學(xué)校綜合辦公室信息管理制度一、概述

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門(mén)，承擔(dān)著信息收集、處理、傳遞和存儲(chǔ)的重要職責(zé)。為規(guī)范信息管理流程，提高工作效率，確保信息安全，特制定本制度。本制度旨在明確信息管理的原則、流程、責(zé)任及保密要求，確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

二、信息管理原則

（一）統(tǒng)一管理原則

學(xué)校綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校信息的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和傳遞工作，確保信息管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（二）安全保密原則

所有信息管理過(guò)程必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露、篡改或丟失。涉及敏感信息的管理，需采取額外的安全措施。

（三）高效便捷原則

信息管理應(yīng)注重效率，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因信息管理不當(dāng)影響學(xué)校日常工作。

（四）責(zé)任明確原則

明確各部門(mén)及工作人員在信息管理中的職責(zé)，確保信息管理責(zé)任到人。

三、信息管理流程

（一）信息收集

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)收集學(xué)校各部門(mén)產(chǎn)生的各類信息，包括但不限于工作通知、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)生信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。

2.信息收集應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)，必要時(shí)需進(jìn)行核實(shí)。

（二）信息整理與分類

1.收集到的信息需按照類別進(jìn)行分類，如行政類、教學(xué)類、后勤類等。

2.每類信息需標(biāo)注關(guān)鍵信息，如信息標(biāo)題、產(chǎn)生部門(mén)、日期等，便于后續(xù)檢索和使用。

（三）信息存儲(chǔ)

1.所有信息需存儲(chǔ)在指定的電子或紙質(zhì)檔案中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔。

2.電子信息存儲(chǔ)應(yīng)采用加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。紙質(zhì)檔案需定期檢查，防止損壞或丟失。

（四）信息傳遞

1.信息傳遞應(yīng)遵循“按需傳遞”原則，確保信息送達(dá)目標(biāo)部門(mén)或人員。

2.傳遞方式可包括郵件、內(nèi)部系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等，根據(jù)信息性質(zhì)選擇合適的傳遞方式。

（五）信息銷(xiāo)毀

1.過(guò)期或無(wú)用的信息需按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)記錄在案。

2.電子信息銷(xiāo)毀需采用專業(yè)軟件進(jìn)行徹底清除，防止恢復(fù)。紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀需采用碎紙機(jī)等設(shè)備，確保無(wú)法復(fù)原。

四、信息安全管理

（一）訪問(wèn)控制

1.信息系統(tǒng)訪問(wèn)需設(shè)置權(quán)限，不同崗位人員只能訪問(wèn)與其工作相關(guān)的信息。

2.定期審核訪問(wèn)權(quán)限，及時(shí)調(diào)整或取消不再需要的權(quán)限。

（二）保密培訓(xùn)

1.定期對(duì)綜合辦公室工作人員進(jìn)行信息安全管理培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。

2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息保密規(guī)定、安全操作流程、應(yīng)急處理措施等。

（三）應(yīng)急處理

1.如發(fā)生信息泄露或丟失，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制損失。

2.應(yīng)急處理過(guò)程需記錄在案，事后進(jìn)行復(fù)盤(pán)分析，防止類似事件再次發(fā)生。

五、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分配

1.綜合辦公室主任對(duì)全校信息管理工作負(fù)總責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息管理負(fù)責(zé)。

2.每位工作人員需嚴(yán)格遵守信息管理制度，確保信息管理的規(guī)范性和安全性。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)信息管理工作進(jìn)行抽查，確保制度落實(shí)到位。

2.設(shè)立信息管理監(jiān)督員，負(fù)責(zé)日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。

**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門(mén)，承擔(dān)著信息收集、處理、傳遞和存儲(chǔ)的重要職責(zé)。為規(guī)范信息管理流程，提高工作效率，確保信息安全，特制定本制度。本制度旨在明確信息管理的原則、流程、責(zé)任及保密要求，確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

綜合辦公室的信息管理工作直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)、科研、行政、后勤等各項(xiàng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。高效、準(zhǔn)確、安全的信息管理能夠：

(1)提升決策效率：為學(xué)校管理層提供及時(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持。

(2)優(yōu)化工作流程：減少信息傳遞的延誤和錯(cuò)誤，提高協(xié)同效率。

(3)保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)。

因此，本制度詳細(xì)規(guī)定了信息管理的各個(gè)方面，以指導(dǎo)綜合辦公室及相關(guān)人員開(kāi)展工作。

**二、信息管理原則**

（一）統(tǒng)一管理原則

學(xué)校綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校信息的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和傳遞工作，確保信息管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

具體要求：

(1)綜合辦公室設(shè)立專門(mén)的信息管理崗位或團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)全盤(pán)信息管理事務(wù)。

(2)各部門(mén)產(chǎn)生的信息需按照統(tǒng)一格式和要求提交至綜合辦公室，禁止擅自處理或傳遞涉密信息。

(3)信息管理流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度由綜合辦公室統(tǒng)一制定和發(fā)布，各部門(mén)遵照?qǐng)?zhí)行。

（二）安全保密原則

所有信息管理過(guò)程必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露、篡改或丟失。涉及敏感信息的管理，需采取額外的安全措施。

具體要求：

(1)敏感信息定義：包括但不限于教職工個(gè)人信息（如聯(lián)系方式、家庭住址）、學(xué)生成績(jī)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、未公開(kāi)的政策調(diào)整方案等。

(2)保密措施：

a.紙質(zhì)敏感信息需存放在帶鎖的文件柜中，非授權(quán)人員不得接觸。

b.電子敏感信息需設(shè)置強(qiáng)密碼、定期更換，并采用加密軟件進(jìn)行存儲(chǔ)。

c.傳輸敏感信息時(shí)，必須使用加密通道（如加密郵件、內(nèi)部安全系統(tǒng)），禁止通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。

(3)保密責(zé)任：泄露敏感信息者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，包括但不限于紀(jì)律處分、賠償損失等。

（三）高效便捷原則

信息管理應(yīng)注重效率，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因信息管理不當(dāng)影響學(xué)校日常工作。

具體要求：

(1)信息傳遞時(shí)限：常規(guī)信息應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成收集、整理并送達(dá)相關(guān)部門(mén)或人員；緊急信息需立即處理。

(2)信息檢索便捷：建立信息檢索系統(tǒng)或目錄，方便相關(guān)人員快速查找所需信息。

(3)壓縮信息冗余：定期清理過(guò)期或重復(fù)信息，確保信息庫(kù)的精簡(jiǎn)和актуальность。

（四）責(zé)任明確原則

明確各部門(mén)及工作人員在信息管理中的職責(zé)，確保信息管理責(zé)任到人。

具體要求：

(1)部門(mén)責(zé)任：各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息產(chǎn)生的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

(2)崗位責(zé)任：綜合辦公室信息管理崗位人員對(duì)具體信息處理環(huán)節(jié)（收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞）的準(zhǔn)確性、安全性負(fù)責(zé)。

(3)追責(zé)機(jī)制：建立信息管理績(jī)效考核制度，將信息管理工作的質(zhì)量納入部門(mén)和個(gè)人年度考核。

**三、信息管理流程**

（一）信息收集

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)收集學(xué)校各部門(mén)產(chǎn)生的各類信息，包括但不限于工作通知、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)生信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、設(shè)備維護(hù)記錄、活動(dòng)安排等。

2.信息收集應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)，必要時(shí)需進(jìn)行核實(shí)。

具體操作：

(1)建立信息收集清單（見(jiàn)附件一），明確各部門(mén)需提交的信息類型、格式、頻次。

(2)各部門(mén)指定信息聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)按時(shí)、按質(zhì)將信息提交至綜合辦公室指定郵箱或系統(tǒng)。

(3)對(duì)于重要或緊急信息，綜合辦公室需通過(guò)電話、會(huì)議等方式確認(rèn)信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

(4)收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)信息不完整或疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)與信息產(chǎn)生部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或修正。

（二）信息整理與分類

1.收集到的信息需按照類別進(jìn)行分類，如行政類、教學(xué)類、后勤類、財(cái)務(wù)類、人事類等。

2.每類信息需標(biāo)注關(guān)鍵信息，如信息標(biāo)題、產(chǎn)生部門(mén)、日期、密級(jí)（如有）、關(guān)聯(lián)方等，便于后續(xù)檢索和使用。

具體操作：

(1)分類標(biāo)準(zhǔn)：參照學(xué)校組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，確保分類體系統(tǒng)一、清晰。

(2)信息要素提?。簩?duì)每條信息提取核心要素，形成標(biāo)準(zhǔn)化信息卡片或記錄。例如：

-行政類：發(fā)文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文單位、日期、主要內(nèi)容、附件列表。

-教學(xué)類：課程名稱、教師、時(shí)間、地點(diǎn)、參與學(xué)生、考核方式。

(3)信息標(biāo)簽：為每條信息添加標(biāo)簽，如“通知”、“提醒”、“歷史”、“參考”等，輔助分類和篩選。

(4)整理工具：可使用電子表格（如Excel）、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件或?qū)I(yè)的文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行信息整理。

（三）信息存儲(chǔ)

1.所有信息需存儲(chǔ)在指定的電子或紙質(zhì)檔案中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔。

2.電子信息存儲(chǔ)應(yīng)采用加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。紙質(zhì)檔案需定期檢查，防止損壞或丟失。

具體操作：

(1)電子存儲(chǔ)：

a.建立分層級(jí)的電子文件目錄結(jié)構(gòu)，如“綜合辦公室/2023年/10月/行政文件/通知”。

b.對(duì)敏感電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)，密碼需符合安全要求（長(zhǎng)度、復(fù)雜度）。

c.定期備份電子檔案，至少保留兩份，其中一份異地存儲(chǔ)（如移動(dòng)硬盤(pán)、云存儲(chǔ)）。

d.使用防病毒軟件和防火墻保護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行安全掃描。

(2)紙質(zhì)存儲(chǔ)：

a.設(shè)置專用檔案室或文件柜，實(shí)行雙人雙鎖管理（如辦公室主任和指定人員共同管理鑰匙）。

b.紙質(zhì)文件按分類、日期等順序排列，并制作存檔目錄。

c.定期檢查紙質(zhì)檔案的保存狀況，對(duì)受潮、蟲(chóng)蛀的文件進(jìn)行修復(fù)或更換。

d.達(dá)到保存期限的紙質(zhì)文件，需按流程銷(xiāo)毀（見(jiàn)第四部分）。

（四）信息傳遞

1.信息傳遞應(yīng)遵循“按需傳遞”原則，確保信息送達(dá)目標(biāo)部門(mén)或人員。

2.傳遞方式可包括郵件、內(nèi)部系統(tǒng)、紙質(zhì)文件、即時(shí)通訊工具（如學(xué)校內(nèi)部IM系統(tǒng)）等，根據(jù)信息性質(zhì)選擇合適的傳遞方式。

具體操作：

(1)傳遞前審核：綜合辦公室在傳遞信息前，需確認(rèn)信息接收方的準(zhǔn)確性和必要性。

(2)傳遞方式選擇：

a.通知類、公告類信息：可通過(guò)學(xué)校公告欄、內(nèi)部郵件列表、即時(shí)通訊群組等廣泛發(fā)布。

b.需特定人員處理的任務(wù)：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)任務(wù)分配功能或郵件直接發(fā)送至負(fù)責(zé)人。

c.敏感或重要文件：優(yōu)先采用加密郵件、內(nèi)部系統(tǒng)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳遞，或由專人遞送紙質(zhì)文件并登記簽收。

(3)傳遞記錄：建立信息傳遞日志，記錄信息標(biāo)題、發(fā)送人、接收人、傳遞時(shí)間、方式、狀態(tài)（已讀/未讀）等信息。

(4)確認(rèn)機(jī)制：對(duì)于重要信息，要求接收方回復(fù)確認(rèn)收到，或通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)確認(rèn)功能完成確認(rèn)。

（五）信息銷(xiāo)毀

1.過(guò)期或無(wú)用的信息需按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)記錄在案。

2.電子信息銷(xiāo)毀需采用專業(yè)軟件進(jìn)行徹底清除，防止恢復(fù)。紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀需采用碎紙機(jī)等設(shè)備，確保無(wú)法復(fù)原。

具體操作：

(1)銷(xiāo)毀范圍：包括存儲(chǔ)在電子設(shè)備中的過(guò)期信息、已簽收但無(wú)保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、作廢的記錄等。

(2)銷(xiāo)毀申請(qǐng)：需填寫(xiě)《信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。

(3)銷(xiāo)毀執(zhí)行：

a.電子信息銷(xiāo)毀：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀軟件覆蓋原始數(shù)據(jù)，確保無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于服務(wù)器數(shù)據(jù)，需物理銷(xiāo)毀硬盤(pán)。

b.紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀：使用碎紙機(jī)粉碎，確保每頁(yè)文件無(wú)法辨認(rèn)。可由兩人共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程并簽字確認(rèn)。

(4)銷(xiāo)毀記錄：將銷(xiāo)毀申請(qǐng)、審批表、銷(xiāo)毀執(zhí)行記錄（如碎紙機(jī)運(yùn)行記錄）歸檔保存至少三年。

**四、信息安全管理**

（一）訪問(wèn)控制

1.信息系統(tǒng)訪問(wèn)需設(shè)置權(quán)限，不同崗位人員只能訪問(wèn)與其工作相關(guān)的信息。

2.定期審核訪問(wèn)權(quán)限，及時(shí)調(diào)整或取消不再需要的權(quán)限。

具體操作：

(1)權(quán)限分級(jí)：根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)定信息訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)，如：

a.一級(jí)（最高）：綜合辦公室主任，可訪問(wèn)所有信息。

b.二級(jí)：信息管理專員，可訪問(wèn)日常管理信息和部分敏感信息。

c.三級(jí)：普通員工，僅可訪問(wèn)與其直接工作相關(guān)的公開(kāi)或內(nèi)部信息。

(2)訪問(wèn)申請(qǐng)與審批：新員工或崗位調(diào)整時(shí)，需提交權(quán)限申請(qǐng)表，由部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人共同審批。

(3)訪問(wèn)記錄：系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有用戶的登錄時(shí)間、訪問(wèn)信息、操作行為等，定期生成日志報(bào)告。

(4)定期審查：每季度對(duì)所有用戶權(quán)限進(jìn)行一次全面審查，撤銷(xiāo)離職人員、轉(zhuǎn)崗人員的訪問(wèn)權(quán)限。

（二）保密培訓(xùn)

1.定期對(duì)綜合辦公室工作人員進(jìn)行信息安全管理培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。

2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息保密規(guī)定、安全操作流程、應(yīng)急處理措施等。

具體操作：

(1)培訓(xùn)計(jì)劃：每年至少組織兩次信息安全管理培訓(xùn)，新員工上崗前必須參加。

(2)培訓(xùn)內(nèi)容：

a.信息分類標(biāo)準(zhǔn)及敏感信息識(shí)別方法。

b.信息收集、處理、存儲(chǔ)、傳遞各環(huán)節(jié)的安全要求。

c.密碼管理、設(shè)備使用、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的最佳實(shí)踐。

d.信息泄露事件的應(yīng)急處理流程和責(zé)任。

(3)培訓(xùn)考核：培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，考核合格者方可上崗處理信息。考核結(jié)果作為年度績(jī)效評(píng)估的參考。

(4)案例分享：定期收集并分享國(guó)內(nèi)外信息安全管理案例（脫敏處理），增強(qiáng)員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

（三）應(yīng)急處理

1.如發(fā)生信息泄露或丟失，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制損失。

2.應(yīng)急處理過(guò)程需記錄在案，事后進(jìn)行復(fù)盤(pán)分析，防止類似事件再次發(fā)生。

具體操作：

(1)應(yīng)急預(yù)案啟動(dòng)條件：

a.發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)被非法入侵。

b.接到舉報(bào)或監(jiān)測(cè)到敏感信息在非授權(quán)渠道傳播。

c.存儲(chǔ)設(shè)備（硬盤(pán)、U盤(pán)）丟失或被盜。

(2)應(yīng)急處理流程：

a.立即隔離受影響的系統(tǒng)或設(shè)備，防止事態(tài)擴(kuò)大。

b.保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，收集相關(guān)證據(jù)（如登錄日志、操作記錄）。

c.立即向上級(jí)報(bào)告情況（如綜合辦公室負(fù)責(zé)人、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)）。

d.根據(jù)泄露/丟失的信息類型，采取針對(duì)性補(bǔ)救措施（如通知相關(guān)師生修改密碼、發(fā)布聲明澄清事實(shí)等）。

e.配合外部機(jī)構(gòu)（如網(wǎng)絡(luò)安全公司）進(jìn)行調(diào)查和修復(fù)。

(3)事后復(fù)盤(pán)：應(yīng)急處理結(jié)束后，組織相關(guān)人員分析原因，修訂應(yīng)急預(yù)案和防范措施。

(4)應(yīng)急記錄：詳細(xì)記錄應(yīng)急處理的全過(guò)程，包括時(shí)間、人物、措施、結(jié)果等，存檔備查。

**五、責(zé)任與監(jiān)督**

（一）責(zé)任分配

1.綜合辦公室主任對(duì)全校信息管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌規(guī)劃、制度建設(shè)、人員管理。

2.各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息管理負(fù)責(zé)，確保本部門(mén)信息產(chǎn)生的合規(guī)性和及時(shí)性。

3.每位工作人員需嚴(yán)格遵守信息管理制度，確保信息管理的規(guī)范性和安全性。

具體職責(zé)劃分：

(1)綜合辦公室：

a.制定和修訂信息管理制度。

b.負(fù)責(zé)信息收集、整理、分類、存儲(chǔ)、傳遞的全過(guò)程管理。

c.負(fù)責(zé)信息安全技術(shù)和設(shè)備的維護(hù)更新。

d.組織信息安全管理培訓(xùn)和應(yīng)急演練。

(2)各部門(mén)：

a.按要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息。

b.管理本部門(mén)產(chǎn)生的信息，防止信息泄露。

c.指定信息聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)與綜合辦公室的信息對(duì)接。

(3)全體員工：

a.遵守信息安全操作規(guī)范。

b.發(fā)現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)或事件，及時(shí)報(bào)告。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)信息管理工作進(jìn)行抽查，確保制度落實(shí)到位。

2.設(shè)立信息管理監(jiān)督員，負(fù)責(zé)日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。

具體操作：

(1)定期檢查：

a.每季度由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，對(duì)綜合辦公室信息管理工作進(jìn)行一次全面檢查。

b.檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況、安全措施落實(shí)情況等。

c.檢查結(jié)果形成報(bào)告，向全校通報(bào)，并要求相關(guān)部門(mén)整改。

(2)日常監(jiān)督：

a.設(shè)立由綜合辦公室、技術(shù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)代表組成的信息管理監(jiān)督小組。

b.監(jiān)督小組成員定期或不定期對(duì)各部門(mén)信息管理情況進(jìn)行抽查。

c.鼓勵(lì)師生通過(guò)指定渠道反饋信息管理問(wèn)題，監(jiān)督小組負(fù)責(zé)核實(shí)和處理。

(3)問(wèn)題整改：

a.對(duì)檢查或監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下發(fā)整改通知書(shū)，明確整改要求和時(shí)限。

b.整改完成后，監(jiān)督小組進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)問(wèn)題解決。

c.對(duì)于屢次出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)或個(gè)人，進(jìn)行約談或納入績(jī)效考核。

（附件一：信息收集清單模板）

*（此處可補(bǔ)充具體的信息收集清單格式示例，如表格形式，包含部門(mén)、信息類型、要素要求、提交格式、頻次等項(xiàng)目）*

一、概述

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門(mén)，承擔(dān)著信息收集、處理、傳遞和存儲(chǔ)的重要職責(zé)。為規(guī)范信息管理流程，提高工作效率，確保信息安全，特制定本制度。本制度旨在明確信息管理的原則、流程、責(zé)任及保密要求，確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

二、信息管理原則

（一）統(tǒng)一管理原則

學(xué)校綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校信息的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和傳遞工作，確保信息管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（二）安全保密原則

所有信息管理過(guò)程必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露、篡改或丟失。涉及敏感信息的管理，需采取額外的安全措施。

（三）高效便捷原則

信息管理應(yīng)注重效率，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因信息管理不當(dāng)影響學(xué)校日常工作。

（四）責(zé)任明確原則

明確各部門(mén)及工作人員在信息管理中的職責(zé)，確保信息管理責(zé)任到人。

三、信息管理流程

（一）信息收集

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)收集學(xué)校各部門(mén)產(chǎn)生的各類信息，包括但不限于工作通知、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)生信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。

2.信息收集應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)，必要時(shí)需進(jìn)行核實(shí)。

（二）信息整理與分類

1.收集到的信息需按照類別進(jìn)行分類，如行政類、教學(xué)類、后勤類等。

2.每類信息需標(biāo)注關(guān)鍵信息，如信息標(biāo)題、產(chǎn)生部門(mén)、日期等，便于后續(xù)檢索和使用。

（三）信息存儲(chǔ)

1.所有信息需存儲(chǔ)在指定的電子或紙質(zhì)檔案中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔。

2.電子信息存儲(chǔ)應(yīng)采用加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。紙質(zhì)檔案需定期檢查，防止損壞或丟失。

（四）信息傳遞

1.信息傳遞應(yīng)遵循“按需傳遞”原則，確保信息送達(dá)目標(biāo)部門(mén)或人員。

2.傳遞方式可包括郵件、內(nèi)部系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等，根據(jù)信息性質(zhì)選擇合適的傳遞方式。

（五）信息銷(xiāo)毀

1.過(guò)期或無(wú)用的信息需按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)記錄在案。

2.電子信息銷(xiāo)毀需采用專業(yè)軟件進(jìn)行徹底清除，防止恢復(fù)。紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀需采用碎紙機(jī)等設(shè)備，確保無(wú)法復(fù)原。

四、信息安全管理

（一）訪問(wèn)控制

1.信息系統(tǒng)訪問(wèn)需設(shè)置權(quán)限，不同崗位人員只能訪問(wèn)與其工作相關(guān)的信息。

2.定期審核訪問(wèn)權(quán)限，及時(shí)調(diào)整或取消不再需要的權(quán)限。

（二）保密培訓(xùn)

1.定期對(duì)綜合辦公室工作人員進(jìn)行信息安全管理培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。

2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息保密規(guī)定、安全操作流程、應(yīng)急處理措施等。

（三）應(yīng)急處理

1.如發(fā)生信息泄露或丟失，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施控制損失。

2.應(yīng)急處理過(guò)程需記錄在案，事后進(jìn)行復(fù)盤(pán)分析，防止類似事件再次發(fā)生。

五、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任分配

1.綜合辦公室主任對(duì)全校信息管理工作負(fù)總責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息管理負(fù)責(zé)。

2.每位工作人員需嚴(yán)格遵守信息管理制度，確保信息管理的規(guī)范性和安全性。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校定期對(duì)信息管理工作進(jìn)行抽查，確保制度落實(shí)到位。

2.設(shè)立信息管理監(jiān)督員，負(fù)責(zé)日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題。

**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的中樞部門(mén)，承擔(dān)著信息收集、處理、傳遞和存儲(chǔ)的重要職責(zé)。為規(guī)范信息管理流程，提高工作效率，確保信息安全，特制定本制度。本制度旨在明確信息管理的原則、流程、責(zé)任及保密要求，確保學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

綜合辦公室的信息管理工作直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)、科研、行政、后勤等各項(xiàng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。高效、準(zhǔn)確、安全的信息管理能夠：

(1)提升決策效率：為學(xué)校管理層提供及時(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持。

(2)優(yōu)化工作流程：減少信息傳遞的延誤和錯(cuò)誤，提高協(xié)同效率。

(3)保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)。

因此，本制度詳細(xì)規(guī)定了信息管理的各個(gè)方面，以指導(dǎo)綜合辦公室及相關(guān)人員開(kāi)展工作。

**二、信息管理原則**

（一）統(tǒng)一管理原則

學(xué)校綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校信息的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和傳遞工作，確保信息管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

具體要求：

(1)綜合辦公室設(shè)立專門(mén)的信息管理崗位或團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)全盤(pán)信息管理事務(wù)。

(2)各部門(mén)產(chǎn)生的信息需按照統(tǒng)一格式和要求提交至綜合辦公室，禁止擅自處理或傳遞涉密信息。

(3)信息管理流程、標(biāo)準(zhǔn)、制度由綜合辦公室統(tǒng)一制定和發(fā)布，各部門(mén)遵照?qǐng)?zhí)行。

（二）安全保密原則

所有信息管理過(guò)程必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露、篡改或丟失。涉及敏感信息的管理，需采取額外的安全措施。

具體要求：

(1)敏感信息定義：包括但不限于教職工個(gè)人信息（如聯(lián)系方式、家庭住址）、學(xué)生成績(jī)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、未公開(kāi)的政策調(diào)整方案等。

(2)保密措施：

a.紙質(zhì)敏感信息需存放在帶鎖的文件柜中，非授權(quán)人員不得接觸。

b.電子敏感信息需設(shè)置強(qiáng)密碼、定期更換，并采用加密軟件進(jìn)行存儲(chǔ)。

c.傳輸敏感信息時(shí)，必須使用加密通道（如加密郵件、內(nèi)部安全系統(tǒng)），禁止通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。

(3)保密責(zé)任：泄露敏感信息者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，包括但不限于紀(jì)律處分、賠償損失等。

（三）高效便捷原則

信息管理應(yīng)注重效率，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因信息管理不當(dāng)影響學(xué)校日常工作。

具體要求：

(1)信息傳遞時(shí)限：常規(guī)信息應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成收集、整理并送達(dá)相關(guān)部門(mén)或人員；緊急信息需立即處理。

(2)信息檢索便捷：建立信息檢索系統(tǒng)或目錄，方便相關(guān)人員快速查找所需信息。

(3)壓縮信息冗余：定期清理過(guò)期或重復(fù)信息，確保信息庫(kù)的精簡(jiǎn)和актуальность。

（四）責(zé)任明確原則

明確各部門(mén)及工作人員在信息管理中的職責(zé)，確保信息管理責(zé)任到人。

具體要求：

(1)部門(mén)責(zé)任：各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)信息產(chǎn)生的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

(2)崗位責(zé)任：綜合辦公室信息管理崗位人員對(duì)具體信息處理環(huán)節(jié)（收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞）的準(zhǔn)確性、安全性負(fù)責(zé)。

(3)追責(zé)機(jī)制：建立信息管理績(jī)效考核制度，將信息管理工作的質(zhì)量納入部門(mén)和個(gè)人年度考核。

**三、信息管理流程**

（一）信息收集

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)收集學(xué)校各部門(mén)產(chǎn)生的各類信息，包括但不限于工作通知、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)生信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、設(shè)備維護(hù)記錄、活動(dòng)安排等。

2.信息收集應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)，必要時(shí)需進(jìn)行核實(shí)。

具體操作：

(1)建立信息收集清單（見(jiàn)附件一），明確各部門(mén)需提交的信息類型、格式、頻次。

(2)各部門(mén)指定信息聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)按時(shí)、按質(zhì)將信息提交至綜合辦公室指定郵箱或系統(tǒng)。

(3)對(duì)于重要或緊急信息，綜合辦公室需通過(guò)電話、會(huì)議等方式確認(rèn)信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

(4)收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)信息不完整或疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)與信息產(chǎn)生部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或修正。

（二）信息整理與分類

1.收集到的信息需按照類別進(jìn)行分類，如行政類、教學(xué)類、后勤類、財(cái)務(wù)類、人事類等。

2.每類信息需標(biāo)注關(guān)鍵信息，如信息標(biāo)題、產(chǎn)生部門(mén)、日期、密級(jí)（如有）、關(guān)聯(lián)方等，便于后續(xù)檢索和使用。

具體操作：

(1)分類標(biāo)準(zhǔn)：參照學(xué)校組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，確保分類體系統(tǒng)一、清晰。

(2)信息要素提?。簩?duì)每條信息提取核心要素，形成標(biāo)準(zhǔn)化信息卡片或記錄。例如：

-行政類：發(fā)文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文單位、日期、主要內(nèi)容、附件列表。

-教學(xué)類：課程名稱、教師、時(shí)間、地點(diǎn)、參與學(xué)生、考核方式。

(3)信息標(biāo)簽：為每條信息添加標(biāo)簽，如“通知”、“提醒”、“歷史”、“參考”等，輔助分類和篩選。

(4)整理工具：可使用電子表格（如Excel）、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件或?qū)I(yè)的文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行信息整理。

（三）信息存儲(chǔ)

1.所有信息需存儲(chǔ)在指定的電子或紙質(zhì)檔案中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔。

2.電子信息存儲(chǔ)應(yīng)采用加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。紙質(zhì)檔案需定期檢查，防止損壞或丟失。

具體操作：

(1)電子存儲(chǔ)：

a.建立分層級(jí)的電子文件目錄結(jié)構(gòu)，如“綜合辦公室/2023年/10月/行政文件/通知”。

b.對(duì)敏感電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)，密碼需符合安全要求（長(zhǎng)度、復(fù)雜度）。

c.定期備份電子檔案，至少保留兩份，其中一份異地存儲(chǔ)（如移動(dòng)硬盤(pán)、云存儲(chǔ)）。

d.使用防病毒軟件和防火墻保護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行安全掃描。

(2)紙質(zhì)存儲(chǔ)：

a.設(shè)置專用檔案室或文件柜，實(shí)行雙人雙鎖管理（如辦公室主任和指定人員共同管理鑰匙）。

b.紙質(zhì)文件按分類、日期等順序排列，并制作存檔目錄。

c.定期檢查紙質(zhì)檔案的保存狀況，對(duì)受潮、蟲(chóng)蛀的文件進(jìn)行修復(fù)或更換。

d.達(dá)到保存期限的紙質(zhì)文件，需按流程銷(xiāo)毀（見(jiàn)第四部分）。

（四）信息傳遞

1.信息傳遞應(yīng)遵循“按需傳遞”原則，確保信息送達(dá)目標(biāo)部門(mén)或人員。

2.傳遞方式可包括郵件、內(nèi)部系統(tǒng)、紙質(zhì)文件、即時(shí)通訊工具（如學(xué)校內(nèi)部IM系統(tǒng)）等，根據(jù)信息性質(zhì)選擇合適的傳遞方式。

具體操作：

(1)傳遞前審核：綜合辦公室在傳遞信息前，需確認(rèn)信息接收方的準(zhǔn)確性和必要性。

(2)傳遞方式選擇：

a.通知類、公告類信息：可通過(guò)學(xué)校公告欄、內(nèi)部郵件列表、即時(shí)通訊群組等廣泛發(fā)布。

b.需特定人員處理的任務(wù)：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)任務(wù)分配功能或郵件直接發(fā)送至負(fù)責(zé)人。

c.敏感或重要文件：優(yōu)先采用加密郵件、內(nèi)部系統(tǒng)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳遞，或由專人遞送紙質(zhì)文件并登記簽收。

(3)傳遞記錄：建立信息傳遞日志，記錄信息標(biāo)題、發(fā)送人、接收人、傳遞時(shí)間、方式、狀態(tài)（已讀/未讀）等信息。

(4)確認(rèn)機(jī)制：對(duì)于重要信息，要求接收方回復(fù)確認(rèn)收到，或通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)確認(rèn)功能完成確認(rèn)。

（五）信息銷(xiāo)毀

1.過(guò)期或無(wú)用的信息需按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)記錄在案。

2.電子信息銷(xiāo)毀需采用專業(yè)軟件進(jìn)行徹底清除，防止恢復(fù)。紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀需采用碎紙機(jī)等設(shè)備，確保無(wú)法復(fù)原。

具體操作：

(1)銷(xiāo)毀范圍：包括存儲(chǔ)在電子設(shè)備中的過(guò)期信息、已簽收但無(wú)保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、作廢的記錄等。

(2)銷(xiāo)毀申請(qǐng)：需填寫(xiě)《信息銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。

(3)銷(xiāo)毀執(zhí)行：

a.電子信息銷(xiāo)毀：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀軟件覆蓋原始數(shù)據(jù)，確保無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于服務(wù)器數(shù)據(jù)，需物理銷(xiāo)毀硬盤(pán)。

b.紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀：使用碎紙機(jī)粉碎，確保每頁(yè)文件無(wú)法辨認(rèn)?？捎蓛扇斯餐O(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程并簽字確認(rèn)。

(4)銷(xiāo)毀記錄：將銷(xiāo)毀申請(qǐng)、審批表、銷(xiāo)毀執(zhí)行記錄（如碎紙機(jī)運(yùn)行記錄）歸檔保存至少三年。

**四、信息安全管理**

（一）訪問(wèn)控制

1.信息系統(tǒng)訪問(wèn)需設(shè)置權(quán)限，不同崗位人員只能訪問(wèn)與其工作相關(guān)的信息。

2.定期審核訪問(wèn)權(quán)限，及時(shí)調(diào)整或取消不再需要的權(quán)限。

具體操作：

(1)權(quán)限分級(jí)：根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)定信息訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)，如：

a.一級(jí)（最高）：綜合辦公室主任，可訪問(wèn)所有信息。

b.二級(jí)：信息管理專員，可訪問(wèn)日常管理信息和部分敏感信息。

c.三級(jí)：普通員工，僅可訪問(wèn)與其直接工作相關(guān)的公開(kāi)或內(nèi)部信息。

(2)訪問(wèn)申請(qǐng)與審批：新員工或崗位調(diào)整時(shí)，需提交權(quán)限申請(qǐng)表，由部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合辦公室負(fù)責(zé)人共同審批。

(3)訪問(wèn)記錄：系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有用戶的登錄時(shí)間、訪問(wèn)信息、操作行為等，定期生成日志報(bào)告。

(4)定期審查：每季度對(duì)所有用戶權(quán)限進(jìn)行一次全面審查，撤銷(xiāo)離職人員、轉(zhuǎn)崗人員的訪問(wèn)權(quán)限。

（二）保密培訓(xùn)

1.定期對(duì)綜合辦公室工作人員進(jìn)行信息安全管理培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。

2.培訓(xùn)內(nèi)容包括信息保密規(guī)定、安全操作流程、應(yīng)急處理措施等。

具體操作：

(1)培訓(xùn)計(jì)劃：每年至少組織兩次信息安全管理培訓(xùn)，新員工上崗前必須參加。

(2)培訓(xùn)內(nèi)容：

a.信息分類標(biāo)準(zhǔn)及敏感信息識(shí)別方法。

b.信息收集、處理、存儲(chǔ)、傳遞各環(huán)節(jié)的安全要求。

c.密碼管理、設(shè)備使用、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的最佳實(shí)踐。

d.信息泄露事件的應(yīng)急處理流程和責(zé)任。

(3)培訓(xùn)考核：培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，考核合格者方可上崗處理信息。考核結(jié)果作為年度績(jī)效評(píng)估的參考。

(4)案例分享：定期收集并分享國(guó)內(nèi)外信息安全管理案例（脫敏處理），增強(qiáng)員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

（三）應(yīng)急處理

1.如發(fā)生信息泄露或丟失，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施