基建檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建檔案的科學(xué)管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目以及技術(shù)改造、設(shè)備更新等項(xiàng)目形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)積極配合檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則基建檔案應(yīng)全面反映基建項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的真實(shí)情況，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖物相符。3.同步管理原則基建檔案管理工作應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則加強(qiáng)基建檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司基建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司基建項(xiàng)目檔案，接收、整理、保管和提供利用基建項(xiàng)目檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位的基建檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與基建項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，確保項(xiàng)目檔案符合驗(yàn)收要求。5.定期對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)保管期限已滿、失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.開展基建檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策和管理提供服務(wù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位基建項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確檔案管理人員職責(zé)。2.按照基建檔案管理的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，并定期向公司檔案室移交。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。4.配合公司檔案室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，積極提供檔案利用服務(wù)。5.接受公司檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和公司基建檔案管理制度，負(fù)責(zé)本部門或項(xiàng)目的檔案收集、整理、歸檔等日常管理工作。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)保管期限已滿無需繼續(xù)保存的檔案，提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.協(xié)助公司檔案室做好檔案的整理、編研、數(shù)字化等工作，不斷提高檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍基建項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等各類文件材料，具體如下：1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用證等。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)基建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序和邏輯關(guān)系進(jìn)行分類收集，不得遺漏。3.文件材料應(yīng)字跡清晰，并使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。4.歸檔的文件材料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需用復(fù)印件歸檔的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。（三）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中整理在一起，便于管理和查閱。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。4.檔案整理應(yīng)編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)反映檔案的分類層次和排列順序，具有唯一性和系統(tǒng)性。檔號(hào)一般由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等組成。全宗號(hào)由公司檔案室統(tǒng)一編制；目錄號(hào)根據(jù)檔案分類情況編制；案卷號(hào)按照項(xiàng)目分類編制；件號(hào)根據(jù)每份文件在案卷中的排列順序編制。5.檔案整理應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份裝訂入卷，一份單獨(dú)成冊(cè)。6.檔案整理應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，檔號(hào)編制準(zhǔn)確，目錄清晰，裝訂整齊。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，移交清單應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。（二）移交時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案整理歸檔后移交公司檔案室。2.對(duì)于分階段竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在每個(gè)階段竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將該階段形成的檔案整理歸檔后移交公司檔案室。（三）移交程序1.項(xiàng)目建設(shè)單位向公司檔案室提交檔案移交申請(qǐng)，說明檔案整理情況和移交時(shí)間。2.公司檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)行整改。3.經(jīng)檢查驗(yàn)收合格的檔案，公司檔案室與項(xiàng)目建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù)，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。4.公司檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)、上架等處理，納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管設(shè)施1.公司檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，查閱區(qū)應(yīng)配備桌椅、閱檔設(shè)備等，為檔案利用提供便利條件。（二）保管要求1.基建檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案庫房應(yīng)控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，檢查檔案的保管狀況、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）保護(hù)措施1.基建檔案應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。因工作需要查閱、借閱、復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。4.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍公司各部門因工作需要，可查閱、借閱基建檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)符合公司有關(guān)規(guī)定，并辦理相應(yīng)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案室。2.公司檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案應(yīng)在公司檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案室。5.公司檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）服務(wù)方式1.公司檔案室應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱、借閱需求，及時(shí)提供檔案資料。2.對(duì)于查閱、借閱頻率較高的檔案，公司檔案室可建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便各部門在線查閱和下載。3.公司檔案室應(yīng)定期開展檔案利用效果反饋工作，了解各部門對(duì)檔案利用的滿意度，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)分析和判斷。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，包括文件材料是否齊全、完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，圖物是否相符等。2.檔案的保存價(jià)值，根據(jù)檔案對(duì)公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要性，以及檔案的歷史、科學(xué)、文化等價(jià)值，判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期三種。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定，必要時(shí)可隨時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)鑒定。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論，并填寫《檔案鑒定意見書》。4.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，一式兩份。5.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)