培訓(xùn)學(xué)校檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、科研等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各教學(xué)班級及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指培訓(xùn)學(xué)校在教學(xué)、管理、招生、財務(wù)、后勤等各項活動中直接形成的，對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)校機(jī)密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管全校各類檔案資料。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實施。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等符合要求。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)與上級檔案行政管理部門和有關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，按照學(xué)校檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案資料整理歸檔，并移交綜合檔案室。2.指導(dǎo)本部門人員正確形成和積累文件材料，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，確保檔案的安全和完整。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類及歸檔范圍（一）黨群工作類1.上級黨組織文件：包括上級黨委、政府及有關(guān)部門頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、通知等。2.學(xué)校黨委文件：學(xué)校黨委制定的工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、通知、通報等文件材料。3.黨委會議記錄：黨委會、黨委擴(kuò)大會、民主生活會等會議的記錄、紀(jì)要等。4.組織工作文件：黨員發(fā)展、黨組織建設(shè)、干部任免、表彰獎勵等方面的文件材料。5.宣傳工作文件：學(xué)校宣傳工作計劃、總結(jié)、活動方案、宣傳報道等文件材料。6.紀(jì)檢監(jiān)察工作文件：黨風(fēng)廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察工作的文件、報告、檢查材料等。7.工會工作文件：工會工作計劃、總結(jié)、活動記錄、會員檔案等文件材料。8.共青團(tuán)工作文件：共青團(tuán)工作計劃、總結(jié)、活動記錄、團(tuán)員檔案等文件材料。（二）行政管理類1.學(xué)校行政文件：學(xué)校行政部門制定的工作計劃、總結(jié)、報告、通知、規(guī)定、辦法等文件材料。2.行政會議記錄：校長辦公會、行政工作會等會議的記錄、紀(jì)要等。3.學(xué)校發(fā)展規(guī)劃：學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)等。4.學(xué)校規(guī)章制度：學(xué)校制定的各項規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程等。5.人事管理文件：教職工招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、工資福利、退休等方面的文件材料。6.財務(wù)管理文件：學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告、收費(fèi)文件等。7.資產(chǎn)管理文件：學(xué)校固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等管理方面的文件材料。8.后勤管理文件：學(xué)校后勤保障、校園建設(shè)、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等方面的文件材料。9.外事工作文件：學(xué)校對外交流合作、出國（境）培訓(xùn)、接待來訪等方面的文件材料。（三）教學(xué)管理類1.教學(xué)計劃：各專業(yè)教學(xué)計劃、課程教學(xué)大綱、實習(xí)實訓(xùn)計劃等。2.教學(xué)文件：教案、講稿、課件、試卷、成績冊、教學(xué)日志、教學(xué)總結(jié)等。3.教學(xué)研究與改革文件：教學(xué)研究項目申報書、結(jié)題報告、教學(xué)改革方案、成果鑒定材料等。4.學(xué)生學(xué)籍管理文件：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、畢業(yè)登記表、學(xué)位授予決定等。5.學(xué)生獎懲管理文件：學(xué)生獎勵、處分決定、表彰材料等。6.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控文件：教學(xué)質(zhì)量評估方案、評估報告、教學(xué)檢查記錄等。7.教材管理文件：教材選用計劃、教材編寫情況、教材征訂與發(fā)放記錄等。（四）招生就業(yè)類1.招生工作文件：招生計劃、招生簡章、招生宣傳資料、錄取通知書、新生報到情況統(tǒng)計等。2.就業(yè)工作文件：就業(yè)工作計劃、總結(jié)、就業(yè)協(xié)議書、畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計、就業(yè)推薦材料等。（五）科研工作類1.科研項目管理文件：科研項目申報書、立項通知書、合同書、中期檢查報告、結(jié)題驗收報告等。2.科研成果管理文件：科研成果鑒定書、專利證書、論文發(fā)表、著作出版等方面的材料。3.學(xué)術(shù)活動管理文件：學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)交流等活動的通知、邀請函、活動記錄等。（六）基本建設(shè)類1.學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃：校園建設(shè)總體規(guī)劃、專項建設(shè)規(guī)劃等。2.建設(shè)項目文件：項目可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程預(yù)算、招投標(biāo)文件、施工合同、工程竣工驗收報告等。3.校園設(shè)施設(shè)備文件：校園基礎(chǔ)設(shè)施、教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等的采購合同、驗收報告、使用說明書等。（七）聲像檔案類1.學(xué)校重大活動音像資料：學(xué)校開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動、學(xué)術(shù)會議、文藝演出等活動的照片、錄像、錄音等。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓來訪音像資料：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓來訪時的照片、錄像、錄音等。3.學(xué)校教學(xué)、科研、實踐活動音像資料：教學(xué)實驗、實習(xí)實訓(xùn)、科研項目研究、社會實踐等活動的照片、錄像、錄音等。4.學(xué)校校園風(fēng)貌音像資料：校園環(huán)境、建筑設(shè)施、景觀等的照片、錄像等。（八）實物檔案類1.學(xué)校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等。2.學(xué)校重要活動中收到的禮品、紀(jì)念品等。3.學(xué)校具有歷史價值和紀(jì)念意義的實物資料。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真篩選，剔除重復(fù)、無用的文件，保證歸檔文件的質(zhì)量。3.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項目等形成的文件材料，應(yīng)及時收集并進(jìn)行專門整理歸檔。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中在一起，并按照一定的順序排列。3.對每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名、日期、文號、責(zé)任者等項目，確保文件信息的準(zhǔn)確完整。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理，將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.教學(xué)檔案整理：按照專業(yè)年級課程的順序進(jìn)行整理，將同一專業(yè)、同一年級、同一課程的教學(xué)文件材料集中在一起，包括教學(xué)計劃、教案、講稿、課件、試卷、成績冊等，分別裝訂成冊，并編制目錄。3.科研檔案整理：按照科研項目進(jìn)行整理，將每個科研項目的申報書、立項通知書、合同書、中期檢查報告、結(jié)題驗收報告、科研成果等文件材料集中在一起，按照時間順序排列，編制目錄。4.聲像檔案整理：按照內(nèi)容分類，如學(xué)校重大活動、教學(xué)科研活動、校園風(fēng)貌等，對照片、錄像、錄音等資料進(jìn)行編號、編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，并制作相應(yīng)的文字說明。5.實物檔案整理：對實物檔案進(jìn)行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期、保存地點(diǎn)等信息，并拍攝照片或錄像留存。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將整理好的檔案上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.對聲像檔案、實物檔案等特殊載體的檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三類。永久保管的檔案是指對學(xué)校和社會具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和實際利用價值，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理時注明保管期限。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對霉變的檔案進(jìn)行消毒處理、對丟失的檔案進(jìn)行查找等。（五）檔案統(tǒng)計1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報告檔案統(tǒng)計情況。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)校各項工作提供有效服務(wù)。2.嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）查閱程序1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室工作人員對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在《檔案查閱登記表》上做好記錄，注明查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱程序1.本校教職員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.綜合檔案室負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后，借閱人到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息，并繳納一定的押金。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還綜合檔案室，借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。歸還檔案時，綜合檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）外單位查閱、借閱檔案1.外單位因工作需要查閱、借閱本校檔案，應(yīng)提前與本校綜合檔案室聯(lián)系，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時間等信息，并提交單位介紹信和查閱、借閱申請表。2.本校綜合檔案室對查閱申請進(jìn)行審核，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱、借閱檔案應(yīng)在本校綜合檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出本校。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)本校綜合檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.外單位借閱檔案的期限一般不得超過一周，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。歸還檔案時，本校綜合檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱單位的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和學(xué)校檔案管理的實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。鑒定時，應(yīng)逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見。2