學(xué)校綜合辦公室機密文件管理**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運營的核心部門，承擔(dān)著大量文件的制作、流轉(zhuǎn)、存儲和銷毀工作。其中，機密文件因其涉及學(xué)校內(nèi)部敏感信息，必須采取嚴(yán)格的保密措施，以確保信息安全，防止泄露。本指南旨在規(guī)范機密文件的管理流程，明確相關(guān)人員的職責(zé)，并制定應(yīng)急處理措施，以保障學(xué)校各項工作順利開展。

**二、機密文件的定義與范圍**

（一）機密文件的定義

機密文件是指學(xué)校內(nèi)部涉及重大決策、財務(wù)信息、人事安排、學(xué)生檔案、教學(xué)評估等，一旦泄露可能對學(xué)校造成嚴(yán)重?fù)p害的文件。

（二）機密文件的常見類型

1.學(xué)校年度工作報告及財務(wù)預(yù)算；

2.內(nèi)部人事任免通知；

3.學(xué)生違紀(jì)處分記錄；

4.教學(xué)改革方案及評估報告；

5.校內(nèi)重要會議紀(jì)要；

6.合作項目敏感數(shù)據(jù)。

**三、機密文件的日常管理**

（一）文件的制作與簽發(fā)

1.機密文件需由指定部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)校長或主管副校長簽發(fā)后方可印發(fā)；

2.文件制作時需標(biāo)注“機密”字樣及密級，并記錄制作數(shù)量和編號。

（二）文件的流轉(zhuǎn)與傳遞

1.機密文件傳遞需通過內(nèi)部系統(tǒng)或指定人員，禁止使用公共郵箱或外部渠道；

2.接收方需在文件交接登記表中簽字確認(rèn)，并妥善保管；

3.禁止在公共場合討論機密文件內(nèi)容，需在封閉環(huán)境處理。

（三）文件的存儲與保管

1.機密文件需存放在帶鎖的文件柜或保險柜中，鑰匙由專人保管；

2.存儲環(huán)境需防潮、防火、防盜，并定期檢查設(shè)備狀態(tài)；

3.電子版機密文件需加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限。

**四、機密文件的銷毀管理**

（一）銷毀條件

1.文件內(nèi)容已過保密期限；

2.文件被新的版本替代；

3.文件因破損或污漬無法使用。

（二）銷毀流程

1.銷毀前需填寫《機密文件銷毀申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；

2.紙質(zhì)文件需使用碎紙機粉碎，確保無法還原；

3.電子版文件需通過專業(yè)軟件徹底刪除，并記錄銷毀時間及操作人；

4.銷毀過程需有兩人以上監(jiān)督，并拍照留存記錄。

**五、責(zé)任與監(jiān)督**

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人為機密文件管理的總負(fù)責(zé)人；

2.檔案管理員負(fù)責(zé)文件的具體保管與記錄；

3.使用人員需遵守保密規(guī)定，違反者按學(xué)校制度處理。

（二）定期檢查

1.每季度對機密文件管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

2.學(xué)校管理層每年組織一次全面審查，確保制度落實到位。

**六、應(yīng)急處理措施**

（一）文件遺失處理

1.發(fā)現(xiàn)機密文件遺失需立即啟動應(yīng)急預(yù)案；

2.立即封鎖相關(guān)區(qū)域，查找文件，并上報主管領(lǐng)導(dǎo)；

3.評估泄露風(fēng)險，采取補救措施，如通知相關(guān)方暫停敏感工作。

（二）文件泄露處理

1.一旦確認(rèn)文件泄露，需第一時間上報并制定應(yīng)對方案；

2.查明泄露原因，追究相關(guān)人員責(zé)任；

3.評估泄露影響，必要時調(diào)整敏感文件的管理權(quán)限。

**七、培訓(xùn)與宣傳**

（一）定期培訓(xùn)

1.每半年組織一次機密文件管理培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度、操作、應(yīng)急等；

2.培訓(xùn)后進(jìn)行考核，確保人員掌握要求。

（二）宣傳引導(dǎo)

1.在辦公區(qū)域張貼保密提示，增強員工意識；

2.通過內(nèi)部郵件、公告等形式，強調(diào)違規(guī)后果。

**三、機密文件的日常管理**

（一）文件的制作與簽發(fā)

1.**文件密級的確定**

(1)根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度和泄露后可能造成的損害，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級，其中“絕密”級別最高。

(2)制作部門需在文件草擬階段明確密級，并在標(biāo)題下方標(biāo)注，如“**機密**學(xué)校2024年秋季招生工作方案”。

2.**簽發(fā)流程規(guī)范**

(1)草擬完成后，提交至綜合辦公室檔案管理員初審，審核內(nèi)容包括密級是否恰當(dāng)、內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范。

(2)初審?fù)ㄟ^后，按文件層級報送相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：

-**絕密級**文件需經(jīng)校長簽發(fā)；

-**機密級**文件需經(jīng)主管副校長簽發(fā)；

-**秘密級**文件需經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

(3)簽發(fā)人需在文件首頁加蓋簽發(fā)章，并注明簽發(fā)日期。

3.**編號與登記**

(1)文件簽發(fā)后，檔案管理員進(jìn)行編號，格式為“**年份-部門-序號**”，如“2024-辦-001”。

(2)建立電子臺賬，記錄文件編號、密級、簽發(fā)人、制作數(shù)量、分發(fā)范圍等信息。

（二）文件的流轉(zhuǎn)與傳遞

1.**內(nèi)部傳遞方式**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-傳遞至部門內(nèi)部時，需填寫《機密文件內(nèi)部傳遞單》，接收人簽字確認(rèn)；

-跨部門傳遞時，需經(jīng)綜合辦公室中轉(zhuǎn)，并記錄傳遞時間及雙方人員信息；

-禁止通過公共信箱、快遞等外部渠道傳遞。

(2)**電子文件**：

-使用加密郵件系統(tǒng)或內(nèi)部專用平臺傳輸，需設(shè)置發(fā)送人、接收人雙重認(rèn)證；

-傳輸前對文件進(jìn)行加密，密碼需單獨記錄在加密文件管理臺賬中；

-接收方需在收到郵件后回復(fù)確認(rèn)，發(fā)送方留存記錄。

2.**傳遞限制**

(1)**復(fù)印與摘抄**：機密文件原則上禁止復(fù)印，確需復(fù)印的需填寫《機密文件復(fù)印申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“復(fù)印件，原件存檔”字樣；

(2)**拍照與錄音**：禁止對機密文件進(jìn)行拍照、錄音或錄像，特殊情況需報備并采取額外防護措施；

(3)**口頭傳達(dá)**：對于必須口頭傳達(dá)的敏感信息，需在封閉環(huán)境進(jìn)行，并要求記錄傳達(dá)內(nèi)容、時間和對象。

3.**傳遞跟蹤**

(1)建立文件流轉(zhuǎn)跟蹤表，實時更新文件位置，確保賬實相符；

(2)每月對未及時歸檔或流轉(zhuǎn)異常的文件進(jìn)行排查，必要時啟動追蹤程序。

（三）文件的存儲與保管

1.**存儲環(huán)境要求**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-存放于帶鎖的文件柜或保險柜中，柜內(nèi)濕度控制在40%-60%，避免陽光直射；

-保險柜鑰匙由檔案管理員和綜合辦公室負(fù)責(zé)人分別保管，實行雙人雙鎖制度；

-文件柜擺放需遠(yuǎn)離消防設(shè)施、電源線路等潛在風(fēng)險區(qū)域。

(2)**電子文件**：

-存儲于專用服務(wù)器或加密硬盤，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲地點與原始存儲地不同；

-服務(wù)器需設(shè)置防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，禁止無關(guān)人員訪問；

-電子文件命名需規(guī)范，格式為“**密級-年份-部門-主題**”，如“機密-2024-辦-人事任免名單”。

2.**訪問權(quán)限管理**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-僅授權(quán)人員可進(jìn)入文件存儲區(qū)域，需登記進(jìn)出時間及事由；

-臨時授權(quán)需填寫《臨時借閱申請表》，到期后及時歸還并銷毀借閱記錄。

(2)**電子文件**：

-設(shè)置多級訪問權(quán)限，不同密級文件需綁定不同權(quán)限組，如“絕密級”僅限校長和主管副校長訪問；

-操作人員需定期更換密碼，密碼需符合復(fù)雜度要求（如長度≥12位，含大小寫字母、數(shù)字、符號）；

-記錄所有訪問日志，包括訪問時間、IP地址、操作類型等，保存期限為文件保密期結(jié)束后3年。

3.**定期檢查與維護**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-每季度檢查文件柜鎖具狀態(tài)，每年檢查保險柜運行情況；

-對受潮、破損文件進(jìn)行修復(fù)或更換，修復(fù)過程需有兩人監(jiān)督，并記錄操作詳情。

(2)**電子文件**：

-每季度對服務(wù)器存儲空間進(jìn)行清理，刪除過期文件；

-每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份有效性；

-對存儲設(shè)備進(jìn)行物理檢查，如硬盤運行聲音、溫度是否異常。

**四、機密文件的銷毀管理**

（一）銷毀條件的細(xì)化

1.**保密期限屆滿**：文件標(biāo)注的保密期限（如“10年”）到期后自動失效；

2.**內(nèi)容失效**：文件所記載事項已完成或被新的文件替代，如舊版合同到期、新方案發(fā)布等；

3.**文件作廢**：因決策調(diào)整或工作失誤導(dǎo)致文件不再適用，需經(jīng)審批后銷毀；

4.**破損無法使用**：文件嚴(yán)重污損、字跡模糊，無法繼續(xù)保存。

（二）銷毀流程的細(xì)化

1.**申請與審批**

(1)提交《機密文件銷毀申請表》，內(nèi)容包括文件名稱、密級、數(shù)量、擬銷毀原因等；

(2)檔案管理員審核申請表，確認(rèn)銷毀必要性；

(3)按權(quán)限層級報批：

-**絕密級**文件需校長審批；

-**機密級**文件需主管副校長審批；

-**秘密級**文件需綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批。

2.**銷毀方式選擇**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-使用碎紙機銷毀，優(yōu)先選擇交叉碎紙模式（碎紙粒度≤0.5mm）；

-對重要文件（如絕密級）需進(jìn)行二次碎紙；

-禁止將紙質(zhì)文件直接丟棄在垃圾桶。

(2)**電子文件**：

-使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件（如BitRaser）執(zhí)行“物理銷毀”或“覆蓋銷毀”；

-每次銷毀操作需生成銷毀報告，包含銷毀時間、文件路徑、操作人等信息；

-銷毀前需確認(rèn)數(shù)據(jù)已從所有設(shè)備中刪除，包括云存儲、備份盤等。

3.**銷毀監(jiān)督與記錄**

(1)銷毀過程需有兩人以上在場監(jiān)督，其中一人需負(fù)責(zé)記錄；

(2)銷毀完成后，填寫《機密文件銷毀記錄表》，內(nèi)容包括銷毀日期、文件名稱、銷毀方式、監(jiān)督人簽字等；

(3)紙質(zhì)文件銷毀后，將碎紙殘渣暫存于封閉容器中，待滿桶后作為普通垃圾處理；

(4)電子文件銷毀報告需歸檔保存，保存期限為文件保密期結(jié)束后2年。

**五、責(zé)任與監(jiān)督**

（一）責(zé)任分工的細(xì)化

1.**綜合辦公室負(fù)責(zé)人**

-全面負(fù)責(zé)機密文件管理體系，定期組織培訓(xùn)；

-審批非絕密級文件的銷毀申請；

-對本部門員工違規(guī)行為進(jìn)行處罰。

2.**檔案管理員**

-具體執(zhí)行文件保管、傳遞、銷毀等操作；

-維護電子臺賬和紙質(zhì)記錄的準(zhǔn)確性；

-每月向負(fù)責(zé)人匯報管理情況。

3.**使用人員**

-遵守“最小必要”原則，僅接觸工作所需文件；

-離職時需上交所有涉密文件和設(shè)備；

-發(fā)現(xiàn)異常情況（如文件丟失、泄露）需立即上報。

（二）定期檢查的細(xì)化

1.**自查內(nèi)容清單**

-文件臺賬是否完整（編號、密級、流轉(zhuǎn)記錄）；

-存儲設(shè)備是否正常運行（保險柜鎖具、服務(wù)器硬盤）；

-電子文件訪問日志是否異常；

-員工是否按規(guī)定操作（如禁止復(fù)印、拍照）。

2.**檢查頻率**

-日常檢查：檔案管理員每日核對文件位置；

-月度檢查：綜合辦公室負(fù)責(zé)人抽查文件保管情況；

-年度檢查：聯(lián)合信息技術(shù)部門對電子文件進(jìn)行安全評估。

3.**問題整改**

-對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，需制定整改措施并指定責(zé)任人、完成時限；

-整改過程需記錄，并在下次檢查時驗證效果。

**六、應(yīng)急處理措施**

（一）文件遺失處理的細(xì)化

1.**啟動程序**

(1)發(fā)現(xiàn)文件遺失后，立即在辦公區(qū)域張貼尋找通知，明確文件名稱、密級和重要性；

(2)2小時內(nèi)向綜合辦公室負(fù)責(zé)人報告，同時啟動追蹤程序；

(3)若文件涉及跨部門，需同步通知相關(guān)單位協(xié)助查找。

2.**追蹤方法**

(1)回溯最后接觸人員，詢問文件去向；

(2)檢查所有可能存放的辦公區(qū)域（抽屜、柜子、會議室）；

(3)對于電子文件遺失，排查近期訪問記錄，確認(rèn)是否被異常導(dǎo)出。

3.**風(fēng)險評估與補救**

(1)若文件被外部人員接觸，評估泄露風(fēng)險，必要時暫停敏感工作；

(2)對可能泄露的信息采取補防措施，如重新部署系統(tǒng)權(quán)限；

(3)編寫《文件遺失處置報告》，包括事件經(jīng)過、影響評估、改進(jìn)措施等，存檔備查。

（二）文件泄露處理的細(xì)化

1.**應(yīng)急處置流程**

(1)接到泄露報告后，立即成立應(yīng)急小組（由綜合辦公室、信息技術(shù)等部門組成）；

(2)確認(rèn)泄露范圍：哪些文件、哪些人員知悉、是否已外傳；

(3)對涉密人員采取隔離措施，防止信息擴散。

2.**溯源與堵漏**

(1)電子文件泄露：通過日志分析追蹤訪問路徑，定位泄密源頭；

(2)紙質(zhì)文件泄露：排查所有接觸人員，必要時進(jìn)行面談確認(rèn)；

(3)對泄露渠道進(jìn)行封堵，如臨時停用涉密系統(tǒng)、更換門禁密碼等。

3.**后續(xù)處理**

(1)編寫《文件泄露調(diào)查報告》，明確責(zé)任人和違規(guī)行為；

(2)對違規(guī)人員進(jìn)行處理，包括警告、降級、解除勞動合同等；

(3)修訂管理制度，加強監(jiān)控措施，防止類似事件再次發(fā)生。

**七、培訓(xùn)與宣傳**

（一）定期培訓(xùn)的細(xì)化

1.**培訓(xùn)內(nèi)容模塊**

-基礎(chǔ)知識：機密文件的定義、分類、標(biāo)識；

-操作規(guī)范：文件制作、傳遞、存儲、銷毀的流程；

-法律責(zé)任：違反保密制度的后果（參考學(xué)校內(nèi)部規(guī)定）；

-案例分析：典型泄密事件及教訓(xùn)。

2.**培訓(xùn)形式**

-每半年組織一次全員培訓(xùn)，采用PPT講解+實操演練；

-新員工入職時必須參加保密培訓(xùn)，考核合格后方可接觸涉密文件；

-對關(guān)鍵崗位人員（如檔案管理員）每年進(jìn)行一次強化培訓(xùn)。

3.**考核與反饋**

-培訓(xùn)后進(jìn)行閉卷考試，合格率需達(dá)95%以上；

-收集參訓(xùn)人員意見，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和形式。

（二）宣傳引導(dǎo)的細(xì)化

1.**宣傳物料清單**

-辦公區(qū)域張貼《保密守則》海報；

-內(nèi)部郵箱每日推送保密提醒郵件；

-制作《機密文件管理手冊》，人手一冊。

2.**宣傳主題**

-“保密就是責(zé)任”；

-“保護信息安全，人人有責(zé)”；

-“數(shù)據(jù)安全，從我做起”。

3.**活動形式**

-每年4月開展“保密月”活動，組織知識競賽、主題演講等；

-在辦公系統(tǒng)首頁設(shè)置保密宣傳標(biāo)語；

-對表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰。

**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運營的核心部門，承擔(dān)著大量文件的制作、流轉(zhuǎn)、存儲和銷毀工作。其中，機密文件因其涉及學(xué)校內(nèi)部敏感信息，必須采取嚴(yán)格的保密措施，以確保信息安全，防止泄露。本指南旨在規(guī)范機密文件的管理流程，明確相關(guān)人員的職責(zé)，并制定應(yīng)急處理措施，以保障學(xué)校各項工作順利開展。

**二、機密文件的定義與范圍**

（一）機密文件的定義

機密文件是指學(xué)校內(nèi)部涉及重大決策、財務(wù)信息、人事安排、學(xué)生檔案、教學(xué)評估等，一旦泄露可能對學(xué)校造成嚴(yán)重?fù)p害的文件。

（二）機密文件的常見類型

1.學(xué)校年度工作報告及財務(wù)預(yù)算；

2.內(nèi)部人事任免通知；

3.學(xué)生違紀(jì)處分記錄；

4.教學(xué)改革方案及評估報告；

5.校內(nèi)重要會議紀(jì)要；

6.合作項目敏感數(shù)據(jù)。

**三、機密文件的日常管理**

（一）文件的制作與簽發(fā)

1.機密文件需由指定部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)校長或主管副校長簽發(fā)后方可印發(fā)；

2.文件制作時需標(biāo)注“機密”字樣及密級，并記錄制作數(shù)量和編號。

（二）文件的流轉(zhuǎn)與傳遞

1.機密文件傳遞需通過內(nèi)部系統(tǒng)或指定人員，禁止使用公共郵箱或外部渠道；

2.接收方需在文件交接登記表中簽字確認(rèn)，并妥善保管；

3.禁止在公共場合討論機密文件內(nèi)容，需在封閉環(huán)境處理。

（三）文件的存儲與保管

1.機密文件需存放在帶鎖的文件柜或保險柜中，鑰匙由專人保管；

2.存儲環(huán)境需防潮、防火、防盜，并定期檢查設(shè)備狀態(tài)；

3.電子版機密文件需加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限。

**四、機密文件的銷毀管理**

（一）銷毀條件

1.文件內(nèi)容已過保密期限；

2.文件被新的版本替代；

3.文件因破損或污漬無法使用。

（二）銷毀流程

1.銷毀前需填寫《機密文件銷毀申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；

2.紙質(zhì)文件需使用碎紙機粉碎，確保無法還原；

3.電子版文件需通過專業(yè)軟件徹底刪除，并記錄銷毀時間及操作人；

4.銷毀過程需有兩人以上監(jiān)督，并拍照留存記錄。

**五、責(zé)任與監(jiān)督**

（一）責(zé)任分工

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人為機密文件管理的總負(fù)責(zé)人；

2.檔案管理員負(fù)責(zé)文件的具體保管與記錄；

3.使用人員需遵守保密規(guī)定，違反者按學(xué)校制度處理。

（二）定期檢查

1.每季度對機密文件管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

2.學(xué)校管理層每年組織一次全面審查，確保制度落實到位。

**六、應(yīng)急處理措施**

（一）文件遺失處理

1.發(fā)現(xiàn)機密文件遺失需立即啟動應(yīng)急預(yù)案；

2.立即封鎖相關(guān)區(qū)域，查找文件，并上報主管領(lǐng)導(dǎo)；

3.評估泄露風(fēng)險，采取補救措施，如通知相關(guān)方暫停敏感工作。

（二）文件泄露處理

1.一旦確認(rèn)文件泄露，需第一時間上報并制定應(yīng)對方案；

2.查明泄露原因，追究相關(guān)人員責(zé)任；

3.評估泄露影響，必要時調(diào)整敏感文件的管理權(quán)限。

**七、培訓(xùn)與宣傳**

（一）定期培訓(xùn)

1.每半年組織一次機密文件管理培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋制度、操作、應(yīng)急等；

2.培訓(xùn)后進(jìn)行考核，確保人員掌握要求。

（二）宣傳引導(dǎo)

1.在辦公區(qū)域張貼保密提示，增強員工意識；

2.通過內(nèi)部郵件、公告等形式，強調(diào)違規(guī)后果。

**三、機密文件的日常管理**

（一）文件的制作與簽發(fā)

1.**文件密級的確定**

(1)根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度和泄露后可能造成的損害，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級，其中“絕密”級別最高。

(2)制作部門需在文件草擬階段明確密級，并在標(biāo)題下方標(biāo)注，如“**機密**學(xué)校2024年秋季招生工作方案”。

2.**簽發(fā)流程規(guī)范**

(1)草擬完成后，提交至綜合辦公室檔案管理員初審，審核內(nèi)容包括密級是否恰當(dāng)、內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范。

(2)初審?fù)ㄟ^后，按文件層級報送相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：

-**絕密級**文件需經(jīng)校長簽發(fā)；

-**機密級**文件需經(jīng)主管副校長簽發(fā)；

-**秘密級**文件需經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

(3)簽發(fā)人需在文件首頁加蓋簽發(fā)章，并注明簽發(fā)日期。

3.**編號與登記**

(1)文件簽發(fā)后，檔案管理員進(jìn)行編號，格式為“**年份-部門-序號**”，如“2024-辦-001”。

(2)建立電子臺賬，記錄文件編號、密級、簽發(fā)人、制作數(shù)量、分發(fā)范圍等信息。

（二）文件的流轉(zhuǎn)與傳遞

1.**內(nèi)部傳遞方式**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-傳遞至部門內(nèi)部時，需填寫《機密文件內(nèi)部傳遞單》，接收人簽字確認(rèn)；

-跨部門傳遞時，需經(jīng)綜合辦公室中轉(zhuǎn)，并記錄傳遞時間及雙方人員信息；

-禁止通過公共信箱、快遞等外部渠道傳遞。

(2)**電子文件**：

-使用加密郵件系統(tǒng)或內(nèi)部專用平臺傳輸，需設(shè)置發(fā)送人、接收人雙重認(rèn)證；

-傳輸前對文件進(jìn)行加密，密碼需單獨記錄在加密文件管理臺賬中；

-接收方需在收到郵件后回復(fù)確認(rèn)，發(fā)送方留存記錄。

2.**傳遞限制**

(1)**復(fù)印與摘抄**：機密文件原則上禁止復(fù)印，確需復(fù)印的需填寫《機密文件復(fù)印申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“復(fù)印件，原件存檔”字樣；

(2)**拍照與錄音**：禁止對機密文件進(jìn)行拍照、錄音或錄像，特殊情況需報備并采取額外防護措施；

(3)**口頭傳達(dá)**：對于必須口頭傳達(dá)的敏感信息，需在封閉環(huán)境進(jìn)行，并要求記錄傳達(dá)內(nèi)容、時間和對象。

3.**傳遞跟蹤**

(1)建立文件流轉(zhuǎn)跟蹤表，實時更新文件位置，確保賬實相符；

(2)每月對未及時歸檔或流轉(zhuǎn)異常的文件進(jìn)行排查，必要時啟動追蹤程序。

（三）文件的存儲與保管

1.**存儲環(huán)境要求**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-存放于帶鎖的文件柜或保險柜中，柜內(nèi)濕度控制在40%-60%，避免陽光直射；

-保險柜鑰匙由檔案管理員和綜合辦公室負(fù)責(zé)人分別保管，實行雙人雙鎖制度；

-文件柜擺放需遠(yuǎn)離消防設(shè)施、電源線路等潛在風(fēng)險區(qū)域。

(2)**電子文件**：

-存儲于專用服務(wù)器或加密硬盤，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲地點與原始存儲地不同；

-服務(wù)器需設(shè)置防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，禁止無關(guān)人員訪問；

-電子文件命名需規(guī)范，格式為“**密級-年份-部門-主題**”，如“機密-2024-辦-人事任免名單”。

2.**訪問權(quán)限管理**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-僅授權(quán)人員可進(jìn)入文件存儲區(qū)域，需登記進(jìn)出時間及事由；

-臨時授權(quán)需填寫《臨時借閱申請表》，到期后及時歸還并銷毀借閱記錄。

(2)**電子文件**：

-設(shè)置多級訪問權(quán)限，不同密級文件需綁定不同權(quán)限組，如“絕密級”僅限校長和主管副校長訪問；

-操作人員需定期更換密碼，密碼需符合復(fù)雜度要求（如長度≥12位，含大小寫字母、數(shù)字、符號）；

-記錄所有訪問日志，包括訪問時間、IP地址、操作類型等，保存期限為文件保密期結(jié)束后3年。

3.**定期檢查與維護**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-每季度檢查文件柜鎖具狀態(tài)，每年檢查保險柜運行情況；

-對受潮、破損文件進(jìn)行修復(fù)或更換，修復(fù)過程需有兩人監(jiān)督，并記錄操作詳情。

(2)**電子文件**：

-每季度對服務(wù)器存儲空間進(jìn)行清理，刪除過期文件；

-每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份有效性；

-對存儲設(shè)備進(jìn)行物理檢查，如硬盤運行聲音、溫度是否異常。

**四、機密文件的銷毀管理**

（一）銷毀條件的細(xì)化

1.**保密期限屆滿**：文件標(biāo)注的保密期限（如“10年”）到期后自動失效；

2.**內(nèi)容失效**：文件所記載事項已完成或被新的文件替代，如舊版合同到期、新方案發(fā)布等；

3.**文件作廢**：因決策調(diào)整或工作失誤導(dǎo)致文件不再適用，需經(jīng)審批后銷毀；

4.**破損無法使用**：文件嚴(yán)重污損、字跡模糊，無法繼續(xù)保存。

（二）銷毀流程的細(xì)化

1.**申請與審批**

(1)提交《機密文件銷毀申請表》，內(nèi)容包括文件名稱、密級、數(shù)量、擬銷毀原因等；

(2)檔案管理員審核申請表，確認(rèn)銷毀必要性；

(3)按權(quán)限層級報批：

-**絕密級**文件需校長審批；

-**機密級**文件需主管副校長審批；

-**秘密級**文件需綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批。

2.**銷毀方式選擇**

(1)**紙質(zhì)文件**：

-使用碎紙機銷毀，優(yōu)先選擇交叉碎紙模式（碎紙粒度≤0.5mm）；

-對重要文件（如絕密級）需進(jìn)行二次碎紙；

-禁止將紙質(zhì)文件直接丟棄在垃圾桶。

(2)**電子文件**：

-使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件（如BitRaser）執(zhí)行“物理銷毀”或“覆蓋銷毀”；

-每次銷毀操作需生成銷毀報告，包含銷毀時間、文件路徑、操作人等信息；

-銷毀前需確認(rèn)數(shù)據(jù)已從所有設(shè)備中刪除，包括云存儲、備份盤等。

3.**銷毀監(jiān)督與記錄**

(1)銷毀過程需有兩人以上在場監(jiān)督，其中一人需負(fù)責(zé)記錄；

(2)銷毀完成后，填寫《機密文件銷毀記錄表》，內(nèi)容包括銷毀日期、文件名稱、銷毀方式、監(jiān)督人簽字等；

(3)紙質(zhì)文件銷毀后，將碎紙殘渣暫存于封閉容器中，待滿桶后作為普通垃圾處理；

(4)電子文件銷毀報告需歸檔保存，保存期限為文件保密期結(jié)束后2年。

**五、責(zé)任與監(jiān)督**

（一）責(zé)任分工的細(xì)化

1.**綜合辦公室負(fù)責(zé)人**

-全面負(fù)責(zé)機密文件管理體系，定期組織培訓(xùn)；

-審批非絕密級文件的銷毀申請；

-對本部門員工違規(guī)行為進(jìn)行處罰。

2.**檔案管理員**

-具體執(zhí)行文件保管、傳遞、銷毀等操作；

-維護電子臺賬和紙質(zhì)記錄的準(zhǔn)確性；

-每月向負(fù)責(zé)人匯報管理情況。

3.**使用人員**

-遵守“最小必要”原則，僅接觸工作所需文件；

-離職時需上交所有涉密文件和設(shè)備；

-發(fā)現(xiàn)異常情況（如文件丟失、泄露）需立即上報。

（二）定期檢查的細(xì)化

1.**自查內(nèi)容清單**

-文件臺賬是否完整（編號、密級、流轉(zhuǎn)記錄）；

-存儲設(shè)備是否正常運行（保險柜鎖具、服務(wù)器硬盤）；

-電子文件訪問日志是否異常；

-員工是否按規(guī)定操作（如禁止復(fù)印、拍照）。

2.**檢查頻率**

-日常檢查：檔案管理員每日核對文件位置；

-月度檢查：綜合辦公室負(fù)責(zé)人抽查文件保管情況；

-年度檢查：聯(lián)合信息技術(shù)部門對電子文件進(jìn)行安全評估。

3.**問題整改**

-對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，需制定整改措施并指定責(zé)任人、完成時限；

-整改過程需記錄，并在下次檢查時驗證效果。

**六、應(yīng)急處理措施**

（一）文件遺失處理的細(xì)化

1.**啟動程序**

(1)發(fā)現(xiàn)文件遺失后，立即在辦公區(qū)域張貼尋找通知，明確文件名稱、密級和重要性；

(2)2小時內(nèi)向綜合辦公室負(fù)責(zé)人報告，同時啟動