關于檔案保密制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對檔案信息采取嚴格的保密措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準確，維護檔案的原始記錄性。4.實用性原則：檔案管理應便于公司/組織內(nèi)部的查詢、利用，同時滿足對外提供檔案服務的需求。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政管理文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核等資料。3.財務檔案：包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：涉及公司/組織的各類業(yè)務活動記錄，如項目文檔、合同協(xié)議、銷售記錄、采購訂單等。5.技術檔案：包括研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢測報告等。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性、敏感性及影響范圍，將檔案分為絕密級、機密級、秘密級三個等級。1.絕密級檔案：是公司/組織最為核心、關鍵的信息，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴重的損害，如涉及公司/組織的重大商業(yè)機密、核心技術秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.機密級檔案：此類檔案包含重要的業(yè)務信息、財務數(shù)據(jù)、人事機密等，泄露后可能對公司/組織的正常運營產(chǎn)生較大影響。3.秘密級檔案：主要涉及一般性的業(yè)務資料、內(nèi)部管理信息等，雖不屬于核心機密，但仍需妥善保管，防止不當擴散。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.對于各類文件、資料，應按照檔案分類標準進行初步分類，剔除無關或重復的內(nèi)容。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員對收集到的檔案進行進一步整理，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類和分級標準，對檔案進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行規(guī)范的命名和存儲，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（二）保管措施1.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格限制無關人員進入。2.對檔案進行定期盤點，檢查檔案的存儲狀況，確保檔案的安全與完整。3.對于不同等級的檔案，應采取相應的保管措施，如絕密級檔案應實行專人專柜保管，限制接觸范圍。4.檔案管理人員應定期對檔案存儲設備進行維護和檢查，確保設備的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的借閱與使用（一）借閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、級別、用途、借閱期限等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審批，對于絕密級檔案，還需經(jīng)公司/組織高層領導批準。（二）借閱登記1.檔案管理人員對借閱申請進行審核，審核通過后進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用規(guī)范1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用檔案過程中，應注意保護檔案的完整性和保密性，不得對檔案進行涂改、損壞或丟失。3.借閱結(jié)束后，借閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.檔案的傳遞應采用安全、可靠的方式，如專人送達、機要郵寄等。2.對于絕密級檔案，應采用專人專車護送的方式進行傳遞，確保檔案的安全。（二）交接手續(xù)1.在檔案傳遞過程中，交接雙方應辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、級別等信息。2.交接清單需經(jīng)雙方簽字確認，確保檔案傳遞過程的準確性和可追溯性。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司/組織業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，導致相關檔案不再需要的。3.檔案存在嚴重損壞、變質(zhì)等情況，無法修復且已無利用價值的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、級別、銷毀原因等信息。2.申請表需經(jīng)相關部門審核，對于涉及重要業(yè)務或敏感信息的檔案，還需經(jīng)公司/組織高層領導批準。3.審核通過后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作，銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。4.檔案銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設立檔案保密監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組有權(quán)對檔案管理部門及相關人員的工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.定期聘請專業(yè)的審計機構(gòu)對公司/組織的檔案管理工作進行審計，檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況及檔案信息的安全性。2.根據(jù)審計結(jié)果，及時調(diào)整和完善檔案保密制度，加強檔案管理工作。九、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案保密制度，擅自泄露、篡改、丟失檔案信息的。2.未經(jīng)批準擅自借閱、復印、傳播檔案的。3.在檔案管理工作中玩忽職守，導致檔案管理出現(xiàn)重大失誤的。（二）責任追究措施1.對于違反檔案保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、降職、撤職等。2.如因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。