檔案政策制度層面一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。4.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司全員的檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，并按照公司檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.妥善保管本部門(mén)的檔案，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。4.積極配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)憑證，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，銷售合同，采購(gòu)合同，生產(chǎn)計(jì)劃，產(chǎn)品研發(fā)資料等。4.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，工程設(shè)計(jì)文件，工程施工資料，工程竣工驗(yàn)收文件等。5.黨群工作類：包括黨組織文件，工會(huì)文件，共青團(tuán)文件，思想政治工作文件等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方法，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.全宗號(hào)：公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司檔案全宗。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案編制一個(gè)目錄號(hào)。3.案卷號(hào)：按照檔案整理順序，每一卷檔案編制一個(gè)案卷號(hào)。4.件號(hào)：對(duì)于以件為單位整理的檔案，每一件檔案編制一個(gè)件號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)憑證等。5.公司開(kāi)展的各類活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門(mén)的文件、資料進(jìn)行收集和整理。2.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)備份，確保檔案的安全。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙張破損、大小不一的檔案進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.按照檔案保管期限，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法檔案鑒定工作應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。具體鑒定方法如下：1.審查檔案的內(nèi)容：看檔案是否反映公司的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，是否具有查考利用價(jià)值。2.審查檔案的來(lái)源：看檔案是否來(lái)自公司內(nèi)部重要部門(mén)或關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，是否具有代表性。3.審查檔案的時(shí)間：看檔案是否屬于公司特定歷史時(shí)期的重要文件，是否具有歷史價(jià)值。4.審查檔案的形式：看檔案是否具有獨(dú)特的載體形式，如照片、錄像、實(shí)物等，是否具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍公司檔案主要用于以下方面：1.公司內(nèi)部管理：為公司制定政策、決策、計(jì)劃、規(guī)章制度等提供依據(jù)和參考。2.業(yè)務(wù)開(kāi)展：為公司市場(chǎng)調(diào)研、銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.歷史研究：為研究公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化等提供資料。4.對(duì)外交流：為公司與外部單位的合作、交流等提供證明材料。（二）利用方式公司檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。具體規(guī)定如下：1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章。（三）利用審批檔案利用審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案利用的合法性和安全性。具體審批流程如下：1.查閱申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.復(fù)制申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案信息應(yīng)及時(shí)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，防止檔案信息泄露和丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理工作聯(lián)系人。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案利用工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。