檔案標準化制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化，提高檔案管理水平和利用效率，更好地為公司/組織各項工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理工作的集中統(tǒng)一。2.完整準確原則。保證檔案的齊全完整、真實準確，維護檔案的歷史原貌。3.便于利用原則。遵循方便利用的要求，科學(xué)整理檔案，提高檔案檢索和利用效率。4.安全保密原則。確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.公司/組織各部門應(yīng)指定專人負責電子檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類電子文件及時、完整地收集。2.收集范圍包括但不限于辦公文件、合同協(xié)議、項目文檔、財務(wù)報表、技術(shù)資料、人事檔案等電子文件。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行命名和存儲，確保文件名清晰、準確反映文件內(nèi)容。（二）電子檔案的整理1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和利用。2.對電子文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細記錄電子檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，方便查詢和統(tǒng)計。（三）電子檔案的存儲1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備防磁、防潮、防火、防盜等安全措施，確保電子檔案的安全存儲。3.對存儲設(shè)備進行標識和管理，記錄設(shè)備的型號、容量、存儲內(nèi)容等信息。（四）電子檔案的利用1.建立電子檔案利用權(quán)限管理制度，根據(jù)工作需要授予不同人員相應(yīng)的利用權(quán)限。2.利用電子檔案時，應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，確保電子檔案的安全和完整。3.對電子檔案的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容等信息，以便進行統(tǒng)計和分析。（五）電子檔案的安全與保密1.加強電子檔案的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對電子檔案的訪問進行嚴格的身份認證和授權(quán)管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案進行加密存儲和傳輸，確保信息安全。三實物檔案管理（一）實物檔案的收集1.實物檔案的收集范圍包括公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗、印章、證照等具有保存價值的實物。2.各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的實物檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫實物檔案移交清單，注明實物名稱、來源、日期等信息。（二）實物檔案的整理1.實物檔案應(yīng)按照類別進行整理，如榮譽類、印章類、證照類等。2.對實物檔案進行編號，編號應(yīng)與實物檔案移交清單一致。3.建立實物檔案目錄數(shù)據(jù)庫，記錄實物檔案的名稱、編號、來源、日期、保管期限等信息。（三）實物檔案的存儲1.實物檔案應(yīng)存放在專門的陳列室或庫房內(nèi)，確保實物的安全存放。2.陳列室或庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，對實物檔案進行妥善保管。3.根據(jù)實物檔案的特點，采取相應(yīng)的保護措施，如對印章進行密封保存，對獎杯、獎牌等進行定期清潔和保養(yǎng)。（四）實物檔案的利用1.建立實物檔案利用審批制度，使用實物檔案時應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)批準后方可使用。2.利用實物檔案時，應(yīng)注意保護實物的完整性和安全性，不得損壞或丟失。3.使用完畢后，應(yīng)及時將實物檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）實物檔案的安全與保密1.加強實物檔案的安全管理，防止實物檔案被盜、被搶、被損壞等情況發(fā)生。2.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司/組織機密的實物檔案進行保密管理，防止信息泄露。四聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.聲像檔案的收集范圍包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。2.各部門應(yīng)指定專人負責聲像檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的聲像資料及時、完整地收集。3.聲像資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行命名和存儲，確保文件名清晰、準確反映資料內(nèi)容。（二）聲像檔案的整理1.聲像檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和利用。2.對聲像資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。3.建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細記錄聲像檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，方便查詢和統(tǒng)計。（三）聲像檔案的存儲1.聲像檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如光盤、磁帶等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備防磁、防潮、防火、防盜等安全措施，確保聲像檔案的安全存儲。3.對存儲設(shè)備進行標識和管理，記錄設(shè)備的型號、容量、存儲內(nèi)容等信息。（四）聲像檔案的利用1.建立聲像檔案利用權(quán)限管理制度，根據(jù)工作需要授予不同人員相應(yīng)的利用權(quán)限。2.利用聲像檔案時，應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，確保聲像檔案的安全和完整。3.對聲像檔案的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容等信息，以便進行統(tǒng)計和分析。（五）聲像檔案的安全與保密1.加強聲像檔案的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對聲像檔案的訪問進行嚴格的身份認證和授權(quán)管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的聲像檔案進行加密存儲和傳輸，確保信息安全。五會計檔案管理（一）會計檔案的收集1.會計檔案的收集范圍包括公司/組織在會計核算過程中形成的憑證、賬簿、報表、審計報告等資料。2.財務(wù)部門應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，及時將會計檔案整理歸檔，確保會計檔案的齊全完整。（二）會計檔案的整理1.會計檔案應(yīng)按照會計年度進行整理，分為憑證類、賬簿類、報表類、其他類等類別。2.對會計檔案進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于識別和管理。3.建立會計檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細記錄會計檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，方便查詢和統(tǒng)計。（三）會計檔案的存儲1.會計檔案應(yīng)存儲在專門的會計檔案庫房內(nèi)，確保會計檔案的安全存放。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，對會計檔案進行妥善保管。3.根據(jù)會計檔案的特點，采取相應(yīng)的保護措施，如對憑證進行裝訂成冊，對賬簿進行分類存放等。（四）會計檔案的利用1.建立會計檔案利用審批制度，使用會計檔案時應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)批準后方可使用。2.利用會計檔案時，應(yīng)注意保護會計檔案的完整性和安全性，不得損壞或丟失。3.使用完畢后，應(yīng)及時將會計檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）會計檔案的安全與保密1.加強會計檔案的安全管理防止會計檔案被盜、被搶、被損壞等情況發(fā)生。2.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司/組織財務(wù)機密的會計檔案進行保密管理，防止信息泄露。六人事檔案管理（一）人事檔案收集1.人事檔案收集范圍包括員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、黨團材料、獎勵處分材料、工資待遇材料、任免材料等。2.人力資源部門應(yīng)指定專人負責員工人事檔案的收集工作，確保員工人事檔案的及時、完整收集。（二）人事檔案整理1.人事檔案應(yīng)按照類別進行整理，如履歷類、考核類、學(xué)歷類等。2.對人事檔案進行編號，編號應(yīng)與員工個人信息一致。3.建立人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，記錄人事檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，方便查詢和統(tǒng)計。（三）人事檔案存儲1.人事檔案應(yīng)存放在專門的人事檔案庫房內(nèi)，確保人事檔案的安全存放。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，對人事檔案進行妥善保管。3.根據(jù)人事檔案的特點，采取相應(yīng)的保護措施，如對檔案進行密封保存，對重要材料進行備份等。（四）人事檔案利用1.建立人事檔案利用審批制度，使用人事檔案時應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)批準后方可使用。2.利用人事檔案時，應(yīng)注意保護人事檔案的完整性和安全性，不得損壞或丟失。3.使用完畢后，應(yīng)及時將人事檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）人事檔案安全與保密1.加強人事檔案的安全管理，防止人事檔案被盜、被搶、被損壞等情況發(fā)生。2.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及員工個人隱私的人事檔案進行保密管理，防止信息泄露。七檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織制定的檔案保管期限表，對檔案進行鑒定。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)批準后方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等信息。3.檔案統(tǒng)計應(yīng)準確、及時，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)定期向