檔案移交借閱制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交與借閱行為，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門及全體員工在檔案移交、借閱過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、移交和借閱等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.依法依規(guī)原則檔案管理活動必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，保障公司/組織的合法權益。4.高效利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案移交（一）移交范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的檔案，包括但不限于：行政管理檔案：如公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，會議紀要，工作計劃與總結，規(guī)章制度，人事檔案等。業(yè)務管理檔案：如市場調研資料，銷售合同，采購訂單，生產記錄，質量檢驗報告，項目文檔等。財務管理檔案：如會計憑證，賬簿，報表，審計報告，稅務資料等。其他專業(yè)檔案：如技術研發(fā)檔案，知識產權檔案，基建工程檔案等。2.員工個人在工作中形成的屬于公司/組織所有的檔案材料，如工作成果報告、項目文檔等，應及時移交公司/組織檔案管理部門。（二）移交時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目或突發(fā)事件形成的檔案，應在活動結束、項目完成或事件處理完畢后的[規(guī)定時間]內及時移交。3.員工離職時，應在辦理離職手續(xù)前，將個人保管的屬于公司/組織的檔案材料全部移交檔案管理部門。（三）移交要求1.檔案移交時，移交部門應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數量、形成時間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.移交的檔案應保持齊全、完整、準確，字跡清晰，載體完好，符合檔案整理規(guī)范要求。對于不符合要求的檔案，檔案管理部門應要求移交部門進行補充或整改后再行移交。3.電子檔案移交時，應確保數據的完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲介質進行移交。同時，應提供相應的元數據信息，以便于檔案管理和利用。（四）移交程序1.移交部門將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后，檔案管理部門在《檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案入庫保管。三、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司/組織內部員工可借閱與其工作相關的檔案。2.外單位因業(yè)務往來、合作交流等需要借閱公司/組織檔案的，須經公司/組織相關領導批準，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱申請1.公司/組織內部員工借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.外單位借閱檔案，須提前向公司/組織提交書面借閱申請，說明借閱目的、內容、期限等，經公司/組織相關領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請后，應進行審核，重點審查借閱目的是否合理、借閱期限是否適當、借閱人是否具備借閱資格等。2.對于一般性檔案借閱申請，由檔案管理部門負責人審批；對于涉及重要機密或敏感信息的檔案借閱申請，須經公司/組織分管領導或主要領導審批。（四）借閱期限1.公司/組織內部員工借閱檔案的期限一般不超過[規(guī)定天數]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案的期限根據具體情況由雙方協(xié)商確定，但最長不得超過[規(guī)定天數]，如需延長，須重新辦理審批手續(xù)。（五）借閱要求1.借閱人應按照批準的借閱范圍和期限使用檔案，不得擅自擴大借閱范圍、延長借閱期限或轉借他人。2.借閱檔案時，檔案管理部門應向借閱人提供必要的借閱條件，并對借閱人進行檔案安全保密教育，要求借閱人妥善保管檔案，不得涂改、污損、丟失或擅自銷毀檔案。3.借閱人如需摘錄、復制檔案內容，應事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。摘錄、復制的檔案材料應注明出處，并與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（六）歸還手續(xù)1.借閱人應在借閱期限屆滿后及時歸還所借檔案，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，借閱人應認真核對檔案數量、內容等，確保檔案完整無損。檔案管理部門在驗收無誤后，在《檔案借閱申請表》上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，借閱人應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。四、檔案查閱（一）查閱范圍與權限1.公司/組織內部員工因工作需要可查閱與其工作相關的檔案。查閱權限根據員工的工作職責和崗位級別確定，具體如下：普通員工：可查閱與本人工作直接相關且不涉及機密的檔案。部門負責人：可查閱本部門及相關業(yè)務范圍內的檔案。公司/組織高層管理人員：可查閱公司/組織所有檔案，但涉及機密的檔案查閱需按照規(guī)定程序進行審批。2.外單位查閱公司/組織檔案，須經公司/組織相關領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱范圍和權限由雙方根據具體情況協(xié)商確定。（二）查閱申請1.公司/組織內部員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.外單位查閱檔案，須提前向公司/組織提交書面查閱申請，說明查閱目的、內容、期限等，經公司/組織相關領導批準后，方可辦理查閱手續(xù)。（三）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請后，應進行審核，重點審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當、查閱人是否具備查閱資格等。2.對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理部門負責人審批；對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，須經公司/組織分管領導或主要領導審批。（四）查閱要求1.查閱人應按照批準的查閱范圍和期限使用檔案，不得擅自擴大查閱范圍、延長查閱期限或轉借他人。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點。如需摘錄、復制檔案內容，應事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。摘錄、復制的檔案材料應注明出處，并與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門應安排專人負責陪同查閱，確保查閱過程的安全和檔案的完整。查閱人在查閱過程中應遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，不得在檔案上涂改、污損或做其他標記。五、檔案保管（一）保管部門公司/組織檔案由專門的檔案管理部門負責保管。檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施和設備，確保檔案的安全存放。（二）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引和目錄，以便快速檢索檔案信息。（三）保管期限檔案保管期限根據國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為[規(guī)定年限]。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內對公司/組織有參考價值的檔案，保管期限為[規(guī)定年限]。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容、價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清單》，報經公司/組織相關領導批準后予以銷毀。（五）檔案銷毀1.檔案銷毀應按照規(guī)定的程序進行，確保檔案信息的安全銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據擦除等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀后的《檔案銷毀清單》應永久保存。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內容。3.對于涉及機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。4.在檔案移交、借閱、查閱等過程中，檔案管理人員應嚴格按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，對涉及機密的檔案進行重點監(jiān)控，防止信息泄露。（二）保密責任1.公司/組織全體員工應嚴格遵守檔案保密制度，對在工作中接觸到的檔案信息負有保密責任。2.檔案管理人員如違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，應視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.借閱人、查閱人如違反保密規(guī)定，擅自泄露檔案信息，應承擔相應的法律責任，并賠償由此給公司/組織造成的損失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案移交、借閱、查閱、保管等工作進行檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.檔案管理部門應定期向公司/組織領導匯報檔案管理工作情況，接受領導的監(jiān)督和指導。（二）檢查內容1.檔案移交是否及時、完整，移交手續(xù)是否齊全。2.檔案借閱、查閱是否符合規(guī)定程序，借閱期限是否合規(guī)，檔案歸還是否及時、完整。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案存放是否有序，保管期限是否準確。4.檔案保密制度是否落實，檔案信息是否安