檔案庫房制度展板一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司所有檔案庫房的管理工作，涵蓋公司各類文件、資料、記錄等檔案的存儲、保管和查閱。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如[具體行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱]制定，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)，符合行業(yè)規(guī)范要求。（三）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案庫房管理活動中的行為規(guī)范，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，明確各崗位職責(zé)和工作流程。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，包括溫濕度監(jiān)測、防火防盜防蟲等設(shè)施設(shè)備檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱管理，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。5.組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號清晰、裝訂整齊。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的上架、下架、存放位置調(diào)整等，保證檔案存放有序，便于查找。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，做好溫濕度記錄、安全巡查記錄等，及時發(fā)現(xiàn)并報告異常情況。4.協(xié)助檔案借閱工作，按照規(guī)定辦理借閱登記、歸還手續(xù)，對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保按時歸還。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全性和保密性。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等及時收集齊全。2.收集的檔案范圍包括但不限于：行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、技術(shù)資料圖紙、人事檔案、會議記錄、客戶資料等。3.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案內(nèi)容真實反映工作實際情況，不得遺漏重要信息。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行合理分類，確保分類清晰、便于查找。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則應(yīng)明確、統(tǒng)一，并在全公司范圍內(nèi)保持一致。3.對檔案進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，使檔案內(nèi)容一目了然，便于查閱。4.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案的關(guān)鍵信息進(jìn)行掃描錄入，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的檔案，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時退回原部門進(jìn)行補充或修正。3.審核通過的檔案按照分類編號規(guī)則進(jìn)行歸檔上架，確保檔案存放有序，便于日后查閱。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、拼接、涂改檔案內(nèi)容。如有特殊情況需要對檔案進(jìn)行處理，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄。2.歸檔的檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行包裝，檔案盒、檔案袋應(yīng)標(biāo)明檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。五、檔案存儲（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件，確保檔案的安全存儲。2.庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]%之間。溫濕度應(yīng)定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.庫房應(yīng)配備照明設(shè)備，照明亮度應(yīng)適宜，避免光線直射檔案，防止檔案褪色、老化。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，每個檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用直立式存放，避免檔案平放導(dǎo)致變形、損壞。對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檢索區(qū)域，存放檔案檢索工具，如檔案目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案管理人員和查閱人員查找檔案。（三）庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防蟲藥品投放裝置、防鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期組織員工進(jìn)行消防知識培訓(xùn)和滅火演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)進(jìn)行身份驗證，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險物品進(jìn)入庫房。4.定期對檔案庫房進(jìn)行安全巡查，檢查庫房門窗是否關(guān)閉、設(shè)施設(shè)備是否正常運行、檔案是否完好無損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。六、檔案借閱（一）借閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別、保管期限等因素進(jìn)行審批。對于涉及重要機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.審核通過后，檔案管理部門在《檔案借閱申請表》上簽署意見，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人憑批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請表上的信息提供檔案，并在《檔案借閱登記薄》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。3.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱期限]天，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、遺失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理人員在《檔案借閱登記薄》上記錄檔案的歸還時間，并將檔案歸還原位。七、檔案保密（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案保密工作的管理，對涉及機密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、限制查閱人員等。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（二）保密措施1.對檔案庫房進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.對涉及機密的檔案進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用安全可靠的加密技術(shù)，防止檔案信息泄露。4.在檔案利用過程中，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和使用方式，對查閱人員進(jìn)行身份驗證和登記，確保檔案不被非法獲取和使用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.采用直接鑒定法，即直接審查檔案的內(nèi)容，而不是僅僅根據(jù)檔案的題名、目錄等進(jìn)行判斷，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、銷毀記錄等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。九