檔案年檢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案年檢制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案年檢的組織與實(shí)施（一）年檢組織公司/組織成立檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案年檢工作，審定年檢方案，對(duì)年檢結(jié)果進(jìn)行決策。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在公司/組織檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案年檢工作的具體組織實(shí)施。（二）年檢周期檔案年檢每年進(jìn)行一次，具體時(shí)間由公司/組織檔案管理部門(mén)確定并提前通知各部門(mén)。（三）年檢內(nèi)容1.檔案管理制度建設(shè)與執(zhí)行情況檢查檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。查看檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案人員配備、崗位職責(zé)履行、檔案工作流程執(zhí)行等方面。2.檔案收集與整理情況檢查各部門(mén)檔案收集是否齊全、完整，是否按時(shí)向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的文件材料。查看檔案整理是否符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，分類(lèi)是否科學(xué)合理，編號(hào)是否規(guī)范統(tǒng)一，案卷質(zhì)量是否符合要求。3.檔案保管情況檢查檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備是否齊全、完好，溫濕度控制、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防光、防有害生物等措施是否落實(shí)到位。查看檔案裝具是否符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放是否有序，標(biāo)識(shí)是否清晰。檢查電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全，備份是否及時(shí)，存儲(chǔ)環(huán)境是否適宜。4.檔案利用情況檢查檔案利用制度是否完善，利用手續(xù)是否齊全，利用效果是否良好。查看檔案查閱、借閱登記記錄，統(tǒng)計(jì)檔案利用人次、利用卷數(shù)等數(shù)據(jù)，分析檔案利用的趨勢(shì)和特點(diǎn)。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀情況檢查檔案鑒定工作是否定期開(kāi)展，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否明確，鑒定程序是否規(guī)范。查看檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，核實(shí)銷(xiāo)毀檔案的審批手續(xù)是否齊全，銷(xiāo)毀過(guò)程是否符合要求。（四）年檢方式1.自查：各部門(mén)按照本制度要求，對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行全面自查，并形成自查報(bào)告，于年檢規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送公司/組織檔案管理部門(mén)。2.抽查：公司/組織檔案管理部門(mén)根據(jù)各部門(mén)檔案管理工作實(shí)際情況，對(duì)部分部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)抽查。抽查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案實(shí)體質(zhì)量、檔案利用效果等方面。3.綜合評(píng)估：檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)自查報(bào)告和抽查情況，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)估，確定年檢結(jié)果。三、檔案年檢的程序（一）準(zhǔn)備階段1.制定年檢方案：公司/組織檔案管理部門(mén)根據(jù)本制度要求和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案年檢工作方案，明確年檢的目的、范圍、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排等。2.組建年檢工作小組：檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室從公司/組織內(nèi)部抽調(diào)熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成年檢工作小組，負(fù)責(zé)具體實(shí)施年檢工作。3.培訓(xùn)年檢人員：對(duì)年檢工作小組人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案年檢的內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）實(shí)施階段1.各部門(mén)自查：各部門(mén)按照年檢方案要求，組織本部門(mén)檔案管理人員對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查，填寫(xiě)《檔案年檢自查表》，形成自查報(bào)告。自查報(bào)告應(yīng)包括本部門(mén)檔案管理工作的基本情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等內(nèi)容。2.年檢工作小組抽查：年檢工作小組按照年檢方案確定的抽查部門(mén)和內(nèi)容，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地抽查。抽查過(guò)程中，年檢人員應(yīng)認(rèn)真查閱檔案資料，檢查檔案管理設(shè)施設(shè)備，與檔案管理人員進(jìn)行交流，詳細(xì)記錄抽查情況。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：年檢工作小組對(duì)自查和抽查獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，形成檔案年檢情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案管理制度建設(shè)、檔案收集與整理、檔案保管、檔案利用、檔案鑒定與銷(xiāo)毀等方面的數(shù)據(jù)；分析報(bào)告應(yīng)針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，提出改進(jìn)建議。（三）總結(jié)階段1.撰寫(xiě)年檢總結(jié)報(bào)告：檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)年檢情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，撰寫(xiě)檔案年檢總結(jié)報(bào)告?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)全面反映公司/組織檔案管理工作的現(xiàn)狀、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施，為公司/組織領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。2.召開(kāi)年檢總結(jié)會(huì)議：公司/組織召開(kāi)檔案年檢總結(jié)會(huì)議，由檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員參加。會(huì)議通報(bào)檔案年檢情況，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)進(jìn)行表彰，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)提出整改要求。3.反饋年檢結(jié)果：檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將檔案年檢總結(jié)報(bào)告和年檢結(jié)果反饋給各部門(mén)，要求各部門(mén)針對(duì)存在的問(wèn)題制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況報(bào)送公司/組織檔案管理部門(mén)。四、檔案年檢結(jié)果的處理（一）年檢結(jié)果評(píng)定檔案年檢結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。1.優(yōu)秀：檔案管理制度健全，執(zhí)行嚴(yán)格，檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用充分，鑒定與銷(xiāo)毀工作符合要求，檔案管理工作成績(jī)顯著。2.合格：檔案管理制度基本健全，執(zhí)行較好，檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等工作符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)重大問(wèn)題。3.不合格：檔案管理制度不健全，執(zhí)行不力，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全、利用不充分，鑒定與銷(xiāo)毀工作不符合要求，存在嚴(yán)重問(wèn)題。（二）表彰與獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)檔案年檢結(jié)果為優(yōu)秀的部門(mén)，公司/組織給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰形式可以包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等；獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）整改要求1.限期整改：對(duì)檔案年檢結(jié)果為不合格的部門(mén)，公司/組織下達(dá)《檔案年檢整改通知書(shū)》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改。整改期限一般不超過(guò)三個(gè)月。2.整改報(bào)告：整改部門(mén)應(yīng)在整改期限屆滿后向公司/組織檔案管理部門(mén)提交整改報(bào)告，報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明整改措施、整改過(guò)程及整改結(jié)果。3.復(fù)查驗(yàn)收：公司/組織檔案管理部門(mén)對(duì)整改部門(mén)進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。