費用報銷申請單填寫及審批規(guī)范一、適用范圍與常見應用場景本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有因公產(chǎn)生的各項費用報銷管理，旨在規(guī)范費用報銷流程，保證支出合規(guī)、透明。常見應用場景包括：業(yè)務差旅：員工因外出參加會議、客戶拜訪、項目調(diào)研等產(chǎn)生的交通費、住宿費、市內(nèi)交通費等；日常辦公：購買辦公用品、支付快遞費、訂閱業(yè)務資料等；活動組織：部門開展業(yè)務培訓、客戶接待、團隊建設等活動的場地、物料、餐飲等費用；其他因公支出：經(jīng)部門負責人審批確認的其他與工作直接相關的費用。二、費用報銷全流程操作指引（一）費用發(fā)生前：事前申請與確認預算確認：費用發(fā)生前，申請人需確認所在部門是否有對應預算，若涉及大額支出（如單筆超過5000元），需提前向部門負責人提交《費用預申請表》，說明事由、金額、用途及預算來源，經(jīng)審批通過后方可發(fā)生費用。標準核對：參照公司《費用管理標準》（如交通、住宿、招待等費用上限），保證費用支出在合理范圍內(nèi)，避免超標準消費。（二）費用發(fā)生后：憑證整理與申請單填寫合規(guī)憑證收集費用發(fā)生后，需及時取得合法、合規(guī)的憑證（如電子支付記錄、行程單、收據(jù)等），憑證需注明費用發(fā)生日期、事項、金額、收款方等信息，保證真實、完整、清晰；若為多人共同發(fā)生的費用（如團隊聚餐），需提供費用分攤明細，注明各參與人員及分攤金額。填寫《費用報銷申請單》登錄公司財務系統(tǒng)或使用紙質(zhì)單據(jù)，逐項填寫以下信息（詳見模板表格）：基礎信息：申請人姓名（*某）、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式；費用明細：按費用類別（如“差旅費”“辦公費”）逐行填寫，每行需注明費用發(fā)生日期、具體事項、金額（小寫）、對應憑證數(shù)量及編號；事由說明：簡要描述費用發(fā)生的原因、用途及與工作的關聯(lián)性（如“赴XX地拜訪XX客戶，產(chǎn)生交通費XX元”）；預算信息：填寫對應預算項目名稱及編號，若為預算外費用，需注明“預算外”并說明原因；附件清單：列出所有隨附憑證的名稱及數(shù)量（如“交通憑證2張，餐飲憑證1張”）。（三）內(nèi)部審批：逐級審核與確認部門負責人審批申請人將填寫完整的《費用報銷申請單》及附件提交至部門負責人*某，部門負責人需審核：費用是否與部門業(yè)務相關，是否符合預算規(guī)定；事由是否清晰合理，金額是否準確；憑證是否齊全、合規(guī)。審批通過后，部門負責人在“部門審批意見”欄簽字確認；若不通過，需注明退回理由并反饋給申請人修改。財務部門審核部門審批通過后，申請單流轉(zhuǎn)至財務部門，由財務專員*某進行復核，重點審核：費用是否符合公司《費用管理標準》；憑證是否合法有效（如電子憑證需有完整支付流水，紙質(zhì)憑證需有收款方蓋章）；計算是否準確（如小寫與大寫金額是否一致，分攤金額是否合理）；預算使用是否在額度內(nèi)。審核通過后，財務專員在“財務審核意見”欄簽字；若發(fā)覺問題，需與申請人溝通補充材料或調(diào)整報銷金額。分管領導審批（如需）涉及大額支出（如單筆超過10000元）或預算外費用，需經(jīng)分管領導*某審批，確認費用支出的必要性及合理性后簽字。（四）報銷完成：財務付款與賬務處理付款安排：所有審批流程完成后，財務部門根據(jù)申請單信息安排付款，可選擇銀行轉(zhuǎn)賬或發(fā)放至員工工資卡（需提前提供收款賬戶信息），付款完成后在“財務付款確認”欄標注日期及付款編號。憑證歸檔：申請人可登錄財務系統(tǒng)查詢報銷進度，報銷完成后，紙質(zhì)申請單及附件由財務部門統(tǒng)一歸檔保存，電子憑證留存于公司系統(tǒng)備查。三、費用報銷申請單模板費用報銷申請單申請單編號：申請日期：年月日申請人信息姓名：*某費用明細費用類別事由說明預算信息預算項目名稱：____________________預算編號：______________________附件清單1.____________________________數(shù)量：______2.____________________________數(shù)量：______審批流程申請人簽字：__________日期：______部門負責人審批：__________日期：______財務審核：__________日期：______分管領導審批（如需）：__________日期：______財務付款確認付款日期：______付款編號：______財務專員簽字：__________四、填寫與審批關鍵注意事項（一）申請單填寫規(guī)范信息真實準確：申請人需保證所填寫的姓名、部門、金額、事由等信息真實無誤，不得虛構費用或夸大金額；事由清晰具體：費用事由需簡明扼要，說明與工作的直接關聯(lián)（如“采購部門辦公用A4紙100張”而非“購買辦公用品”）；憑證對應一致：申請單中的費用明細需與附件憑證一一對應，憑證編號需準確填寫，避免遺漏或錯填；金額大小寫一致：報銷金額需同時填寫小寫（如“1200.00”）和大寫（如“壹仟貳佰元整”），保證兩者完全一致。（二）審批流程要求逐級審批原則：嚴格按照“申請人→部門負責人→財務審核→分管領導（如需）”的順序?qū)徟坏锰壔蚰嫦蛱峤?；審批時限要求：部門負責人需在收到申請單2個工作日內(nèi)完成審批，財務部門需在收到完整材料3個工作日內(nèi)完成審核，特殊情況需提前告知申請人；退回機制：若審批過程中發(fā)覺材料不全或不符合要求，審批人需注明退回原因，申請人在收到反饋后2個工作日內(nèi)補充完善并重新提交。（三）其他注意事項報銷時限：費用需在發(fā)生后30日內(nèi)提交報銷申請，因特殊情況逾期需向部門負責人說明原因并經(jīng)分管領導批準；禁止行為：