所檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案移交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保持檔案的原始性和完整性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行，確保移交信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.安全保密原則：在檔案移交過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織各類會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、通知、指示等。3.公司/組織對(duì)外發(fā)布的公告、通報(bào)、報(bào)告等。4.各部門(mén)之間往來(lái)的函件、請(qǐng)示、批復(fù)等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工薪酬、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等資料。3.員工獎(jiǎng)懲情況、勞動(dòng)合同等檔案。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。2.審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件等。（四）業(yè)務(wù)檔案針對(duì)公司/組織不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、客戶資料、生產(chǎn)記錄、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等相關(guān)檔案。（五）其他檔案包括公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等特殊檔案。三、檔案移交的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案移交計(jì)劃和流程，明確移交要求和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織檔案移交培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案移交意識(shí)和技能。3.對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、整理和歸檔，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.建立檔案移交臺(tái)賬，記錄檔案移交的時(shí)間、內(nèi)容、交接雙方等信息。5.定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（二）移交部門(mén)職責(zé)1.按照檔案管理部門(mén)的要求，負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)應(yīng)移交的檔案。2.對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行自查，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。3.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。4.與檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案交接，配合完成檔案移交工作。（三）接收部門(mén)職責(zé)1.對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收檔案，并辦理相關(guān)簽收手續(xù)。3.將接收的檔案及時(shí)進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)，納入本部門(mén)檔案管理體系。四、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.檔案管理部門(mén)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和檔案管理需要，制定年度檔案移交計(jì)劃，明確移交的范圍、時(shí)間、要求等。2.移交部門(mén)按照檔案移交計(jì)劃，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行全面梳理，確定擬移交的檔案清單。3.移交部門(mén)對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（二）檔案移交申請(qǐng)1.移交部門(mén)填寫(xiě)《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明移交檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。2.《檔案移交申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)移交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案審核1.檔案管理部門(mén)收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、保密性等方面。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充完善或進(jìn)行整改。3.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門(mén)在《檔案移交申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)，并確定檔案移交的具體時(shí)間和方式。（四）檔案交接1.移交部門(mén)按照檔案管理部門(mén)確定的時(shí)間和方式，將檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案清點(diǎn)，核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、清單等信息是否一致。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或存在其他問(wèn)題，交接雙方應(yīng)及時(shí)查明原因，并在《檔案移交清單》上注明。4.檔案交接完成后，交接雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（五）檔案存儲(chǔ)1.檔案管理部門(mén)將接收的檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保檔案的安全和便于查閱。2.建立檔案存儲(chǔ)索引，方便快速查找和利用檔案信息。（六）檔案銷(xiāo)毀對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照公司/組織的檔案銷(xiāo)毀制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。五、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門(mén)移交。2.對(duì)于一些具有時(shí)效性要求的檔案，如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、季度業(yè)務(wù)報(bào)告等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交。（二）臨時(shí)移交1.在公司/組織發(fā)生重大業(yè)務(wù)變動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)進(jìn)行檔案移交。2.臨時(shí)移交的檔案應(yīng)在變動(dòng)或結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成移交工作。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）完整性移交的檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，包括文件、資料、記錄等各種形式的信息，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。（二）準(zhǔn)確性檔案中的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)應(yīng)可靠，不得存在虛假、錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性內(nèi)容。（三）規(guī)范性檔案應(yīng)按照公司/組織統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則、編目要求等進(jìn)行整理和標(biāo)識(shí)，確保檔案格式規(guī)范、統(tǒng)一。（四）系統(tǒng)性檔案應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列和組織，形成有機(jī)的整體，便于查閱和利用。（五）保密性對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，移交過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息不泄露。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案移交的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)的檔案移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)公司/組織檔案移交工作的監(jiān)督檢查。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)整改檔案移交工作中存在的不足。八、檔案移交的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門(mén)定期組織檔案移交培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案移交制度、流程、質(zhì)量要求、保密規(guī)定等方面。（二）宣傳1.通