房地產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在房地產(chǎn)開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司房地產(chǎn)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)房地產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂和上架工作。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱。對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的處置。為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，解答檔案利用過程中的問題。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息。對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的質(zhì)量符合歸檔要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。土地出讓合同、土地使用證等土地相關(guān)文件。規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)方案、施工圖等。工程建設(shè)文件，包括施工許可證、施工合同、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告等。銷售合同、租賃合同等房產(chǎn)交易文件。物業(yè)管理文件，包括物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主公約等。2.銷售業(yè)務(wù)檔案客戶資料，包括購房客戶的身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式、購房合同等。銷售記錄，包括銷售臺(tái)賬、銷售報(bào)表等。營銷活動(dòng)資料，包括廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案等。3.租賃業(yè)務(wù)檔案租賃合同，包括房屋租賃合同、商鋪?zhàn)赓U合同等。租戶資料,包括租戶的營業(yè)執(zhí)照副本、身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式等。租金收繳記錄，包括租金臺(tái)賬、催款通知書等。4.物業(yè)管理檔案物業(yè)維修記錄，包括維修工單、維修報(bào)告等。環(huán)境衛(wèi)生記錄，包括清潔檢查記錄、消殺記錄等。安全管理記錄，包括巡邏記錄、門禁記錄等。業(yè)主投訴處理記錄，包括投訴登記表、處理結(jié)果反饋等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將房地產(chǎn)檔案分為房地產(chǎn)開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等類別，再在每個(gè)類別下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案給予唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。同時(shí)，建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.房地產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案，如土地出讓合同、項(xiàng)目立項(xiàng)文件等。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如工程建設(shè)文件、銷售合同等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如物業(yè)管理中的一般性文件等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和有效性。（四）檔案的檢查與清點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對檔案的實(shí)際數(shù)量與目錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對檢查和清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析評估法：對檔案的類別、數(shù)量、利用情況等進(jìn)行分析評估，結(jié)合檔案保管期限規(guī)定，確定檔案的鑒定范圍和重點(diǎn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并永久保存銷毀記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員不得將檔案帶離公司。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)的查閱申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等。2.對涉及公司重大決策、法律糾紛等重要事項(xiàng)的檔案，檔案管理部門應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，提供參考意見。3.鼓勵(lì)公司員工利用檔案開展業(yè)務(wù)研究和創(chuàng)新工作，檔案管理部門應(yīng)提供必要的支持和幫助。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期編制，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)