住建檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡稱住建檔案）管理，確保住建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供有力支撐，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)活動中形成的各類檔案，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案、房地產(chǎn)市場監(jiān)管檔案、住房保障檔案等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則對住建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則住建檔案應(yīng)如實(shí)反映住房和城鄉(xiāng)建設(shè)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)住建檔案的安全保護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露和損壞。4.有效利用原則充分發(fā)揮住建檔案的作用，為住房和城鄉(xiāng)建設(shè)決策、管理、研究等提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織的住建檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)住建檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全住建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.組織開展住建檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.對本公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)活動中形成的檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的文件材料整理齊全，向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案包括城鄉(xiāng)總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等相關(guān)文件。3.房地產(chǎn)市場監(jiān)管檔案包括房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)管理、商品房預(yù)售管理、房屋交易管理等相關(guān)文件。4.住房保障檔案包括保障性住房申請、審核、分配、退出等相關(guān)文件。5.其他與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)相關(guān)的檔案如行業(yè)政策法規(guī)文件、會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門在完成某項(xiàng)工作或活動后，應(yīng)及時對形成的檔案材料進(jìn)行整理，填寫檔案移交清單。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對檔案材料進(jìn)行審核后，將檔案移交清單和檔案材料一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案材料進(jìn)行核對，符合要求的予以接收，不符合要求的退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目前期、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。2.城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案按照總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等類別進(jìn)行分類。3.房地產(chǎn)市場監(jiān)管檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。4.住房保障檔案按照保障性住房類型進(jìn)行分類。5.其他檔案按照文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類。（三）整理要求1.對收集的檔案材料進(jìn)行分類組卷，同一事由的文件材料應(yīng)集中在一起。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰。3.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。4.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。5.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的住建檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）歸檔時間1.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個月內(nèi)歸檔。2.城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案應(yīng)在規(guī)劃批準(zhǔn)后[X]個月內(nèi)歸檔。3.房地產(chǎn)市場監(jiān)管檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個月內(nèi)歸檔。4.住房保障檔案應(yīng)在相關(guān)工作完成后[X]個月內(nèi)歸檔。5.其他檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間及時歸檔。（三）歸檔程序1.檔案管理部門對整理好的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的辦理歸檔手續(xù)。2.將歸檔的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫檔案編號、題名、年度、保管期限等信息。3.將檔案盒按照分類順序排列上架，建立檔案檢索目錄。六、檔案保管（一）保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）保管要求1.對檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的保管環(huán)境。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和住建檔案的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀方式采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照銷毀清單對擬銷毀的檔案進(jìn)行核對，確保無誤。2.在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并填寫銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。九、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱住建檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)可查閱相關(guān)檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的和內(nèi)容，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的住建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化管理要求1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲和管理。3.利用信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、審批等功能。4.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。十一、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織內(nèi)部的審計部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對住建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案利用情況。（三）監(jiān)督檢查方式定期檢查與不定期