2026年電氣制造公司費用報銷標(biāo)準(zhǔn)管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司費用報銷管理，明確報銷標(biāo)準(zhǔn)與流程，控制經(jīng)營成本，防范報銷風(fēng)險，保障公司資金安全，提升費用使用效益，結(jié)合電氣制造行業(yè)特點（含生產(chǎn)零星支出、研發(fā)費用、銷售外勤費用、設(shè)備維修費用等場景），明確費用報銷的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限及責(zé)任要求，實現(xiàn)費用報銷標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務(wù)通則》等國家法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)、全資/控股子公司所有部門及全體員工的費用報銷活動，涵蓋差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公費、生產(chǎn)相關(guān)費用、研發(fā)費用、銷售費用、設(shè)備維修費用、培訓(xùn)費等各類費用的報銷管理。所有員工發(fā)生的可報銷費用，均需按本制度執(zhí)行，嚴(yán)禁違規(guī)報銷。第三條基本原則合規(guī)性原則：報銷費用需符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司制度，報銷單據(jù)真實合法，流程合規(guī)完整，杜絕虛假報銷、違規(guī)報銷。真實性原則：報銷費用需真實發(fā)生，與公司經(jīng)營活動直接相關(guān)，單據(jù)、憑證與實際支出一致，不得虛構(gòu)支出、虛開發(fā)票。標(biāo)準(zhǔn)化原則：報銷標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一明確，按職級、費用類型制定差異化標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分不予報銷（特殊情況除外）。及時性原則：費用發(fā)生后需在規(guī)定時限內(nèi)提交報銷申請，逾期未報且無合理理由的，不予報銷或按比例核減報銷金額。勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)合理開支，杜絕鋪張浪費，優(yōu)先選擇性價比最優(yōu)的支出方式，嚴(yán)控非必要費用支出。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第四條組織架構(gòu)公司財務(wù)部為費用報銷管理歸口部門，負責(zé)制定與修訂報銷標(biāo)準(zhǔn)、審核報銷單據(jù)、核算報銷金額、辦理支付手續(xù)；各部門負責(zé)人為本科室費用報銷第一責(zé)任人，負責(zé)審核本部門報銷單據(jù)的真實性、合理性；審計部負責(zé)監(jiān)督費用報銷流程執(zhí)行情況，核查違規(guī)報銷行為；人力資源部配合提供員工職級信息，協(xié)助落實報銷考核與責(zé)任追究。第五條各部門與人員職責(zé)財務(wù)部：牽頭制定本制度及報銷標(biāo)準(zhǔn)；審核報銷單據(jù)的完整性、真實性、合規(guī)性，核查報銷金額與標(biāo)準(zhǔn)的匹配度；辦理報銷款項支付與賬務(wù)處理；定期匯總報銷數(shù)據(jù)，分析費用支出情況；反饋報銷審核中發(fā)現(xiàn)的問題，優(yōu)化報銷流程；拒絕違規(guī)報銷申請，協(xié)助審計部核查虛假報銷行為。各部門負責(zé)人：審核本部門員工提交的報銷申請，確認(rèn)費用支出與業(yè)務(wù)相關(guān)、單據(jù)真實、金額合規(guī)；監(jiān)督本部門員工遵守報銷制度，杜絕違規(guī)報銷；對審核不嚴(yán)導(dǎo)致的違規(guī)報銷承擔(dān)連帶責(zé)任。報銷人：如實填報報銷信息，提供真實、完整的報銷單據(jù)；嚴(yán)格按報銷標(biāo)準(zhǔn)歸集費用，對超標(biāo)準(zhǔn)支出提前履行審批手續(xù)；及時提交報銷申請，配合財務(wù)部審核，對審核疑問予以說明；對自身違規(guī)報銷行為承擔(dān)全部責(zé)任。審計部：定期開展費用報銷專項監(jiān)督檢查，核查報銷單據(jù)真實性、流程合規(guī)性；受理違規(guī)報銷舉報，開展核查處理；對報銷管理中的漏洞提出整改建議，監(jiān)督整改落實；追究違規(guī)報銷相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。人力資源部：提供員工職級、崗位信息，作為報銷標(biāo)準(zhǔn)分級依據(jù)；將員工違規(guī)報銷情況納入績效考核，配合落實獎懲措施。第三章報銷范圍與標(biāo)準(zhǔn)第六條差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)交通費用：出差人員按職級選擇交通方式，普通員工出差優(yōu)先選擇高鐵二等座、動車二等座、汽車硬臥；部門主管及以上職級可選擇高鐵一等座、動車一等座，出差路程超過800公里可選擇經(jīng)濟艙機票。交通費用憑正規(guī)票據(jù)報銷，超標(biāo)部分自理，特殊情況需提前向部門負責(zé)人申請，經(jīng)審批后可報銷。住宿費用：按出差城市級別設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，一線城市（直轄市、省會城市）普通員工住宿標(biāo)準(zhǔn)不超過300元/晚，部門主管及以上不超過500元/晚；二線及以下城市普通員工不超過200元/晚，部門主管及以上不超過350元/晚。多人同行可合住，住宿費用按人均標(biāo)準(zhǔn)報銷，憑酒店正規(guī)發(fā)票報銷，超標(biāo)部分自理?；锸逞a貼：按出差天數(shù)計發(fā)，一線城市50元/天，二線及以下城市40元/天，憑餐飲票據(jù)報銷或按標(biāo)準(zhǔn)定額補貼，兩者擇一執(zhí)行，不得重復(fù)報銷。市內(nèi)交通補貼：出差期間市內(nèi)交通費用按30元/天定額補貼，憑交通票據(jù)報銷或按標(biāo)準(zhǔn)計發(fā)，特殊情況（如緊急公務(wù)打車）可單獨報銷，需注明事由。第七條業(yè)務(wù)招待費報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷范圍：因業(yè)務(wù)需要招待客戶、合作伙伴產(chǎn)生的餐飲費、禮品費、接待費等，需與業(yè)務(wù)直接相關(guān)，提前履行審批手續(xù)。餐飲招待標(biāo)準(zhǔn)：按接待對象層級設(shè)定，接待普通客戶人均不超過150元，接待重要客戶人均不超過300元，單次招待費用超過2000元的，需提前報總經(jīng)理審批。餐飲費用憑正規(guī)餐飲發(fā)票報銷，注明接待對象、事由、參與人數(shù)。禮品費用：贈送客戶禮品需符合商務(wù)禮儀，單次禮品費用人均不超過500元，全年累計贈送同一客戶禮品費用不超過2000元，憑禮品采購正規(guī)發(fā)票報銷，注明禮品名稱、接收對象、事由。第八條辦公費報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷范圍：公司日常辦公所需的辦公用品（筆墨、紙張、文件夾等）、辦公設(shè)備耗材（打印機硒鼓、墨盒等）、辦公軟件訂閱費、水電費、物業(yè)費等。報銷標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品實行定額管理，各部門按員工人數(shù)核定月度辦公經(jīng)費，人均每月不超過50元，超定額部分需提交申請，經(jīng)財務(wù)部審核、分管副總審批后可報銷。辦公設(shè)備耗材按實際需求采購報銷，優(yōu)先選擇性價比最優(yōu)的產(chǎn)品，單筆采購費用超過1000元的，需履行比價流程。水電費、物業(yè)費按實際發(fā)生金額憑正規(guī)票據(jù)報銷。第九條生產(chǎn)相關(guān)費用報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷范圍：生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的零星原材料采購費、輔助材料費、生產(chǎn)工具維修費、車間小額設(shè)備配件費等，需與生產(chǎn)活動直接相關(guān)。報銷標(biāo)準(zhǔn)：單筆零星采購費用不超過5000元的，憑采購發(fā)票、入庫單報銷；超過5000元的，需簽訂采購合同，按合同約定報銷。生產(chǎn)工具維修、設(shè)備配件費用憑維修清單、正規(guī)發(fā)票報銷，維修費用超過2000元的，需提前報生產(chǎn)部負責(zé)人審批。第十條研發(fā)費用報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷范圍：研發(fā)項目開展過程中產(chǎn)生的研發(fā)材料采購費、實驗設(shè)備租賃費、檢測費、研發(fā)人員差旅費等，需納入研發(fā)項目預(yù)算。報銷標(biāo)準(zhǔn)：研發(fā)材料采購按項目預(yù)算報銷，憑采購發(fā)票、入庫單、項目領(lǐng)用單報銷；實驗設(shè)備租賃憑租賃合同、正規(guī)發(fā)票報銷；檢測費憑檢測機構(gòu)出具的正規(guī)發(fā)票、檢測報告報銷；研發(fā)人員差旅費按本制度第六條差旅費標(biāo)準(zhǔn)報銷，注明研發(fā)項目名稱。第十一條其他費用報銷標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備維修費用：生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備維修費用憑維修合同、維修清單、正規(guī)發(fā)票報銷，單筆維修費用超過5000元的，需經(jīng)生產(chǎn)部或行政部審核、分管副總審批；超過20000元的，需報總經(jīng)理審批。培訓(xùn)費：員工參加專業(yè)技能培訓(xùn)、行業(yè)培訓(xùn)產(chǎn)生的學(xué)費、差旅費等，憑培訓(xùn)通知、繳費發(fā)票報銷，單次培訓(xùn)費用超過3000元的，需提前報人力資源部審核、分管副總審批。銷售費用：銷售過程中產(chǎn)生的客戶開發(fā)費、展會費、宣傳物料費等，憑正規(guī)票據(jù)報銷，展會費、大額宣傳物料費需按預(yù)算執(zhí)行，超過預(yù)算部分需履行審批手續(xù)。第四章報銷流程與審批權(quán)限第十二條報銷流程報銷申請：費用發(fā)生后，報銷人需在15個工作日內(nèi)整理報銷單據(jù)（發(fā)票、收據(jù)、清單、合同等），如實填寫《費用報銷單》，注明費用類型、支出事由、金額、發(fā)生時間等信息，附相關(guān)單據(jù)提交部門負責(zé)人審核。部門審核：部門負責(zé)人在3個工作日內(nèi)審核報銷單據(jù)的真實性、合理性，確認(rèn)費用與業(yè)務(wù)相關(guān)、單據(jù)完整，審核通過后簽字提交財務(wù)部。財務(wù)審核：財務(wù)部在3個工作日內(nèi)審核報銷單據(jù)的合規(guī)性、完整性，核查報銷金額與標(biāo)準(zhǔn)的匹配度，對不符合要求的報銷申請，退回報銷人補充完善；審核通過后提交對應(yīng)權(quán)限審批人審批。審批支付：審批人在3個工作日內(nèi)完成審批，審批通過后，財務(wù)部在5個工作日內(nèi)辦理報銷支付手續(xù)，將款項支付至報銷人指定銀行賬戶；審批未通過的，退回財務(wù)部，由財務(wù)部反饋報銷人并說明理由。檔案歸檔：財務(wù)部完成支付后，將報銷單據(jù)、《費用報銷單》等資料整理歸檔，保存期限不少于5年，確保報銷全程可追溯。第十三條審批權(quán)限單筆報銷金額5000元以下：由部門負責(zé)人審核、財務(wù)部復(fù)核后，報分管副總審批。單筆報銷金額5000元（含）-20000元：經(jīng)部門負責(zé)人、分管副總審核后，報總經(jīng)理審批。單筆報銷金額20000元（含）以上：經(jīng)部門負責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理審核后，報公司董事會審批（如有）。特殊費用報銷（如超標(biāo)準(zhǔn)支出、緊急支出）：需提交《特殊費用報銷申請單》，注明事由、金額、超標(biāo)準(zhǔn)原因，經(jīng)部門負責(zé)人、分管副總審核后，報總經(jīng)理審批，方可按流程報銷。第五章報銷單據(jù)要求與禁忌第十四條報銷單據(jù)要求發(fā)票需為國家稅務(wù)部門認(rèn)可的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭、納稅人識別號、項目名稱、金額、日期等信息完整準(zhǔn)確，加蓋開票單位公章或發(fā)票專用章，字跡清晰可辨，不得涂改、偽造。報銷單據(jù)需與費用支出一致，如餐飲費需附消費明細，采購費用需附采購清單、入庫單，差旅費需附行程單（機票、高鐵票等），維修費用需附維修清單。報銷單據(jù)需按費用類型分類整理，粘貼整齊，標(biāo)注單據(jù)張數(shù)、總金額，便于審核查閱；電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版，附電子發(fā)票歸檔憑證，確?？刹轵?。第十五條報銷禁忌嚴(yán)禁報銷與公司經(jīng)營活動無關(guān)的費用（如個人消費、家庭支出等）。嚴(yán)禁使用虛假發(fā)票、過期發(fā)票、作廢發(fā)票報銷，嚴(yán)禁虛開發(fā)票、虛構(gòu)支出。嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)報銷費用，未履行特殊審批手續(xù)的超標(biāo)準(zhǔn)部分，不予報銷。嚴(yán)禁拆分費用報銷，規(guī)避審批權(quán)限；嚴(yán)禁逾期報銷（超過15個工作日且無合理理由）。嚴(yán)禁報銷法律法規(guī)禁止支出的費用（如禮金、賄賂支出等）。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十六條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督：財務(wù)部在報銷審核過程中，嚴(yán)格核查單據(jù)真實性、流程合規(guī)性，對疑似違規(guī)報銷行為及時核查，上報審計部。專項檢查：審計部每季度組織一次費用報銷專項檢查，隨機抽查報銷單據(jù)、核查報銷流程，重點排查虛假報銷、違規(guī)報銷行為，形成專項檢查報告，上報公司管理層。舉報核查：設(shè)立違規(guī)報銷舉報渠道，接受員工、外部人員舉報，審計部對舉報事項及時核查，核查結(jié)果嚴(yán)格保密，對實名舉報屬實的，給予適當(dāng)獎勵。第十七條責(zé)任追究報銷人違規(guī)：虛假報銷、虛開發(fā)票、超標(biāo)準(zhǔn)報銷且未履行審批手續(xù)的，追回違規(guī)報銷款項，扣除當(dāng)月績效工資20%-50%；情節(jié)嚴(yán)重的（單筆違規(guī)金額超過1000元），予以通報批評、降職或開除處分；涉嫌違法的，依法移交相關(guān)部門處理。部門負責(zé)人違規(guī)：審核不嚴(yán)導(dǎo)致下屬員工違規(guī)報銷的，扣除當(dāng)月績效工資10%-30%；多次出現(xiàn)違規(guī)報銷且未整改的，予以通報批評、降職處分；參與或包庇違規(guī)報銷的，按報銷人違規(guī)同等標(biāo)準(zhǔn)處罰。財務(wù)人員違規(guī)：未按制度審核報銷單據(jù)，導(dǎo)致違規(guī)報銷款項支付的，扣除當(dāng)月績效工資20%-40%；包庇違規(guī)報銷、串通造假的，予以開除處分；涉嫌違法的，依法移交相關(guān)部門處理。其他相關(guān)