鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強我鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在我鎮(zhèn)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的真實性、完整性和保密性，便于社會各方面的利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立鎮(zhèn)檔案管理領導小組，由鎮(zhèn)長擔任組長，分管領導擔任副組長，各部門負責人為成員。領導小組負責全鎮(zhèn)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。（二）鎮(zhèn)檔案室鎮(zhèn)設立檔案室，配備專職檔案管理人員，負責全鎮(zhèn)檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案室的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管全鎮(zhèn)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位移交的檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編目、上架，建立科學合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向區(qū)檔案局報送檔案統(tǒng)計報表，及時準確地反映本鎮(zhèn)檔案管理工作情況。6.開展檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高全鎮(zhèn)檔案管理人員的業(yè)務素質和廣大干部群眾的檔案意識。（三）各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位檔案管理職責1.各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位應明確一名分管領導負責本部門（單位）的檔案管理工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責本部門（單位）檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.各部門（單位）應建立健全檔案管理制度，將檔案管理工作納入本部門（單位）的工作計劃和考核內(nèi)容，確保檔案管理工作的正常開展。3.各部門（單位）兼職檔案員應按照檔案管理的有關規(guī)定，認真做好本部門（單位）檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)，并按時向鎮(zhèn)檔案室移交檔案。4.各部門（單位）應積極配合鎮(zhèn)檔案室做好檔案管理工作，接受鎮(zhèn)檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。三、檔案的收集與整理(一)收集范圍1.上級機關下發(fā)的與我鎮(zhèn)工作有關的文件、指示、通知、通報等。2.我鎮(zhèn)在貫徹執(zhí)行上級方針政策、開展各項工作活動中形成的文件材料，包括會議記錄、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、請示批復、調(diào)查研究材料等。3.我鎮(zhèn)各部門在業(yè)務工作中形成的專業(yè)性文件材料及各類業(yè)務檔案，如農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作、工業(yè)經(jīng)濟、社會事業(yè)、城鎮(zhèn)建設、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護等方面的文件材料。4.我鎮(zhèn)在機構設置、人員編制、干部任免、職稱評定、工資福利等方面形成的文件材料。5.我鎮(zhèn)在重大活動、重要事件、重點項目建設中形成的文件材料及相關照片、錄像、錄音等資料。6.我鎮(zhèn)各行政村（社區(qū)）在組織建設、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務管理、村民自治等方面形成的文件材料。7.我鎮(zhèn)所屬企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、財務管理、技術創(chuàng)新、企業(yè)文化建設等方面形成的文件材料。8.其他具有保存價值的文件材料、實物檔案及電子檔案等。（二）收集要求1.各部門（單位）兼職檔案員應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門（單位）在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件的真實性、準確性和完整性。對不符合要求的文件材料，應及時進行補充或更正。3.各部門（單位）應定期將收集到的文件材料移交鎮(zhèn)檔案室，移交時間原則上為每年的上半年。對一些重要的、緊急的文件材料，應隨時移交。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。按照分類方案對文件進行裝訂、排列，編制頁碼，裝盒上架。2.業(yè)務檔案整理根據(jù)不同業(yè)務檔案的特點，制定相應的分類方案。對業(yè)務檔案進行分類、編號、編目，建立業(yè)務檔案檢索體系。按照分類方案對業(yè)務檔案進行裝訂、排列，編制頁碼，裝盒上架。3.實物檔案整理對收集到的實物檔案進行登記，詳細記錄實物的名稱、來源、時間、規(guī)格、數(shù)量等信息。對實物檔案進行分類、編號，建立實物檔案目錄。將實物檔案妥善保管，可根據(jù)實際情況進行陳列展示或專門存放。（五）電子檔案整理1.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對電子文件進行命名、編號，建立電子文件目錄。3.將電子文件存儲到磁性介質或光盤等載體上，并進行備份，確保電子文件的安全。4.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索利用和安全管理。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.鎮(zhèn)檔案室應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵污、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠藥品等設施，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。2.檔案柜應排列整齊，便于通風和查閱。檔案盒應按照檔案分類編號順序進行排列，盒內(nèi)文件應排列有序，并有明確的標識。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映我鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本鎮(zhèn)、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映我鎮(zhèn)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的齊全完整和安全。對發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。3.對電子檔案應定期進行備份，備份載體應異地存放，防止電子檔案因意外事故而丟失。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度,非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開檔案庫房時應關好門窗、切斷電源，確保檔案庫房的安全。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為我鎮(zhèn)各項工作和社會各方面提供優(yōu)質高效的檔案服務。（二）利用范圍1.本鎮(zhèn)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的。2.上級機關因工作需要查閱本鎮(zhèn)檔案的。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因辦案需要查閱本鎮(zhèn)檔案的。4.其他單位或個人因特殊情況需要查閱本鎮(zhèn)檔案的，須經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領導小組批準。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案利用者可直接到鎮(zhèn)檔案室查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應按照檔案查閱規(guī)定，為利用者提供必要的幫助和服務。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門（單位）負責人簽字同意后，報鎮(zhèn)檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。3.檔案復制：檔案利用者如需復制檔案，須填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)鎮(zhèn)檔案室負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋鎮(zhèn)檔案室印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。檔案利用登記應長期保存，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格把關的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鎮(zhèn)檔案室負責人、各部門（單位）檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。檔案鑒定小組負責對全鎮(zhèn)檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，確定檔案的價值和保管期限。對已到保管期限的檔案，應重點審查其是否仍有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應詳細記錄檔案的名稱、文號、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理領導小組審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行。銷毀時，應采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行詳細記錄，并存檔備查。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.鎮(zhèn)檔案室應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和區(qū)檔案局的要求，及時、準確、完整地填報，并按時報送區(qū)檔案局。3.檔案管理人員應認真做好檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.鎮(zhèn)屬各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位應按照規(guī)定，定期向鎮(zhèn)檔案室移交檔案。2.檔案移交時，