衛(wèi)生監(jiān)督檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法行為，保障衛(wèi)生監(jiān)督工作依法有序開(kāi)展，提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督工作所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生監(jiān)督工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全保管和有效利用。3.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的收集、整理和初步歸檔，確保檔案材料的齊全、完整和真實(shí)。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案排列有序、存放安全。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)為查閱、借閱人員提供檔案，并督促按時(shí)歸還。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案的完整和安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、文書(shū)，如監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書(shū)、行政復(fù)議決定書(shū)、行政訴訟判決書(shū)等。2.與衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)的會(huì)議記錄、工作匯報(bào)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.涉及衛(wèi)生監(jiān)督對(duì)象的基本信息、許可資料、監(jiān)督檢查記錄、整改情況等檔案材料。4.衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成的照片、錄像、錄音等視聽(tīng)資料。5.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，保持材料之間的關(guān)聯(lián)性。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）收集時(shí)間1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作結(jié)束后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)檔案材料收集齊全，并移交至本部門(mén)檔案管理人員。2.其他與衛(wèi)生監(jiān)督工作有關(guān)的文件、資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照衛(wèi)生監(jiān)督工作的業(yè)務(wù)類(lèi)別、時(shí)間順序、監(jiān)督對(duì)象等進(jìn)行分類(lèi)。例如，可分為公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：將零散的文件材料按照一定順序進(jìn)行排列，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊、編目清晰。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過(guò)整理的各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督檔案均應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.每年[具體時(shí)間]前，各部門(mén)應(yīng)將上一年度的衛(wèi)生監(jiān)督檔案移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性的衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)歸檔。（三）歸檔程序1.檔案形成部門(mén)將整理好的檔案移交給檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后，將檔案按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及重大衛(wèi)生違法案件、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括一般性衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文件、重要監(jiān)督對(duì)象的檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括日常監(jiān)督檢查記錄、一般性工作文件等。（四）保管要求1.按照檔案的保管期限和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。七、檔案查閱（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱衛(wèi)生監(jiān)督檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、標(biāo)記檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）查閱限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。2.永久保管的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的必要范圍內(nèi)。八、檔案借閱（一）借閱范圍因工作需要，本公司/組織內(nèi)部人員或外部單位確需借閱衛(wèi)生監(jiān)督檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記簿，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（三）借閱限制1.借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況。2.檔案的查閱、借閱情況，包括查閱和借閱的次數(shù)、人員、時(shí)間等。3.檔案的利用效果，如為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作提供的支持和幫助等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）分析要求1.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題。2.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施，并及時(shí)調(diào)整檔案管理制度和工作流程。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.本公司/組織的檔案保管期限表和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本公司