采購申請與審批流程快速參考指南一、何時需要啟動采購申請流程在以下場景中，需按規(guī)范流程發(fā)起采購申請，保證采購行為合規(guī)、高效：日常運營需求：如辦公用品補充、設(shè)備日常維護耗材等，保障部門基礎(chǔ)工作運轉(zhuǎn)；項目專項采購：如新項目啟動所需的原材料、軟件工具、服務(wù)外包等，需與項目計劃匹配；臨時應(yīng)急采購：如突發(fā)故障需緊急更換的零部件、臨時活動物料等，需明確緊急原因并加速審批；資產(chǎn)新增采購：如新增辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具等，需納入固定資產(chǎn)管理的物品采購。二、采購申請與審批全流程步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與申請表填寫操作主體：需求部門申請人（如部門專員*）具體操作：明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途及緊急程度；填寫《采購申請表》（模板見第三部分），附必要支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、報價單、項目立項批復(fù)等）；保證信息真實完整，模糊描述（如“一批辦公用品”）需細(xì)化至具體品類和數(shù)量。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）審核重點：采購需求的合理性（是否符合部門工作計劃、是否為必要支出）；預(yù)算匹配度（是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說明資金來源）；規(guī)格參數(shù)的明確性（避免因描述不清導(dǎo)致采購偏差）。輸出結(jié)果：審核通過簽字確認(rèn)；不通過需注明原因并退回申請人修改。步驟3：采購部門復(fù)審操作主體：采購部專員*（或?qū)?yīng)采購小組）審核重點：采購品類是否符合公司集中采購目錄（如需集中采購的物料是否通過指定渠道）；市場行情預(yù)估（參考?xì)v史價格或市場均價，判斷預(yù)估單價是否合理）；采購方式合規(guī)性（根據(jù)金額和品類確定詢價、招標(biāo)或直接采購，需符合公司采購制度）。輸出結(jié)果：審核通過后提交至下一級審批；不通過需反饋申請人或部門負(fù)責(zé)人調(diào)整需求。步驟4：財務(wù)部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：財務(wù)部專員、分管采購/財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)（如總監(jiān)、副總經(jīng)理*）審批權(quán)限：采購金額≤5000元：財務(wù)部審核后由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元＜采購金額≤20000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)部備案；采購金額＞20000元：需提交總經(jīng)理*審批，財務(wù)部復(fù)核預(yù)算與付款計劃。審批重點：財務(wù)部重點審核預(yù)算合規(guī)性、資金安排可行性；分管領(lǐng)導(dǎo)重點審核采購事項的戰(zhàn)略匹配性與成本效益。步驟5：采購執(zhí)行與過程跟蹤操作主體：采購部專員*具體操作：根據(jù)審批結(jié)果選擇供應(yīng)商（優(yōu)先合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照等資質(zhì)文件）；簽訂采購合同/訂單（明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款）；跟蹤訂單進度，保證按時交付，如遇延遲需及時與需求部門溝通。步驟6：驗收與付款操作主體：需求部門申請人、采購部專員、財務(wù)部專員具體操作：物品/服務(wù)送達后，需求部門按采購要求驗收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等），填寫《驗收單》并簽字確認(rèn)；采購部收集《采購申請表》《驗收單》《合同/訂單》《發(fā)票》等全套材料，提交財務(wù)部；財務(wù)部核對無誤后按合同約定安排付款，保證票據(jù)合規(guī)（發(fā)票抬頭、稅號等信息準(zhǔn)確）。步驟7：資料歸檔操作主體：采購部專員*歸檔內(nèi)容：《采購申請表》《審批單》《合同/訂單》《報價單》《驗收單》《發(fā)票》等，按“一單一檔”原則整理，保存期限不少于2年（涉及固定資產(chǎn)的需同步更新臺賬）。三、采購申請表模板采購申請表編號：[年份]-[部門簡稱]-[序號，如2024-CG-001]申請部門聯(lián)系方式采購編號（由采購部填寫，用于唯一標(biāo)識本次采購）采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱12合計金額（大寫）____________________元整；（小寫）￥_____________元采購事由及用途（需詳細(xì)說明采購原因、使用場景、與工作/項目的關(guān)聯(lián)性，如“為XX項目采購測試設(shè)備，用于項目研發(fā)階段”）審批流程審批人簽字審批日期審批意見部門負(fù)責(zé)人審核年月日采購部審核年月日財務(wù)部審核年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批年月日總經(jīng)理審批（如需）年月日采購執(zhí)行情況（由采購部填寫）年月日□已完成□進行中申請人簽字||備注|（如特殊需求、供應(yīng)商偏好等）|四、流程執(zhí)行關(guān)鍵要點提示需求明確性：采購物品/服務(wù)需清晰描述名稱、規(guī)格、數(shù)量，避免“一批”“若干”等模糊表述，保證采購精準(zhǔn)性。預(yù)算前置原則：無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，審批通過后方可發(fā)起流程，避免資金風(fēng)險。審批時效管理：普通流程：各環(huán)節(jié)審批時限不超過2個工作日；緊急流程：需在申請表上注明“緊急”原因，審批人需優(yōu)先處理，總流程時限不超過1個工作日；超時未審批的，申請人可向上一級領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部*催辦。供應(yīng)商合規(guī)性：嚴(yán)禁向無資質(zhì)供應(yīng)商（如無營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）采購，大額采購需保留3家以上供應(yīng)商的比價記錄。驗收嚴(yán)格把關(guān)：驗收