PAGE大學(xué)人事檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強大學(xué)人事檔案管理，確保人事檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工的人事檔案歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映教職工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集教職工在各個方面形成的具有保存價值的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和要求進行檔案整理、分類、編號、裝訂等工作，保證檔案管理的規(guī)范化。二、檔案材料的分類與歸檔范圍（一）履歷類1.個人履歷表。2.學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等學(xué)歷證明材料。3.工作經(jīng)歷證明材料，包括工作調(diào)動審批表、勞動合同等。（二）自傳與思想類1.個人自傳。2.政治歷史情況審查材料，如入黨、入團申請書，政審結(jié)論等。3.黨團組織關(guān)系證明材料。（三）考核與鑒定類1.年度考核登記表。2.聘期考核材料。3.各類專項考核材料，如師德考核、業(yè)務(wù)考核等。（四）培訓(xùn)與繼續(xù)教育類1.參加各類培訓(xùn)的學(xué)習(xí)成績登記表、結(jié)業(yè)證書等。2.在職攻讀學(xué)位的相關(guān)材料，如錄取通知書、學(xué)位論文等。（五）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）類1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。2.專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案。（六）獎懲類1.各級各類獎勵證書及審批材料。2.違紀處分決定及相關(guān)材料。（七）工資福利類1.工資變動審批表。2.福利待遇相關(guān)材料，如津貼補貼發(fā)放記錄等。（八）出國（境）類1.出國（境）審批表。2.在國（境）外期間的相關(guān)材料，如學(xué)習(xí)、工作證明等。（九）其他類1.體檢表。2.退休審批表等退休相關(guān)材料。3.其他具有保存價值的材料。三、檔案材料的收集（一）各部門職責(zé)1.人事部門負責(zé)收集教職工的履歷、考核、培訓(xùn)、職稱、獎懲等通用類檔案材料。2.教學(xué)部門負責(zé)收集教師的教學(xué)成果、科研項目等與教學(xué)科研相關(guān)的材料。3.學(xué)生管理部門負責(zé)收集教職工擔(dān)任班主任、輔導(dǎo)員等相關(guān)工作的材料。4.財務(wù)部門負責(zé)提供工資福利等相關(guān)材料。5.其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，負責(zé)收集各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)涉及教職工的檔案材料，并及時移交人事檔案管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)是原件，如因特殊原因需用復(fù)印件的，應(yīng)注明出處，并加蓋提供材料部門的公章。3.對于新形成的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集歸檔，不得積壓。四、檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持材料之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類排序1.按照檔案材料的分類，將同類材料集中在一起，并按照時間順序或重要程度進行排序。2.每份材料應(yīng)在右上角編上頁碼。（三）裝訂1.采用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于紙張規(guī)格不符合要求的材料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其達到A4規(guī)格。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號、類別、材料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案材料進行審核，檢查材料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核無誤后，將檔案材料按照類別和時間順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號、姓名、類別等信息。3.將檔案盒放入檔案柜中，并按照檔案編號順序排列，建立檔案索引。（二）保管要求1.設(shè)立專門的人事檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本校教職工因工作需要，可查閱本人人事檔案。2.組織、人事部門因工作需要，可查閱相關(guān)人員的人事檔案。3.其他因特殊情況需要查閱人事檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人事檔案管理部門審批。3.人事檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)查閱，并在指定地點進行查閱。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。（三）借閱范圍1.外單位因工作需要借閱本校人事檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.本校教職工因特殊原因需要借閱本人人事檔案的，須經(jīng)人事檔案管理部門同意。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報人事檔案管理部門審批。3.人事檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.教職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出檔案時，人事檔案管理部門應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋公章。2.將檔案通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞，不得個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回本校人事檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)完整齊全，材料應(yīng)經(jīng)過整理、編目、裝訂。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行，確保檔案的安全和及時轉(zhuǎn)遞。八、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫1.將人事檔案中的基本信息、履歷、考核、職稱等內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.定期對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）檔案信息查詢與利用1.利用信息化系統(tǒng)，為教職工提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。2.可以根據(jù)工作需要，對檔案信息進行統(tǒng)計分析，為學(xué)校的人事決策提供支持。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.采取有效的安全防護措施，防止檔案信息數(shù)據(jù)的泄露、篡改和丟失。2.定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校成立人事檔案管理監(jiān)督小組，負責(zé)對人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對人事檔案管理部門的工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案材料的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)是否齊全規(guī)范。3.檔案信息化管理工作是否正常