學(xué)校綜合辦公室運行做法安排一、綜合辦公室運行概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運營的中樞部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門、服務(wù)師生、保障學(xué)校高效運轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。為確保綜合辦公室工作的高效、有序、規(guī)范，特制定本運行做法安排，以明確職責(zé)、優(yōu)化流程、提升服務(wù)效能。

二、綜合辦公室核心職能

（一）日常事務(wù)管理

1.文件處理：負責(zé)各類文件、通知、報告的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

(1)收文處理：及時接收、登記、分類、傳閱各類來文，確保信息暢通。

(2)發(fā)文處理：規(guī)范起草、審核、印制、分發(fā)各類文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

(3)電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲與共享。

2.會議組織：負責(zé)學(xué)校各類會議的籌備、協(xié)調(diào)、記錄與落實工作。

(1)會議籌備：提前制定會議方案，通知參會人員，準(zhǔn)備會議材料。

(2)會議協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門參會，確保會議順利進行。

(3)會議記錄：詳細記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要，并跟蹤落實情況。

3.日常接待：負責(zé)學(xué)校日常接待工作，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(1)接待訪客：熱情接待來訪人員，辦理登記手續(xù)，引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

(2)電話接聽：規(guī)范接聽電話，準(zhǔn)確記錄信息，及時傳遞通知。

（二）行政協(xié)調(diào)與服務(wù)

1.資源調(diào)配：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校資源，保障各部門工作需求。

(1)物資管理：負責(zé)辦公用品、設(shè)備的采購、領(lǐng)用、維護工作。

(2)場地管理：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校會議室、活動場地等資源的使用。

2.檔案管理：建立并完善學(xué)校檔案體系，確保檔案的完整性與安全性。

(1)檔案收集：定期收集各部門形成的檔案資料，進行分類整理。

(2)檔案保管：建立檔案保管制度，確保檔案的存放安全、保密。

(3)檔案利用：提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。

3.信息化建設(shè)：推進學(xué)校信息化建設(shè)，提升辦公效率。

(1)系統(tǒng)維護：負責(zé)學(xué)校辦公系統(tǒng)的維護與更新，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

(2)數(shù)據(jù)管理：建立數(shù)據(jù)備份機制，保障數(shù)據(jù)安全。

(3)技術(shù)支持：為師生提供信息化方面的技術(shù)支持與培訓(xùn)。

（三）后勤保障

1.環(huán)境衛(wèi)生：負責(zé)學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督與管理工作。

(1)招標(biāo)管理：通過招標(biāo)選擇合適的保潔公司，簽訂服務(wù)合同。

(2)日常監(jiān)督：定期檢查環(huán)境衛(wèi)生情況，確保校園環(huán)境整潔。

(3)應(yīng)急處理：協(xié)調(diào)處理突發(fā)環(huán)境衛(wèi)生問題。

2.安全管理：負責(zé)學(xué)校安全工作的日常監(jiān)督與協(xié)調(diào)。

(1)安全檢查：定期開展安全檢查，排查安全隱患。

(2)應(yīng)急預(yù)案：制定并演練各類應(yīng)急預(yù)案，提升應(yīng)急處置能力。

(3)安全宣傳：開展安全宣傳教育活動，提高師生安全意識。

三、運行流程與規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文登記：接收文件后，立即進行登記，記錄文件名稱、來源、日期等信息。

2.分類傳閱：根據(jù)文件內(nèi)容，分類傳閱至相關(guān)部門或人員。

3.辦理手續(xù)：需辦理的文件，按流程進行審批、蓋章等手續(xù)。

4.歸檔保存：辦結(jié)后的文件，及時歸檔保存，建立檔案目錄。

（二）會議組織流程

1.會議通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議題、參會人員。

2.材料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)材料，提前分發(fā)給參會人員。

3.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，詳細記錄會議內(nèi)容。

4.紀要發(fā)布：會議結(jié)束后，及時發(fā)布會議紀要，并跟蹤落實情況。

（三）日常接待流程

1.熱情接待：訪客到達后，熱情接待，主動詢問需求。

2.登記手續(xù)：訪客需填寫登記表，記錄姓名、單位、聯(lián)系方式等信息。

3.引導(dǎo)聯(lián)系：根據(jù)訪客需求，引導(dǎo)其參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

4.告別送別：訪客離開時，禮貌送別，確保其順利離開。

四、監(jiān)督與改進

（一）定期檢查

1.每月對綜合辦公室各項工作進行自查，確保工作規(guī)范有序。

2.每季度組織相關(guān)部門對綜合辦公室工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

（二）持續(xù)改進

1.收集師生對綜合辦公室工作的意見和建議，及時改進工作方法。

2.定期組織員工培訓(xùn)，提升服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力。

3.學(xué)習(xí)借鑒其他學(xué)校優(yōu)秀經(jīng)驗，不斷優(yōu)化工作流程。

一、綜合辦公室運行概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運營的中樞部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門、服務(wù)師生、保障學(xué)校高效運轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。為確保綜合辦公室工作的高效、有序、規(guī)范，特制定本運行做法安排，以明確職責(zé)、優(yōu)化流程、提升服務(wù)效能。綜合辦公室的工作直接關(guān)系到學(xué)校的日常管理和師生的切身利益，因此，建立一套科學(xué)、合理的運行機制至關(guān)重要。本做法安排旨在規(guī)范綜合辦公室的各項事務(wù)，提高工作效率，為學(xué)校的整體發(fā)展提供有力支持。

二、綜合辦公室核心職能

（一）日常事務(wù)管理

1.文件處理：負責(zé)各類文件、通知、報告的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

(1)收文處理：及時接收、登記、分類、傳閱各類來文，確保信息暢通。

①**接收文件**：指定專人每天定時到指定地點接收文件，確保不遺漏任何文件。接收時，要檢查文件是否完好，有無破損或缺失。

②**登記文件**：使用統(tǒng)一的收文登記表，詳細記錄文件的名稱、來源、日期、密級等信息。登記要字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。

③**分類文件**：根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分類，如可分為通知類、報告類、請示類等。

④**傳閱文件**：根據(jù)文件的內(nèi)容和密級，確定傳閱范圍，并使用傳閱單進行登記。傳閱過程中，要確保文件不被丟失或泄露。

(2)發(fā)文處理：規(guī)范起草、審核、印制、分發(fā)各類文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

①**起草文件**：根據(jù)發(fā)文通知，明確發(fā)文目的、主送單位、正文內(nèi)容、附件等。起草時要確保內(nèi)容準(zhǔn)確、語言規(guī)范、格式正確。

②**審核文件**：文件起草完成后，需經(jīng)過相關(guān)負責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容符合學(xué)校規(guī)定，格式規(guī)范。審核過程中，要提出修改意見，并跟蹤修改情況。

③**印制文件**：文件審核無誤后，進行印制。印制時要確保印制質(zhì)量，數(shù)量準(zhǔn)確。印制過程中，要嚴格保密，防止文件泄露。

④**分發(fā)文件**：文件印制完成后，按照傳閱單或發(fā)文通知，分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時要認真核對，確保文件送達。

(3)電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲與共享。

①**建立系統(tǒng)**：選擇合適的電子文檔管理系統(tǒng)，并進行安裝和配置。系統(tǒng)要具備文檔上傳、下載、搜索、分享等功能。

②**上傳文檔**：將重要的紙質(zhì)文件進行掃描，轉(zhuǎn)換為電子文檔，并上傳到系統(tǒng)中。上傳時要確保文檔清晰、完整。

③**搜索文檔**：利用系統(tǒng)的搜索功能，快速查找需要的文檔。搜索時要輸入關(guān)鍵詞，并選擇合適的搜索范圍。

④**分享文檔**：根據(jù)需要，將文檔分享給其他用戶。分享時要設(shè)置權(quán)限，確保文檔安全。

2.會議組織：負責(zé)學(xué)校各類會議的籌備、協(xié)調(diào)、記錄與落實工作。

(1)會議籌備：提前制定會議方案，通知參會人員，準(zhǔn)備會議材料。

①**制定方案**：根據(jù)會議的議題和目的，制定詳細的會議方案。方案要包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議準(zhǔn)備等內(nèi)容。

②**通知參會人員**：會議方案確定后，及時通知參會人員。通知要明確會議的時間、地點、議題、參會要求等。

③**準(zhǔn)備會議材料**：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等。材料要確保準(zhǔn)確、完整。

(2)會議協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門參會，確保會議順利進行。

①**協(xié)調(diào)參會人員**：會議當(dāng)天，協(xié)調(diào)各部門參會人員按時到達會場。如有特殊情況，要及時調(diào)整。

②**協(xié)調(diào)會場布置**：根據(jù)會議的規(guī)模和需求，協(xié)調(diào)會場布置。如擺放桌椅、準(zhǔn)備音響設(shè)備、投影儀等。

③**協(xié)調(diào)會議流程**：會議進行過程中，要協(xié)調(diào)各部門，確保會議流程順利進行。如控制發(fā)言時間、引導(dǎo)討論等。

(3)會議記錄：詳細記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要，并跟蹤落實情況。

①**詳細記錄**：指定專人負責(zé)會議記錄，詳細記錄會議的發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議等。

②**形成會議紀要**：會議結(jié)束后，根據(jù)會議記錄，整理形成會議紀要。紀要要準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容。

③**跟蹤落實**：將會議紀要分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤落實情況。如發(fā)現(xiàn)未落實的事項，要及時提醒相關(guān)部門。

3.日常接待：負責(zé)學(xué)校日常接待工作，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(1)接待訪客：熱情接待來訪人員，辦理登記手續(xù)，引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

①**熱情接待**：訪客到達后，要熱情接待，主動問候，并引導(dǎo)其到接待室等候。

②**辦理登記手續(xù)**：訪客需填寫登記表，記錄姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪事由等信息。登記要認真核對，確保信息準(zhǔn)確。

③**引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門**：根據(jù)訪客的需求，引導(dǎo)其參觀校園或聯(lián)系相關(guān)部門。如訪客需要辦理業(yè)務(wù)，要協(xié)助其聯(lián)系相關(guān)部門。

(2)電話接聽：規(guī)范接聽電話，準(zhǔn)確記錄信息，及時傳遞通知。

①**規(guī)范接聽**：接聽電話要使用禮貌用語，如“您好，綜合辦公室”。要耐心傾聽，了解訪客需求。

②**準(zhǔn)確記錄**：接聽電話時，要準(zhǔn)確記錄訪客的姓名、單位、聯(lián)系方式、來電事由等信息。記錄要清晰、完整。

③**及時傳遞通知**：如訪客需要傳遞通知，要確保通知準(zhǔn)確、及時地傳遞給相關(guān)部門。

（二）行政協(xié)調(diào)與服務(wù)

1.資源調(diào)配：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校資源，保障各部門工作需求。

(1)物資管理：負責(zé)辦公用品、設(shè)備的采購、領(lǐng)用、維護工作。

①**采購辦公用品**：根據(jù)各部門的需求，制定辦公用品采購計劃。采購時要選擇合適的供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和價格合理。

②**領(lǐng)用辦公用品**：建立辦公用品領(lǐng)用制度，各部門需領(lǐng)用辦公用品時，需填寫領(lǐng)用單，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

③**維護設(shè)備**：定期對學(xué)校設(shè)備進行維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，要及時聯(lián)系維修人員。

(2)場地管理：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校會議室、活動場地等資源的使用。

①**場地預(yù)約**：建立場地預(yù)約制度，各部門需使用會議室、活動場地時，需提前預(yù)約。

②**場地布置**：根據(jù)會議或活動的需求，布置場地。如擺放桌椅、準(zhǔn)備音響設(shè)備、投影儀等。

③**場地維護**：會議或活動結(jié)束后，要檢查場地，確保場地整潔、設(shè)備完好。

2.檔案管理：建立并完善學(xué)校檔案體系，確保檔案的完整性與安全性。

(1)檔案收集：定期收集各部門形成的檔案資料，進行分類整理。

①**收集檔案**：根據(jù)檔案管理制度，定期收集各部門形成的檔案資料。收集時要確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

②**分類整理**：將收集到的檔案資料進行分類整理，如可分為教學(xué)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。

③**歸檔保存**：將整理好的檔案資料進行歸檔保存，確保檔案的安全性和保密性。

(2)檔案保管：建立檔案保管制度，確保檔案的存放安全、保密。

①**檔案存放**：將檔案資料存放在專門的檔案室，確保檔案的存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防蟲。

②**檔案保密**：對密級檔案要進行嚴格保密，防止檔案泄露。

③**檔案借閱**：建立檔案借閱制度，需借閱檔案時，需填寫借閱單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。

(3)檔案利用：提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。

①**提供查閱服務(wù)**：為師生提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。查閱時要確保檔案的完整性和安全性。

②**檔案復(fù)制**：根據(jù)需要，可將檔案資料進行復(fù)制，但需經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

③**檔案鑒定**：定期對檔案資料進行鑒定，對無保存價值的檔案資料進行銷毀。

3.信息化建設(shè)：推進學(xué)校信息化建設(shè)，提升辦公效率。

(1)系統(tǒng)維護：負責(zé)學(xué)校辦公系統(tǒng)的維護與更新，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

①**系統(tǒng)維護**：定期對學(xué)校辦公系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障，要及時聯(lián)系技術(shù)人員進行修復(fù)。

②**系統(tǒng)更新**：根據(jù)需要，對學(xué)校辦公系統(tǒng)進行更新，提升系統(tǒng)的功能和性能。

③**數(shù)據(jù)備份**：建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

(2)數(shù)據(jù)管理：建立數(shù)據(jù)備份機制，保障數(shù)據(jù)安全。

①**數(shù)據(jù)備份**：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在安全的地方。

②**數(shù)據(jù)恢復(fù)**：如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，要及時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

③**數(shù)據(jù)安全**：對敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。

(3)技術(shù)支持：為師生提供信息化方面的技術(shù)支持與培訓(xùn)。

①**技術(shù)支持**：為師生提供信息化方面的技術(shù)支持，如計算機使用、網(wǎng)絡(luò)連接等。

②**培訓(xùn)**：定期開展信息化方面的培訓(xùn)，提升師生的信息化素養(yǎng)。

③**推廣應(yīng)用**：積極推廣信息化應(yīng)用，提升學(xué)校信息化水平。

（三）后勤保障

1.環(huán)境衛(wèi)生：負責(zé)學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督與管理工作。

(1)招標(biāo)管理：通過招標(biāo)選擇合適的保潔公司，簽訂服務(wù)合同。

①**招標(biāo)**：根據(jù)學(xué)校的需求，制定招標(biāo)方案，并進行招標(biāo)。

②**選擇供應(yīng)商**：根據(jù)招標(biāo)結(jié)果，選擇合適的保潔公司。

③**簽訂合同**：與保潔公司簽訂服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費用等。

(2)日常監(jiān)督：定期檢查環(huán)境衛(wèi)生情況，確保校園環(huán)境整潔。

①**定期檢查**：定期對校園環(huán)境進行檢查，如教室、辦公室、走廊、操場等。

②**發(fā)現(xiàn)問題**：如發(fā)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生問題，要及時通知保潔公司進行整改。

③**考核**：定期對保潔公司進行考核，確保其提供的服務(wù)質(zhì)量。

(3)應(yīng)急處理：協(xié)調(diào)處理突發(fā)環(huán)境衛(wèi)生問題。

①**應(yīng)急處理**：如發(fā)生突發(fā)事件，如污水泄漏、垃圾堆積等，要及時協(xié)調(diào)處理。

②**聯(lián)系相關(guān)部門**：根據(jù)事件的性質(zhì)，聯(lián)系相關(guān)部門進行處理。

③**總結(jié)經(jīng)驗**：事件處理完畢后，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提升應(yīng)急處理能力。

2.安全管理：負責(zé)學(xué)校安全工作的日常監(jiān)督與協(xié)調(diào)。

(1)安全檢查：定期開展安全檢查，排查安全隱患。

①**制定檢查計劃**：根據(jù)學(xué)校的安全工作計劃，制定安全檢查計劃。

②**開展檢查**：定期對校園進行安全檢查，如教室、實驗室、食堂、宿舍等。

③**排查隱患**：如發(fā)現(xiàn)安全隱患，要及時進行整改。

(2)應(yīng)急預(yù)案：制定并演練各類應(yīng)急預(yù)案，提升應(yīng)急處置能力。

①**制定預(yù)案**：根據(jù)學(xué)校的實際情況，制定各類應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案等。

②**演練預(yù)案**：定期組織應(yīng)急預(yù)案演練，提升師生的應(yīng)急處置能力。

③**總結(jié)評估**：演練結(jié)束后，總結(jié)評估演練效果，并對預(yù)案進行完善。

(3)安全宣傳：開展安全宣傳教育活動，提高師生安全意識。

①**宣傳教育**：定期開展安全宣傳教育活動，如安全知識講座、安全知識競賽等。

②**提高意識**：通過宣傳教育，提高師生的安全意識。

③**安全文化**：營造良好的安全文化氛圍，提升學(xué)校的安全管理水平。

一、綜合辦公室運行概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運營的中樞部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門、服務(wù)師生、保障學(xué)校高效運轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。為確保綜合辦公室工作的高效、有序、規(guī)范，特制定本運行做法安排，以明確職責(zé)、優(yōu)化流程、提升服務(wù)效能。

二、綜合辦公室核心職能

（一）日常事務(wù)管理

1.文件處理：負責(zé)各類文件、通知、報告的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

(1)收文處理：及時接收、登記、分類、傳閱各類來文，確保信息暢通。

(2)發(fā)文處理：規(guī)范起草、審核、印制、分發(fā)各類文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

(3)電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲與共享。

2.會議組織：負責(zé)學(xué)校各類會議的籌備、協(xié)調(diào)、記錄與落實工作。

(1)會議籌備：提前制定會議方案，通知參會人員，準(zhǔn)備會議材料。

(2)會議協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門參會，確保會議順利進行。

(3)會議記錄：詳細記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要，并跟蹤落實情況。

3.日常接待：負責(zé)學(xué)校日常接待工作，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(1)接待訪客：熱情接待來訪人員，辦理登記手續(xù)，引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

(2)電話接聽：規(guī)范接聽電話，準(zhǔn)確記錄信息，及時傳遞通知。

（二）行政協(xié)調(diào)與服務(wù)

1.資源調(diào)配：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校資源，保障各部門工作需求。

(1)物資管理：負責(zé)辦公用品、設(shè)備的采購、領(lǐng)用、維護工作。

(2)場地管理：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校會議室、活動場地等資源的使用。

2.檔案管理：建立并完善學(xué)校檔案體系，確保檔案的完整性與安全性。

(1)檔案收集：定期收集各部門形成的檔案資料，進行分類整理。

(2)檔案保管：建立檔案保管制度，確保檔案的存放安全、保密。

(3)檔案利用：提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。

3.信息化建設(shè)：推進學(xué)校信息化建設(shè)，提升辦公效率。

(1)系統(tǒng)維護：負責(zé)學(xué)校辦公系統(tǒng)的維護與更新，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

(2)數(shù)據(jù)管理：建立數(shù)據(jù)備份機制，保障數(shù)據(jù)安全。

(3)技術(shù)支持：為師生提供信息化方面的技術(shù)支持與培訓(xùn)。

（三）后勤保障

1.環(huán)境衛(wèi)生：負責(zé)學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督與管理工作。

(1)招標(biāo)管理：通過招標(biāo)選擇合適的保潔公司，簽訂服務(wù)合同。

(2)日常監(jiān)督：定期檢查環(huán)境衛(wèi)生情況，確保校園環(huán)境整潔。

(3)應(yīng)急處理：協(xié)調(diào)處理突發(fā)環(huán)境衛(wèi)生問題。

2.安全管理：負責(zé)學(xué)校安全工作的日常監(jiān)督與協(xié)調(diào)。

(1)安全檢查：定期開展安全檢查，排查安全隱患。

(2)應(yīng)急預(yù)案：制定并演練各類應(yīng)急預(yù)案，提升應(yīng)急處置能力。

(3)安全宣傳：開展安全宣傳教育活動，提高師生安全意識。

三、運行流程與規(guī)范

（一）文件處理流程

1.收文登記：接收文件后，立即進行登記，記錄文件名稱、來源、日期等信息。

2.分類傳閱：根據(jù)文件內(nèi)容，分類傳閱至相關(guān)部門或人員。

3.辦理手續(xù)：需辦理的文件，按流程進行審批、蓋章等手續(xù)。

4.歸檔保存：辦結(jié)后的文件，及時歸檔保存，建立檔案目錄。

（二）會議組織流程

1.會議通知：提前3天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議題、參會人員。

2.材料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)材料，提前分發(fā)給參會人員。

3.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，詳細記錄會議內(nèi)容。

4.紀要發(fā)布：會議結(jié)束后，及時發(fā)布會議紀要，并跟蹤落實情況。

（三）日常接待流程

1.熱情接待：訪客到達后，熱情接待，主動詢問需求。

2.登記手續(xù)：訪客需填寫登記表，記錄姓名、單位、聯(lián)系方式等信息。

3.引導(dǎo)聯(lián)系：根據(jù)訪客需求，引導(dǎo)其參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

4.告別送別：訪客離開時，禮貌送別，確保其順利離開。

四、監(jiān)督與改進

（一）定期檢查

1.每月對綜合辦公室各項工作進行自查，確保工作規(guī)范有序。

2.每季度組織相關(guān)部門對綜合辦公室工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

（二）持續(xù)改進

1.收集師生對綜合辦公室工作的意見和建議，及時改進工作方法。

2.定期組織員工培訓(xùn)，提升服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力。

3.學(xué)習(xí)借鑒其他學(xué)校優(yōu)秀經(jīng)驗，不斷優(yōu)化工作流程。

一、綜合辦公室運行概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運營的中樞部門，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門、服務(wù)師生、保障學(xué)校高效運轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。為確保綜合辦公室工作的高效、有序、規(guī)范，特制定本運行做法安排，以明確職責(zé)、優(yōu)化流程、提升服務(wù)效能。綜合辦公室的工作直接關(guān)系到學(xué)校的日常管理和師生的切身利益，因此，建立一套科學(xué)、合理的運行機制至關(guān)重要。本做法安排旨在規(guī)范綜合辦公室的各項事務(wù)，提高工作效率，為學(xué)校的整體發(fā)展提供有力支持。

二、綜合辦公室核心職能

（一）日常事務(wù)管理

1.文件處理：負責(zé)各類文件、通知、報告的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔工作。

(1)收文處理：及時接收、登記、分類、傳閱各類來文，確保信息暢通。

①**接收文件**：指定專人每天定時到指定地點接收文件，確保不遺漏任何文件。接收時，要檢查文件是否完好，有無破損或缺失。

②**登記文件**：使用統(tǒng)一的收文登記表，詳細記錄文件的名稱、來源、日期、密級等信息。登記要字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。

③**分類文件**：根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分類，如可分為通知類、報告類、請示類等。

④**傳閱文件**：根據(jù)文件的內(nèi)容和密級，確定傳閱范圍，并使用傳閱單進行登記。傳閱過程中，要確保文件不被丟失或泄露。

(2)發(fā)文處理：規(guī)范起草、審核、印制、分發(fā)各類文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。

①**起草文件**：根據(jù)發(fā)文通知，明確發(fā)文目的、主送單位、正文內(nèi)容、附件等。起草時要確保內(nèi)容準(zhǔn)確、語言規(guī)范、格式正確。

②**審核文件**：文件起草完成后，需經(jīng)過相關(guān)負責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容符合學(xué)校規(guī)定，格式規(guī)范。審核過程中，要提出修改意見，并跟蹤修改情況。

③**印制文件**：文件審核無誤后，進行印制。印制時要確保印制質(zhì)量，數(shù)量準(zhǔn)確。印制過程中，要嚴格保密，防止文件泄露。

④**分發(fā)文件**：文件印制完成后，按照傳閱單或發(fā)文通知，分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時要認真核對，確保文件送達。

(3)電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的電子化存儲與共享。

①**建立系統(tǒng)**：選擇合適的電子文檔管理系統(tǒng)，并進行安裝和配置。系統(tǒng)要具備文檔上傳、下載、搜索、分享等功能。

②**上傳文檔**：將重要的紙質(zhì)文件進行掃描，轉(zhuǎn)換為電子文檔，并上傳到系統(tǒng)中。上傳時要確保文檔清晰、完整。

③**搜索文檔**：利用系統(tǒng)的搜索功能，快速查找需要的文檔。搜索時要輸入關(guān)鍵詞，并選擇合適的搜索范圍。

④**分享文檔**：根據(jù)需要，將文檔分享給其他用戶。分享時要設(shè)置權(quán)限，確保文檔安全。

2.會議組織：負責(zé)學(xué)校各類會議的籌備、協(xié)調(diào)、記錄與落實工作。

(1)會議籌備：提前制定會議方案，通知參會人員，準(zhǔn)備會議材料。

①**制定方案**：根據(jù)會議的議題和目的，制定詳細的會議方案。方案要包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議準(zhǔn)備等內(nèi)容。

②**通知參會人員**：會議方案確定后，及時通知參會人員。通知要明確會議的時間、地點、議題、參會要求等。

③**準(zhǔn)備會議材料**：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議材料，如報告、數(shù)據(jù)、圖表等。材料要確保準(zhǔn)確、完整。

(2)會議協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門參會，確保會議順利進行。

①**協(xié)調(diào)參會人員**：會議當(dāng)天，協(xié)調(diào)各部門參會人員按時到達會場。如有特殊情況，要及時調(diào)整。

②**協(xié)調(diào)會場布置**：根據(jù)會議的規(guī)模和需求，協(xié)調(diào)會場布置。如擺放桌椅、準(zhǔn)備音響設(shè)備、投影儀等。

③**協(xié)調(diào)會議流程**：會議進行過程中，要協(xié)調(diào)各部門，確保會議流程順利進行。如控制發(fā)言時間、引導(dǎo)討論等。

(3)會議記錄：詳細記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要，并跟蹤落實情況。

①**詳細記錄**：指定專人負責(zé)會議記錄，詳細記錄會議的發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議等。

②**形成會議紀要**：會議結(jié)束后，根據(jù)會議記錄，整理形成會議紀要。紀要要準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容。

③**跟蹤落實**：將會議紀要分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤落實情況。如發(fā)現(xiàn)未落實的事項，要及時提醒相關(guān)部門。

3.日常接待：負責(zé)學(xué)校日常接待工作，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(1)接待訪客：熱情接待來訪人員，辦理登記手續(xù)，引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門。

①**熱情接待**：訪客到達后，要熱情接待，主動問候，并引導(dǎo)其到接待室等候。

②**辦理登記手續(xù)**：訪客需填寫登記表，記錄姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪事由等信息。登記要認真核對，確保信息準(zhǔn)確。

③**引導(dǎo)參觀或聯(lián)系相關(guān)部門**：根據(jù)訪客的需求，引導(dǎo)其參觀校園或聯(lián)系相關(guān)部門。如訪客需要辦理業(yè)務(wù)，要協(xié)助其聯(lián)系相關(guān)部門。

(2)電話接聽：規(guī)范接聽電話，準(zhǔn)確記錄信息，及時傳遞通知。

①**規(guī)范接聽**：接聽電話要使用禮貌用語，如“您好，綜合辦公室”。要耐心傾聽，了解訪客需求。

②**準(zhǔn)確記錄**：接聽電話時，要準(zhǔn)確記錄訪客的姓名、單位、聯(lián)系方式、來電事由等信息。記錄要清晰、完整。

③**及時傳遞通知**：如訪客需要傳遞通知，要確保通知準(zhǔn)確、及時地傳遞給相關(guān)部門。

（二）行政協(xié)調(diào)與服務(wù)

1.資源調(diào)配：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校資源，保障各部門工作需求。

(1)物資管理：負責(zé)辦公用品、設(shè)備的采購、領(lǐng)用、維護工作。

①**采購辦公用品**：根據(jù)各部門的需求，制定辦公用品采購計劃。采購時要選擇合適的供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和價格合理。

②**領(lǐng)用辦公用品**：建立辦公用品領(lǐng)用制度，各部門需領(lǐng)用辦公用品時，需填寫領(lǐng)用單，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

③**維護設(shè)備**：定期對學(xué)校設(shè)備進行維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，要及時聯(lián)系維修人員。

(2)場地管理：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校會議室、活動場地等資源的使用。

①**場地預(yù)約**：建立場地預(yù)約制度，各部門需使用會議室、活動場地時，需提前預(yù)約。

②**場地布置**：根據(jù)會議或活動的需求，布置場地。如擺放桌椅、準(zhǔn)備音響設(shè)備、投影儀等。

③**場地維護**：會議或活動結(jié)束后，要檢查場地，確保場地整潔、設(shè)備完好。

2.檔案管理：建立并完善學(xué)校檔案體系，確保檔案的完整性與安全性。

(1)檔案收集：定期收集各部門形成的檔案資料，進行分類整理。

①**收集檔案**：根據(jù)檔案管理制度，定期收集各部門形成的檔案資料。收集時要確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

②**分類整理**：將收集到的檔案資料進行分類整理，如可分為教學(xué)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。

③**歸檔保存**：將整理好的檔案資料進行歸檔保存，確保檔案的安全性和保密性。

(2)檔案保管：建立檔案保管制度，確保檔案的存放安全、保密。

①**檔案存放**：將檔案資料存放在專門的檔案室，確保檔案的存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防蟲。

②**檔案保密**：對密級檔案要進行嚴格保密，防止檔案泄露。

③**檔案借閱**：建立檔案借閱制度，需借閱檔案時，需填寫借閱單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。

(3)檔案利用：提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。

①**提供查閱服務(wù)**：為師生提供檔案查閱服務(wù)，支持學(xué)校各項工作。查閱時要確保檔案的完整性和安全性。

②**檔案復(fù)制**：根據(jù)需要，可將檔案資料進行復(fù)制，但需經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

③**檔案鑒定**：定期對檔案資料進行鑒定，對無保存價值的檔案資料進行銷毀。

3.信息化建設(shè)：推進學(xué)校信息化建設(shè)，提升辦公效率。

(1)系統(tǒng)維護：負責(zé)學(xué)校辦公系統(tǒng)的維護與更新，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

①**系統(tǒng)維護**：定期對學(xué)校辦公系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障，要及時聯(lián)系技術(shù)人員進行修復(fù)。

②**系統(tǒng)更新**：根據(jù)需要，對學(xué)校辦公系