學(xué)校綜合辦公室協(xié)作流程制定一、制定背景與目標(biāo)

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，其協(xié)作流程的規(guī)范性與高效性直接影響學(xué)校整體管理效能。為確保各部門工作協(xié)同順暢，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本協(xié)作流程。

二、流程制定原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位職責(zé)與協(xié)作邊界。

2.規(guī)范文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞及會(huì)議管理流程。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，減少不必要的跨部門等待時(shí)間。

2.采用信息化工具輔助協(xié)作，如電子文檔共享系統(tǒng)、即時(shí)通訊平臺(tái)等。

（三）透明化原則

1.公示關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)與負(fù)責(zé)人，確保信息可追溯。

2.定期匯總協(xié)作數(shù)據(jù)，分析瓶頸并提出改進(jìn)措施。

三、具體協(xié)作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)作

1.通知與公告發(fā)布流程

(1)各部門需提前1個(gè)工作日提交通知內(nèi)容至綜合辦公室審核。

(2)綜合辦公室審核無誤后，通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄及郵件同步發(fā)布。

(3)發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)，由綜合辦公室抽查各部門傳達(dá)情況。

2.會(huì)議協(xié)調(diào)流程

(1)申請(qǐng)方提前3天提交會(huì)議申請(qǐng)，注明時(shí)間、參會(huì)人員及議題。

(2)綜合辦公室協(xié)調(diào)場(chǎng)地、設(shè)備并通知相關(guān)人員。

(3)會(huì)議結(jié)束后，1周內(nèi)完成紀(jì)要整理并分發(fā)給參會(huì)方。

（二）資源調(diào)配協(xié)作

1.資金申請(qǐng)與審批流程

(1)各部門按季度提交預(yù)算申請(qǐng)，附詳細(xì)用途說明。

(2)綜合辦公室匯總后提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。

(3)財(cái)務(wù)部門5個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通知到部門執(zhí)行。

2.場(chǎng)地與設(shè)備借用流程

(1)借用方提前2天提交申請(qǐng)，注明使用時(shí)段與設(shè)備類型。

(2)綜合辦公室檢查設(shè)備狀態(tài)并安排調(diào)撥。

(3)使用完畢后，借用方需及時(shí)歸還并反饋設(shè)備狀況。

（三）應(yīng)急響應(yīng)協(xié)作

1.事件上報(bào)與處置流程

(1)各部門發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件后，需第一時(shí)間電話通知綜合辦公室。

(2)綜合辦公室15分鐘內(nèi)到場(chǎng)核實(shí)，并啟動(dòng)應(yīng)急方案。

(3)根據(jù)事件級(jí)別，協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)同處置。

2.信息通報(bào)流程

(1)應(yīng)急處置過程中，綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布進(jìn)展通報(bào)。

(2)通報(bào)頻次根據(jù)事件進(jìn)展調(diào)整，但每日至少更新一次。

(3)事件結(jié)束后，整理完整記錄并歸檔備查。

四、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）定期評(píng)估

1.每季度開展協(xié)作流程執(zhí)行情況調(diào)研，收集各部門反饋。

2.評(píng)估指標(biāo)包括流程完成時(shí)間、跨部門投訴率等。

（二）優(yōu)化調(diào)整

1.對(duì)評(píng)估結(jié)果排名靠后的流程，由綜合辦公室牽頭修訂。

2.每年至少更新流程文件1次，確保與實(shí)際需求匹配。

五、附則

本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與維護(hù)。各部門需指定聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)對(duì)接相關(guān)流程事項(xiàng)。

一、制定背景與目標(biāo)

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，其協(xié)作流程的規(guī)范性與高效性直接影響學(xué)校整體管理效能。為確保各部門工作協(xié)同順暢，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本協(xié)作流程。

二、流程制定原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位職責(zé)與協(xié)作邊界。

-所有流程文件需遵循統(tǒng)一的格式規(guī)范，包括標(biāo)題層級(jí)、編號(hào)規(guī)則、簽字模板等。

-各部門需指定流程對(duì)接人，負(fù)責(zé)日常協(xié)作事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)與確認(rèn)。

2.規(guī)范文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞及會(huì)議管理流程。

-電子文件需通過指定系統(tǒng)上傳，紙質(zhì)文件需按編號(hào)歸檔至檔案室。

-重大信息傳遞需雙通道確認(rèn)，即郵件發(fā)送+系統(tǒng)記錄同步。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，減少不必要的跨部門等待時(shí)間。

-設(shè)立“綠色通道”機(jī)制，對(duì)緊急事務(wù)實(shí)行3小時(shí)快速審批。

-普通事務(wù)審批時(shí)限統(tǒng)一為2個(gè)工作日，特殊情況需說明原因。

2.采用信息化工具輔助協(xié)作，如電子文檔共享系統(tǒng)、即時(shí)通訊平臺(tái)等。

-所有部門負(fù)責(zé)人需強(qiáng)制使用指定協(xié)作軟件，并定期參加操作培訓(xùn)。

-電子簽名系統(tǒng)覆蓋所有合同簽署、請(qǐng)假審批等場(chǎng)景。

（三）透明化原則

1.公示關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)與負(fù)責(zé)人，確保信息可追溯。

-在學(xué)校內(nèi)網(wǎng)設(shè)立“流程公示板”，動(dòng)態(tài)更新當(dāng)前執(zhí)行中的事項(xiàng)。

-每月發(fā)布《流程執(zhí)行報(bào)告》，包含完成率、延誤案例及改進(jìn)建議。

2.定期匯總協(xié)作數(shù)據(jù)，分析瓶頸并提出改進(jìn)措施。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)范圍包括：文件流轉(zhuǎn)次數(shù)、會(huì)議參與率、跨部門投訴件數(shù)等。

-成立流程優(yōu)化小組，每半年召開1次專題研討會(huì)。

三、具體協(xié)作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)作

1.通知與公告發(fā)布流程

(1)各部門需提前1個(gè)工作日提交通知內(nèi)容至綜合辦公室審核。

-提交材料清單：通知正文（含電子版、紙質(zhì)版）、擬發(fā)布時(shí)間、涉及范圍說明。

-綜合辦公室審核重點(diǎn)：內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、發(fā)布時(shí)效性。

(2)綜合辦公室審核無誤后，通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄及郵件同步發(fā)布。

-發(fā)布渠道優(yōu)先級(jí)：官網(wǎng)（24小時(shí)有效）>公告欄（48小時(shí)有效）>部門郵件（72小時(shí)有效）。

-關(guān)鍵通知需聯(lián)合保衛(wèi)處、宣傳部共同確認(rèn)。

(3)發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)，由綜合辦公室抽查各部門傳達(dá)情況。

-檢查方式：隨機(jī)抽取10%教職工進(jìn)行口頭回訪，或要求部門提交傳達(dá)記錄。

-未傳達(dá)到位的，需立即要求部門重新組織。

2.會(huì)議協(xié)調(diào)流程

(1)申請(qǐng)方提前3天提交會(huì)議申請(qǐng)，注明時(shí)間、參會(huì)人員及議題。

-申請(qǐng)表需包含：會(huì)議目的、預(yù)期成果、所需資源（投影儀、茶水等）。

-特殊會(huì)議（如大型活動(dòng)籌備會(huì)）需加急處理。

(2)綜合辦公室協(xié)調(diào)場(chǎng)地、設(shè)備并通知相關(guān)人員。

-場(chǎng)地協(xié)調(diào)優(yōu)先級(jí)：多功能廳（需提前1周預(yù)定）>普通會(huì)議室（提前3天）>臨時(shí)場(chǎng)地（當(dāng)天協(xié)調(diào)）。

-通知需包含會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、參會(huì)名單及注意事項(xiàng)。

(3)會(huì)議結(jié)束后，1周內(nèi)完成紀(jì)要整理并分發(fā)給參會(huì)方。

-紀(jì)要模板需包含：會(huì)議主題、發(fā)言要點(diǎn)、待辦事項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

-需要存檔的會(huì)議，需在紀(jì)要中標(biāo)注歸檔要求。

（二）資源調(diào)配協(xié)作

1.資金申請(qǐng)與審批流程

(1)各部門按季度提交預(yù)算申請(qǐng)，附詳細(xì)用途說明。

-申請(qǐng)表需逐項(xiàng)列出：項(xiàng)目名稱、金額、使用時(shí)段、預(yù)期效果。

-超過1萬元的申請(qǐng)需附帶效益評(píng)估報(bào)告。

(2)綜合辦公室匯總后提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。

-匯總表需按部門排序，并標(biāo)注申請(qǐng)總額與學(xué)校批準(zhǔn)額度。

-財(cái)務(wù)部門復(fù)核重點(diǎn)：預(yù)算合理性、與學(xué)校年度計(jì)劃的匹配度。

(3)財(cái)務(wù)部門5個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通知到部門執(zhí)行。

-審批結(jié)果需分兩種：全額批準(zhǔn)、分期批準(zhǔn)、需補(bǔ)充材料。

-執(zhí)行部門需按批準(zhǔn)金額使用，并每月提交進(jìn)度報(bào)告。

2.場(chǎng)地與設(shè)備借用流程

(1)借用方提前2天提交申請(qǐng)，注明使用時(shí)段與設(shè)備類型。

-申請(qǐng)表需包含：借用人聯(lián)系方式、設(shè)備型號(hào)、預(yù)計(jì)使用時(shí)長(zhǎng)。

-高價(jià)值設(shè)備（如攝像機(jī)、投影儀）需額外提交使用培訓(xùn)證明。

(2)綜合辦公室檢查設(shè)備狀態(tài)并安排調(diào)撥。

-檢查流程：核對(duì)設(shè)備編號(hào)、檢查外觀完好度、確認(rèn)設(shè)備可用狀態(tài)。

-調(diào)撥方式：校內(nèi)調(diào)撥優(yōu)先，如需外借需報(bào)備保衛(wèi)處。

(3)使用完畢后，借用方需及時(shí)歸還并反饋設(shè)備狀況。

-歸還時(shí)需雙方簽字確認(rèn)：借用方、綜合辦公室管理員。

-設(shè)備使用情況需填寫《設(shè)備使用反饋表》，包括運(yùn)行穩(wěn)定性、故障記錄等。

（三）應(yīng)急響應(yīng)協(xié)作

1.事件上報(bào)與處置流程

(1)各部門發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件后，需第一時(shí)間電話通知綜合辦公室。

-緊急事件（如設(shè)備故障、人員受傷）需立即電話+短信通知，非緊急事件僅電話通知。

-通知內(nèi)容必須包含：事件類型、發(fā)生地點(diǎn)、初步影響評(píng)估。

(2)綜合辦公室15分鐘內(nèi)到場(chǎng)核實(shí)，并啟動(dòng)應(yīng)急方案。

-核實(shí)方式：現(xiàn)場(chǎng)查看+走訪當(dāng)事人（如適用）。

-應(yīng)急方案庫(kù)需包含：火災(zāi)、停電、傳染病等常見事件處理手冊(cè)。

(3)根據(jù)事件級(jí)別，協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)同處置。

-協(xié)調(diào)機(jī)制：綜合辦公室統(tǒng)籌，保衛(wèi)處、后勤處、醫(yī)療室按分工協(xié)作。

-每小時(shí)更新處置進(jìn)度，直至事件結(jié)束。

2.信息通報(bào)流程

(1)應(yīng)急處置過程中，綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布進(jìn)展通報(bào)。

-通報(bào)頻次：初期每2小時(shí)更新1次，穩(wěn)定后改為每日匯總。

-通報(bào)渠道：官網(wǎng)公告、內(nèi)部群消息、現(xiàn)場(chǎng)廣播（如適用）。

(2)通報(bào)內(nèi)容需包含：當(dāng)前狀態(tài)、下一步措施、需配合事項(xiàng)。

-舉例：如“停電事件已啟動(dòng)應(yīng)急照明，預(yù)計(jì)今晚8點(diǎn)恢復(fù)供電，請(qǐng)各部門節(jié)約用電”。

(3)事件結(jié)束后，整理完整記錄并歸檔備查。

-歸檔材料：處置方案、現(xiàn)場(chǎng)照片、各方簽字記錄、總結(jié)報(bào)告。

-總結(jié)報(bào)告需分析事件原因、處置亮點(diǎn)與改進(jìn)建議。

四、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）定期評(píng)估

1.每季度開展協(xié)作流程執(zhí)行情況調(diào)研，收集各部門反饋。

-調(diào)研方式：匿名問卷+座談會(huì)，覆蓋比例不低于30%。

-調(diào)研內(nèi)容：流程清晰度、執(zhí)行效率、存在問題及改進(jìn)建議。

2.評(píng)估指標(biāo)包括流程完成時(shí)間、跨部門投訴率等。

-完成時(shí)間統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)：從申請(qǐng)?zhí)峤坏阶罱K結(jié)果通知的時(shí)長(zhǎng)。

-投訴率統(tǒng)計(jì)范圍：因流程問題導(dǎo)致的部門間矛盾記錄。

（二）優(yōu)化調(diào)整

1.對(duì)評(píng)估結(jié)果排名靠后的流程，由綜合辦公室牽頭修訂。

-修訂流程：需提交《流程修訂草案》，經(jīng)技術(shù)部門審核后公示。

-新流程試運(yùn)行期不少于1個(gè)月，并收集試用反饋。

2.每年至少更新流程文件1次，確保與實(shí)際需求匹配。

-更新標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)年度事件統(tǒng)計(jì)、技術(shù)升級(jí)、政策變化等因素。

-更新后的流程需組織全員培訓(xùn)，并考核培訓(xùn)效果。

五、附則

本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與維護(hù)。各部門需指定聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)對(duì)接相關(guān)流程事項(xiàng)。

-聯(lián)絡(luò)人職責(zé)清單：

1.每月提交本部門流程執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表。

2.組織部門內(nèi)部流程培訓(xùn)，確保全員掌握操作要點(diǎn)。

3.收集本部門流程優(yōu)化需求，及時(shí)反饋至綜合辦公室。

一、制定背景與目標(biāo)

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，其協(xié)作流程的規(guī)范性與高效性直接影響學(xué)校整體管理效能。為確保各部門工作協(xié)同順暢，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本協(xié)作流程。

二、流程制定原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位職責(zé)與協(xié)作邊界。

2.規(guī)范文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞及會(huì)議管理流程。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，減少不必要的跨部門等待時(shí)間。

2.采用信息化工具輔助協(xié)作，如電子文檔共享系統(tǒng)、即時(shí)通訊平臺(tái)等。

（三）透明化原則

1.公示關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)與負(fù)責(zé)人，確保信息可追溯。

2.定期匯總協(xié)作數(shù)據(jù)，分析瓶頸并提出改進(jìn)措施。

三、具體協(xié)作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)作

1.通知與公告發(fā)布流程

(1)各部門需提前1個(gè)工作日提交通知內(nèi)容至綜合辦公室審核。

(2)綜合辦公室審核無誤后，通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄及郵件同步發(fā)布。

(3)發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)，由綜合辦公室抽查各部門傳達(dá)情況。

2.會(huì)議協(xié)調(diào)流程

(1)申請(qǐng)方提前3天提交會(huì)議申請(qǐng)，注明時(shí)間、參會(huì)人員及議題。

(2)綜合辦公室協(xié)調(diào)場(chǎng)地、設(shè)備并通知相關(guān)人員。

(3)會(huì)議結(jié)束后，1周內(nèi)完成紀(jì)要整理并分發(fā)給參會(huì)方。

（二）資源調(diào)配協(xié)作

1.資金申請(qǐng)與審批流程

(1)各部門按季度提交預(yù)算申請(qǐng)，附詳細(xì)用途說明。

(2)綜合辦公室匯總后提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。

(3)財(cái)務(wù)部門5個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通知到部門執(zhí)行。

2.場(chǎng)地與設(shè)備借用流程

(1)借用方提前2天提交申請(qǐng)，注明使用時(shí)段與設(shè)備類型。

(2)綜合辦公室檢查設(shè)備狀態(tài)并安排調(diào)撥。

(3)使用完畢后，借用方需及時(shí)歸還并反饋設(shè)備狀況。

（三）應(yīng)急響應(yīng)協(xié)作

1.事件上報(bào)與處置流程

(1)各部門發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件后，需第一時(shí)間電話通知綜合辦公室。

(2)綜合辦公室15分鐘內(nèi)到場(chǎng)核實(shí)，并啟動(dòng)應(yīng)急方案。

(3)根據(jù)事件級(jí)別，協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)同處置。

2.信息通報(bào)流程

(1)應(yīng)急處置過程中，綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布進(jìn)展通報(bào)。

(2)通報(bào)頻次根據(jù)事件進(jìn)展調(diào)整，但每日至少更新一次。

(3)事件結(jié)束后，整理完整記錄并歸檔備查。

四、監(jiān)督與改進(jìn)機(jī)制

（一）定期評(píng)估

1.每季度開展協(xié)作流程執(zhí)行情況調(diào)研，收集各部門反饋。

2.評(píng)估指標(biāo)包括流程完成時(shí)間、跨部門投訴率等。

（二）優(yōu)化調(diào)整

1.對(duì)評(píng)估結(jié)果排名靠后的流程，由綜合辦公室牽頭修訂。

2.每年至少更新流程文件1次，確保與實(shí)際需求匹配。

五、附則

本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與維護(hù)。各部門需指定聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)對(duì)接相關(guān)流程事項(xiàng)。

一、制定背景與目標(biāo)

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，其協(xié)作流程的規(guī)范性與高效性直接影響學(xué)校整體管理效能。為確保各部門工作協(xié)同順暢，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本協(xié)作流程。

二、流程制定原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位職責(zé)與協(xié)作邊界。

-所有流程文件需遵循統(tǒng)一的格式規(guī)范，包括標(biāo)題層級(jí)、編號(hào)規(guī)則、簽字模板等。

-各部門需指定流程對(duì)接人，負(fù)責(zé)日常協(xié)作事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)與確認(rèn)。

2.規(guī)范文件流轉(zhuǎn)、信息傳遞及會(huì)議管理流程。

-電子文件需通過指定系統(tǒng)上傳，紙質(zhì)文件需按編號(hào)歸檔至檔案室。

-重大信息傳遞需雙通道確認(rèn)，即郵件發(fā)送+系統(tǒng)記錄同步。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，減少不必要的跨部門等待時(shí)間。

-設(shè)立“綠色通道”機(jī)制，對(duì)緊急事務(wù)實(shí)行3小時(shí)快速審批。

-普通事務(wù)審批時(shí)限統(tǒng)一為2個(gè)工作日，特殊情況需說明原因。

2.采用信息化工具輔助協(xié)作，如電子文檔共享系統(tǒng)、即時(shí)通訊平臺(tái)等。

-所有部門負(fù)責(zé)人需強(qiáng)制使用指定協(xié)作軟件，并定期參加操作培訓(xùn)。

-電子簽名系統(tǒng)覆蓋所有合同簽署、請(qǐng)假審批等場(chǎng)景。

（三）透明化原則

1.公示關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)與負(fù)責(zé)人，確保信息可追溯。

-在學(xué)校內(nèi)網(wǎng)設(shè)立“流程公示板”，動(dòng)態(tài)更新當(dāng)前執(zhí)行中的事項(xiàng)。

-每月發(fā)布《流程執(zhí)行報(bào)告》，包含完成率、延誤案例及改進(jìn)建議。

2.定期匯總協(xié)作數(shù)據(jù)，分析瓶頸并提出改進(jìn)措施。

-數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)范圍包括：文件流轉(zhuǎn)次數(shù)、會(huì)議參與率、跨部門投訴件數(shù)等。

-成立流程優(yōu)化小組，每半年召開1次專題研討會(huì)。

三、具體協(xié)作流程

（一）日常事務(wù)協(xié)作

1.通知與公告發(fā)布流程

(1)各部門需提前1個(gè)工作日提交通知內(nèi)容至綜合辦公室審核。

-提交材料清單：通知正文（含電子版、紙質(zhì)版）、擬發(fā)布時(shí)間、涉及范圍說明。

-綜合辦公室審核重點(diǎn)：內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、發(fā)布時(shí)效性。

(2)綜合辦公室審核無誤后，通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄及郵件同步發(fā)布。

-發(fā)布渠道優(yōu)先級(jí)：官網(wǎng)（24小時(shí)有效）>公告欄（48小時(shí)有效）>部門郵件（72小時(shí)有效）。

-關(guān)鍵通知需聯(lián)合保衛(wèi)處、宣傳部共同確認(rèn)。

(3)發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)，由綜合辦公室抽查各部門傳達(dá)情況。

-檢查方式：隨機(jī)抽取10%教職工進(jìn)行口頭回訪，或要求部門提交傳達(dá)記錄。

-未傳達(dá)到位的，需立即要求部門重新組織。

2.會(huì)議協(xié)調(diào)流程

(1)申請(qǐng)方提前3天提交會(huì)議申請(qǐng)，注明時(shí)間、參會(huì)人員及議題。

-申請(qǐng)表需包含：會(huì)議目的、預(yù)期成果、所需資源（投影儀、茶水等）。

-特殊會(huì)議（如大型活動(dòng)籌備會(huì)）需加急處理。

(2)綜合辦公室協(xié)調(diào)場(chǎng)地、設(shè)備并通知相關(guān)人員。

-場(chǎng)地協(xié)調(diào)優(yōu)先級(jí)：多功能廳（需提前1周預(yù)定）>普通會(huì)議室（提前3天）>臨時(shí)場(chǎng)地（當(dāng)天協(xié)調(diào)）。

-通知需包含會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、參會(huì)名單及注意事項(xiàng)。

(3)會(huì)議結(jié)束后，1周內(nèi)完成紀(jì)要整理并分發(fā)給參會(huì)方。

-紀(jì)要模板需包含：會(huì)議主題、發(fā)言要點(diǎn)、待辦事項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、截止日期）。

-需要存檔的會(huì)議，需在紀(jì)要中標(biāo)注歸檔要求。

（二）資源調(diào)配協(xié)作

1.資金申請(qǐng)與審批流程

(1)各部門按季度提交預(yù)算申請(qǐng)，附詳細(xì)用途說明。

-申請(qǐng)表需逐項(xiàng)列出：項(xiàng)目名稱、金額、使用時(shí)段、預(yù)期效果。

-超過1萬元的申請(qǐng)需附帶效益評(píng)估報(bào)告。

(2)綜合辦公室匯總后提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核。

-匯總表需按部門排序，并標(biāo)注申請(qǐng)總額與學(xué)校批準(zhǔn)額度。

-財(cái)務(wù)部門復(fù)核重點(diǎn)：預(yù)算合理性、與學(xué)校年度計(jì)劃的匹配度。

(3)財(cái)務(wù)部門5個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通知到部門執(zhí)行。

-審批結(jié)果需分兩種：全額批準(zhǔn)、分期批準(zhǔn)、需補(bǔ)充材料。

-執(zhí)行部門需按批準(zhǔn)金額使用，并每月提交進(jìn)度報(bào)告。

2.場(chǎng)地與設(shè)備借用流程

(1)借用方提前2天提交申請(qǐng)，注明使用時(shí)段與設(shè)備類型。

-申請(qǐng)表需包含：借用人聯(lián)系方式、設(shè)備型號(hào)、預(yù)計(jì)使用時(shí)長(zhǎng)。

-高價(jià)值設(shè)備（如攝像機(jī)、投影儀）需額外提交使用培訓(xùn)證明。

(2)綜合辦公室檢查設(shè)備狀態(tài)并安排調(diào)撥。

-檢查流程：核對(duì)設(shè)備編號(hào)、檢查外觀完好度、確認(rèn)設(shè)備可用狀態(tài)。

-調(diào)撥方式：校內(nèi)調(diào)撥優(yōu)先，如需外借需報(bào)備保衛(wèi)處。

(3)使用完畢后，借用方需及時(shí)歸還并反饋設(shè)備狀況。

-歸還時(shí)需雙方簽字確認(rèn)：借用方、綜合辦公室管理員。

-設(shè)備使用情況需填寫《設(shè)備使用反饋表》，包括運(yùn)行穩(wěn)定性、故障記錄等。

（三）應(yīng)急響應(yīng)協(xié)作

1.事件上報(bào)與處置流程

(1)各部門發(fā)現(xiàn)突發(fā)事件后，需第一時(shí)間電話通知綜合辦公室。

-緊急事件（如設(shè)備故障、人員受傷）需立即電話+短信通知，非緊急事件僅電話通知。

-通知內(nèi)容必須包含：事件類型、發(fā)生地點(diǎn)、初步影響評(píng)估。

(2)綜合辦公室15分鐘內(nèi)到場(chǎng)核實(shí)，并啟動(dòng)應(yīng)急方案。

-核實(shí)方式：現(xiàn)場(chǎng)查看+走訪當(dāng)事人（如適用）。

-應(yīng)急方案庫(kù)需包含：火災(zāi)、停電、傳染病等常見事件處理手冊(cè)。

(3)根據(jù)事件級(jí)別，協(xié)調(diào)相關(guān)部門協(xié)同處置。

-協(xié)調(diào)機(jī)制：綜合辦公室