PAGE案件檔案材料保管制度一、總則（一）目的為加強公司案件檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及案件的檔案材料保管工作，包括但不限于法律糾紛案件、內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)案件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則案件檔案材料由公司指定的專門部門或人員進行集中保管，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案材料的泄露、損毀和丟失，維護公司的合法權(quán)益。3.有效利用原則建立檔案材料的檢索和利用機制，方便公司內(nèi)部人員在工作中查閱和使用，充分發(fā)揮檔案材料的價值。二、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.案件相關(guān)的法律文書，如起訴書、答辯狀、判決書、裁定書等。2.證據(jù)材料，包括書證、物證、證人證言、鑒定意見等。3.案件處理過程中的會議記錄、請示報告、審批文件等。4.與案件有關(guān)的其他材料，如往來信函、電子郵件、錄音錄像等。（二）收集要求1.案件承辦部門或人員應(yīng)在案件處理過程中及時收集相關(guān)檔案材料，確保材料的真實性和完整性。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，便于后續(xù)的保管和查閱。（三）整理方法1.分類根據(jù)案件的性質(zhì)、類別、時間等因素，將檔案材料分為不同的類別，如民事案件檔案、刑事案件檔案、行政案件檔案等。2.編號為每一份檔案材料編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編排，如年份+案件類別+流水號。3.裝訂對于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進行裝訂，確保材料的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持材料的原有順序，不得隨意更改。4.編目編制檔案材料的目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查閱和檢索。三、檔案材料的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的檔案保管室，負責(zé)案件檔案材料的集中保管。檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案材料的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將紙質(zhì)檔案材料存放在檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管對于電子檔案材料，應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于檢索和利用。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.一般案件檔案材料的保管期限為[X]年，自案件結(jié)案之日起計算。2.涉及重大法律糾紛、公司核心利益或具有重要歷史價值的案件檔案材料，保管期限為[X]年或永久保管。（四）檔案的清查與盤點1.檔案保管部門應(yīng)定期對檔案材料進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。清查和盤點工作每年至少進行一次。2.對于清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄和處理，如檔案材料的丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級報告。四、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱案件檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案保管部門查閱。2.涉及公司機密或敏感信息的案件檔案材料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)，檔案保管人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案材料。2.查閱人員應(yīng)在檔案保管部門指定的地點查閱檔案材料，不得擅自將檔案材料帶出保管室。如需復(fù)印或摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案材料歸還檔案保管人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱案件檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱的目的、期限和歸還時間，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案保管部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員持經(jīng)審批的《檔案借閱申請表》到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案材料。2.借閱人員應(yīng)向檔案保管人員出具借條，注明借閱的檔案編號、名稱、數(shù)量和歸還時間等信息，并簽字確認。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案材料。如因保管不善造成檔案材料損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案材料。如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案保管部門提出申請，并經(jīng)審批同意后辦理續(xù)借手續(xù)。五、檔案材料的保密與安全（一）保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對檔案材料的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案保管人員應(yīng)妥善保管檔案保管室的鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對于涉及公司機密或敏感信息的案件檔案材料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.檔案保管室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，確保檔案材料的安全。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案保管室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時報告并采取措施加以解決。3.對于自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能影響檔案材料安全的情況，檔案保管人員應(yīng)及時采取保護措施，確保檔案材料的安全。六、檔案材料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料保管期限屆滿，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀檔案材料的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案保管部門應(yīng)定期對保管期限屆滿或已無保存價值的檔案材料進行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案材料，應(yīng)在檔案保管部門指定的地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀