學校制度安全檔案一、總則（一）目的為加強學校制度安全檔案管理，確保學校制度的完整性、準確性和安全性，保障學校各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校內(nèi)所有涉及制度安全檔案的管理工作，包括制度文件的起草、審核、發(fā)布、修訂、廢止以及檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：制度安全檔案管理應符合國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關標準要求。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映學校制度建設的實際情況。3.完整性原則：全面收集與學校制度相關的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及學校機密的制度檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于查詢、利用，提高工作效率。二、制度文件管理流程（一）起草1.學校各部門根據(jù)工作需要，負責起草相關制度文件。起草過程中應充分調(diào)研，結合學校實際情況，確保制度的科學性、合理性和可操作性。2.制度文件應明確制定目的、適用范圍、具體內(nèi)容、實施要求等要素，語言表達應準確、清晰、簡潔。（二）審核1.起草完成的制度文件需提交至學校制度管理部門進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性等方面。2.制度管理部門應組織相關專家或工作人員對文件進行會審，提出修改意見和建議。起草部門應根據(jù)審核意見及時進行修改完善。（三）發(fā)布1.經(jīng)審核通過的制度文件，由學校負責人簽署發(fā)布。發(fā)布形式可采用學校內(nèi)部發(fā)文、公告欄張貼、校園網(wǎng)發(fā)布等多種方式，確保全體教職工知曉。2.制度文件發(fā)布后，應及時將紙質(zhì)文件和電子文件歸檔保存，建立相應的文件記錄。（四）修訂1.隨著學校發(fā)展和外部環(huán)境變化，制度文件需要適時修訂。各部門應及時關注制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出修訂建議。2.修訂制度文件的流程與起草、審核、發(fā)布流程相同，確保修訂后的制度文件合法有效。（五）廢止1.對于已不適用或失效的制度文件，應及時予以廢止。廢止制度文件需經(jīng)學校相關部門審核批準，并在學校內(nèi)部進行公示。2.廢止后的制度文件應妥善保管，注明廢止原因和時間，以備查閱。三、制度安全檔案收集（一）收集范圍1.學校制定的各類規(guī)章制度，包括但不限于教學管理制度、學生管理制度、人事管理制度、財務管理制度、后勤管理制度等。2.制度文件的起草稿、審核稿、修改稿、發(fā)布稿等不同版本。3.與制度制定、修訂相關的會議記錄、調(diào)研報告、專家意見等資料。4.制度執(zhí)行過程中的反饋信息、評估報告、整改記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責制度文件的收集工作，確保文件收集的及時性和準確性。2.收集的文件應完整無缺頁、無破損，字跡清晰可辨。電子文件應格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。3.對于重要制度文件，應同時收集相關的背景資料和解讀說明，以便更好地理解制度內(nèi)涵。四、制度安全檔案整理（一）分類1.按照制度的性質(zhì)和用途，將制度安全檔案分為教學管理類、學生管理類、人事管理類、財務管理類、后勤管理類等若干類別。2.在每個類別下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如教學管理類可分為課程設置、教學計劃、考試管理等子類別。（二）編號1.為便于檔案管理和查詢，對每一份制度文件進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，確保編號與文件內(nèi)容相對應。2.編號格式可采用年份+類別代碼+順序號的方式，如2023JX01表示2023年教學管理類第1份制度文件。（三）編目1.編制制度安全檔案目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、起草部門、起草時間、審核時間、發(fā)布時間、修訂記錄等內(nèi)容。2.目錄應按照分類順序排列，便于查找和核對。同時，應建立電子目錄，方便計算機檢索。（四）裝訂1.對紙質(zhì)制度文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對于篇幅較長的文件，可采用三孔一線裝訂法；對于篇幅較短的文件，可采用膠裝或騎馬訂裝訂法。五、制度安全檔案保管（一）保管場所1.設立專門的制度安全檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）保管方式1.制度安全檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照分類順序存放在檔案柜中，便于查找和取用。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)制度文件的重要性和時效性，確定不同制度安全檔案的保管期限。一般分為短期、中期和長期保管。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。具體保管期限可根據(jù)學校實際情況和相關規(guī)定進行調(diào)整。（四）檔案清查1.定期對制度安全檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄并采取相應的措施進行處理，如補充缺失文件、修復破損檔案、調(diào)整保管位置等。六、制度安全檔案利用（一）利用原則1.制度安全檔案的利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.利用檔案時應填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用時間、利用人等信息。（二）利用方式1.提供檔案查閱服務，學校內(nèi)部人員因工作需要可申請查閱制度安全檔案。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.根據(jù)需要提供檔案復制服務，復制檔案應經(jīng)過檔案管理部門批準，并注明復制用途。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.對于涉及學校機密的制度檔案，應嚴格限制利用范圍，經(jīng)學校相關領導批準后方可查閱或復制。（三）利用反饋1.利用檔案后，利用人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或提出的建議。2.檔案管理部門應根據(jù)利用反饋信息，對檔案管理工作進行改進和完善，提高檔案利用效率和質(zhì)量。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校設立制度安全檔案管理監(jiān)督小組，負責對制度安全檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由學校相關部門負責人和專業(yè)人員組成。2.監(jiān)督小組定期對制度安全檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理保管利用情況等。（二）檢查內(nèi)容1.制度文件的起草、審核、發(fā)布、修訂、廢止等流程是否符合規(guī)定。2.制度安全檔案的收集是否齊全、整理是否規(guī)范、保管是否安全、利用是否合理。3.檔案管理設施設備是否正常運行，檔案庫房環(huán)境是否符合要求。4.檔案管理人員的工作責任心和業(yè)務能力是否滿足工作需要。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組