸記錄等銷售檔案整理歸檔，每月末將當(dāng)月銷售檔案提交給檔案管理部門。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理檔案管理部門收到各部門提交的檔案后，按照養(yǎng)殖檔案、生產(chǎn)檔案、銷售檔案進(jìn)行分類整理。1.養(yǎng)殖檔案按照畜禽品種、批次進(jìn)行分類，同一品種、批次的檔案集中存放。2.生產(chǎn)檔案按照月份或季度進(jìn)行分類，便于查找和統(tǒng)計分析。3.銷售檔案按照銷售時間順序進(jìn)行排列，確保檔案的連貫性和系統(tǒng)性。（二）編號編制為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，采用數(shù)字編碼方式。1.養(yǎng)殖檔案編號：采用“YZ+年份+畜禽品種代碼+批次號”的格式，例如“YZ20230101”，其中“YZ”代表養(yǎng)殖檔案，“2023”為年份，“01”為畜禽品種代碼（可根據(jù)公司養(yǎng)殖的畜禽品種自行設(shè)定），“01”為批次號。2.生產(chǎn)檔案編號：采用“SC+年份+月份+檔案序號”的格式，如“SC20230501”，“SC”表示生產(chǎn)檔案，“2023”為年份，“05”為月份，“01”為檔案序號。3.銷售檔案編號：采用“XS+年份+銷售月份+銷售合同編號后四位”的格式，例如“XS2023080012”，“XS”代表銷售檔案，“2023”為年份，“08”為銷售月份，“0012”為銷售合同編號后四位。（三）裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，按照分類和編號順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。1.養(yǎng)殖檔案每冊厚度不宜過厚，可根據(jù)實(shí)際情況分批次裝訂，每冊首頁應(yīng)附檔案目錄，注明檔案內(nèi)容及頁碼。2.生產(chǎn)檔案和銷售檔案可根據(jù)檔案數(shù)量適當(dāng)裝訂成冊，同樣在每冊首頁附上檔案目錄。（四）歸檔存放裝訂成冊的檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識，便于查找。1.養(yǎng)殖檔案按照畜禽品種存放在不同的檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明畜禽品種名稱、年份、批次等信息。2.生產(chǎn)檔案和銷售檔案分別按照年份和類別存放在相應(yīng)的檔案柜中，確保檔案存放有序、便于管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱畜禽檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密信息的檔案查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人持批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱及編號等信息。2.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱畜禽檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司核心機(jī)密的檔案原則上不予借閱，如確需借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱人持批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金（可根據(jù)檔案重要性和借閱期限設(shè)定），并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計歸還時間等信息。2.檔案管理人員將檔案交給借閱人，并告知借閱人檔案保管注意事項(xiàng)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員在收回檔案后，退還押金，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。六、檔案保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。1.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔，可使用干凈的抹布擦拭表面灰塵。2.檔案室內(nèi)可配備除濕機(jī)、防蟲藥等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對畜禽檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。1.每月對檔案的存放情況進(jìn)行檢查，查看檔案是否擺放整齊，有無損壞、丟失現(xiàn)象。2.每季度對檔案的內(nèi)容進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無涂改、偽造等情況。3.每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）維護(hù)措施1.對于紙質(zhì)檔案，如發(fā)現(xiàn)字跡模糊、紙張破損等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印備份。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，及時更新檔案管理軟件，確保軟件的安全性和穩(wěn)定性。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案數(shù)量的增加，應(yīng)及時調(diào)整檔案存放空間，確保檔案存放合理、有序。七、檔案銷毀（一）銷毀條件畜禽檔案保存期滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。1.養(yǎng)殖檔案保存期限為畜禽出欄后[X]年，生產(chǎn)檔案保存期限為[X]年，銷售檔案保存期限為[X]年（具體保存期限可根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)要求確定）。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)后，可提前進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬類別、保存期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)?/p>