中海檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中海檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中海公司及所屬各部門、分支機構在各項工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，提供相關檔案信息。4.負責本部門檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.積極參加公司檔案管理部門組織的檔案管理業(yè)務培訓和宣傳活動，提高自身檔案管理水平。（三）檔案形成人員職責1.在工作過程中，應及時將形成的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并按照檔案管理要求進行歸檔。2.對歸檔的文件材料的真實性、完整性、準確性負責，確保檔案能夠真實反映工作實際情況。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得將檔案據(jù)為己有或泄露檔案機密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、行政管理、黨群工作等方面形成的具有保存價值的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、招投標文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件材料，如工作報告、科研成果、獲獎證書等。4.公司收到的上級文件、下級請示報告、同級單位的來函等。5.其他與公司有關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集上來。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件材料的真實性、準確性和完整性。3.對重要文件材料，應進行備份或采取其他保護措施，防止文件材料丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類。公司檔案主要分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術檔案、黨群工作檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況分為若干小類。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.行政管理檔案：包括公司設立、變更、注銷等方面的文件材料；公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結等；公司行政事務管理文件材料，如公文處理、印章管理、保密工作等；公司人事管理文件材料，如員工招聘、培訓、考核、獎懲、任免等；公司財務管理文件材料，如財務預算、決算、審計報告等；公司資產(chǎn)管理文件材料，如固定資產(chǎn)登記、清查、處置等。2.經(jīng)營管理檔案：包括公司市場營銷文件材料，如市場調研、營銷策略、銷售合同等；公司客戶關系管理文件材料，如客戶檔案、客戶投訴處理等；公司供應鏈管理文件材料，如采購合同、供應商管理等；公司質量管理文件材料，如質量標準、質量檢驗報告等；公司項目管理文件材料，如項目立項、可行性研究報告、項目進度報告等。3.生產(chǎn)技術檔案：包括公司產(chǎn)品研發(fā)文件材料，如產(chǎn)品設計圖紙、技術方案、研發(fā)報告等；公司生產(chǎn)工藝文件材料，如工藝流程、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄等；公司設備管理文件材料，如設備購置、安裝、調試、維修、保養(yǎng)等；公司質量管理文件材料，如質量標準、質量檢驗報告等；公司安全生產(chǎn)文件材料，如安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。4.黨群工作檔案：包括公司黨組織建設文件材料，如黨組織設置、黨員發(fā)展、黨組織活動等；公司思想政治工作文件材料，如政治學習計劃、宣傳報道等；公司工會工作文件材料，如工會組織建設、職工權益維護、工會活動等；公司共青團工作文件材料，如團組織建設、青年活動等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別順序號”的結構。2.全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.年度：采用公元紀年，如“20XX”。4.類別：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理檔案，“02”表示經(jīng)營管理檔案等。5.順序號：按檔案形成時間順序依次編號，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。例如：某份行政管理檔案的編號為“012022010005”，表示該檔案屬于行政管理檔案類別，形成于2022年，是該類別下的第5份檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.對紙質檔案應進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。3.對重要檔案應實行專人專柜保管，嚴格限制查閱范圍。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況完好。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握檔案的保管期限，對已超過保管期限的檔案進行認真鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內容、來源、形式等，確定檔案的價值。2.綜合分析法：結合公司的發(fā)展歷史、工作重點、業(yè)務需求等因素，對檔案進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案查閱工作的合法性、規(guī)范性。2.堅持服務公司工作的原則，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。3.對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，限制查閱范圍。（二）查閱范圍1.公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱公司檔案的，應出具相關證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱公司檔案，應提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等，并提供單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關證明文件。經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可查閱。3.司法機關、行政機關查閱公司檔案，應出具相關證明文件，如立案通知書、協(xié)助調查通知書等，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.公司員工借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、偽造、轉借、復印、摘錄檔案內容，不得將檔案帶出公司或泄露檔案機密。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，數(shù)據(jù)應及時更新，統(tǒng)計分析應客觀、深入，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計工作應采用計算機管理系統(tǒng)進行，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（二