檔案健全制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織各類檔案資料。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政公文、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、獎懲任免、勞動合同等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.項目檔案：公司/組織承擔(dān)的各類項目從立項到結(jié)束全過程形成的文件資料，包括項目申報書、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等情況。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件資料，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類號按照上述檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案等。3.年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“00001”。5.例如，一份行政檔案，編號為“A202300001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.對于重要活動、會議等形成的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進行現(xiàn)場收集和指導(dǎo)。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、日期、來源等。3.檔案應(yīng)進行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。4.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進行整理，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，涉及公司/組織重大權(quán)益和利益的合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、項目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.在鑒定過程中，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行審核，確保銷毀檔案不涉及公司/組織機密和重要信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人應(yīng)按照公司/組織保密規(guī)定進行審批，經(jīng)公司/組織保密管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持，根據(jù)利用需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)跟蹤利用效果，及時反饋利用情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋公司/組織各類檔案的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等全過程自動化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持批量錄入和掃描錄入。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找檔案。3.檔案借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，實現(xiàn)借閱流程的自動化審批。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案保密管理（一）保密制度1.根據(jù)國家保密法律法規(guī)，制定本公司/組織的檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。（二）保密教育1.定期組織公司/組織員工進行檔案保密教育，提高員工的保密意識和保密技能。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案保密知識作為重要內(nèi)容進行培訓(xùn)。（三）保密監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案保密工作的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及