PAGE合同檔案保存年限制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.完整準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、損毀或丟失，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：合同檔案的管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、合同檔案的定義與分類（一）定義合同檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件資料，以及與合同履行相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。（二）分類1.業(yè)務(wù)合同：包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等，是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最常見的合同類型。2.勞動(dòng)合同：公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.其他合同：如借款合同、擔(dān)保合同、合作協(xié)議等，根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行分類。三、合同檔案的收集與整理（一）收集1.合同簽訂部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門提交的合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、往來(lái)信函等資料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集并提交給檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類型、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.每份合同檔案應(yīng)編制目錄，注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂雙方、合同金額、履行期限等基本信息，以便于查詢和檢索。3.對(duì)于合同檔案中的文件資料，應(yīng)進(jìn)行排序和裝訂，確保檔案的整齊和美觀。四、合同檔案的保存年限（一）業(yè)務(wù)合同1.一般業(yè)務(wù)合同的保存年限為[X]年，自合同履行完畢或合同終止之日起計(jì)算。2.涉及重要資產(chǎn)、重大項(xiàng)目、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的業(yè)務(wù)合同，保存年限為[X]年。3.對(duì)于可能存在法律糾紛或潛在風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)合同，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保存年限，直至糾紛解決或風(fēng)險(xiǎn)消除。（二）勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同的保存年限為員工離職后[X]年。（三）其他合同其他合同的保存年限參照業(yè)務(wù)合同的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，但應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。五、合同檔案保存年限的調(diào)整（一）調(diào)整條件1.國(guó)家法律法規(guī)或相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，對(duì)合同檔案保存年限有新的要求。2.公司經(jīng)營(yíng)管理需要，對(duì)合同檔案保存年限進(jìn)行調(diào)整。3.合同涉及的項(xiàng)目或業(yè)務(wù)出現(xiàn)重大變化，需要延長(zhǎng)合同檔案保存年限。（二）調(diào)整程序1.由公司相關(guān)部門提出合同檔案保存年限調(diào)整的建議，并提交書面報(bào)告。2.報(bào)告應(yīng)包括調(diào)整的原因、依據(jù)、調(diào)整后的保存年限等內(nèi)容。3.檔案管理部門對(duì)報(bào)告進(jìn)行審核，并征求公司法律顧問(wèn)的意見。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施合同檔案保存年限的調(diào)整工作。六、合同檔案的保管與維護(hù)（一）保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.合同檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查詢和檢索。4.對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理工作的質(zhì)量。七、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的合同名稱、編號(hào)、查閱原因等內(nèi)容。2.《合同檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。2.《合同檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門與借閱單位或個(gè)人簽訂《合同檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保存年限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.合同涉及的項(xiàng)目或業(yè)務(wù)已結(jié)束，且相關(guān)法律糾紛或風(fēng)險(xiǎn)已消除的。3.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞或丟失，無(wú)法繼續(xù)保存的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)包括擬銷毀合同檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保存年限及銷毀原因等內(nèi)容。3.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施合同檔案的銷毀工作。4.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《合同檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期