PAGE個人檔案材料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司個人檔案材料的管理，確保檔案材料的真實、完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工個人檔案材料的管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案材料應如實反映員工的真實情況，不得虛假偽造。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，涵蓋員工從入職到離職期間的各類重要信息。3.保密性原則：嚴格保護員工個人隱私，對檔案材料妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作應遵循規(guī)范的流程和標準。二、檔案材料的內容（一）入職材料1.個人簡歷：包括教育背景、工作經歷、技能特長等。2.身份證復印件：清晰反映員工身份信息。3.學歷證書、學位證書復印件：驗證員工學歷學位情況。4.離職證明（如有）：了解員工過往工作經歷的連續(xù)性。5.體檢報告：確保員工身體健康狀況符合公司要求。6.入職登記表：記錄員工入職時填寫的基本信息。（二）培訓與發(fā)展材料1.培訓記錄：包括參加公司內部培訓、外部培訓的課程名稱、時間、考核成績等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展目標和計劃。3.技能證書復印件：如專業(yè)技能資格證書、語言等級證書等。（三）績效考核材料1.月度、季度、年度績效考核表：反映員工工作表現(xiàn)和業(yè)績。2.績效面談記錄：記錄上級與員工關于績效的溝通情況。（四）薪酬福利材料1.工資調整記錄：包括調薪原因、調薪幅度等。2.獎金發(fā)放記錄：詳細記錄各類獎金的發(fā)放情況。3.福利申請與審批材料：如社保、公積金、年假、病假等福利的相關申請和審批文件。（五）獎懲材料1.獎勵證書及相關文件：如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等獎勵的證明材料。2.違紀處分決定及相關文件：對員工違紀行為的處理記錄。（六）崗位變動材料1.崗位調動申請表：記錄員工崗位變動的申請情況。2.崗位變動審批文件：包括上級領導審批意見等。（七）離職材料1.離職申請表：員工提出離職的申請文件。2.離職審批文件：各級領導對員工離職的審批意見。3.工作交接清單：記錄員工離職時工作交接的具體情況。三、檔案材料的收集與整理（一）收集責任1.員工本人應按照公司要求及時提交各類檔案材料。2.各部門負責人負責督促本部門員工按時提交相關材料，并對材料的真實性進行初步審核。3.人力資源部門負責統(tǒng)一收集、匯總各部門提交的檔案材料。（二）收集時間1.入職材料應在員工入職后[X]個工作日內提交齊全。2.其他各類材料應在相關事件發(fā)生后[X]個工作日內提交，如培訓結束后、績效考核周期結束后、獎懲決定作出后等。（三）整理要求1.人力資源部門收到檔案材料后，應按照類別進行分類整理。2.每份材料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對材料進行排序，確保同一類材料按照時間順序或重要程度排列。4.對于破損、模糊不清的材料，應及時進行修復或補充。四、檔案材料的歸檔（一）歸檔方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔。2.紙質檔案應按照檔案盒或文件夾進行分類存放，每個檔案盒或文件夾應標明類別和編號。3.電子檔案應建立專門的文件夾結構，按照紙質檔案的分類方式進行存儲，并對每份電子文件進行命名，命名規(guī)則應與紙質檔案編號一致。（二）歸檔流程1.整理好的檔案材料由人力資源部門檔案管理人員進行審核，確保材料齊全、準確、規(guī)范。2.審核通過后，檔案管理人員將紙質檔案放入相應的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾封面注明檔案類別、編號、起止日期等信息。3.同時，將電子檔案按照規(guī)定的文件夾結構進行存儲，并建立電子檔案索引目錄，方便查詢。4.檔案管理人員定期對歸檔的檔案材料進行盤點，確保檔案的完整性和準確性。五、檔案材料的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，用于存放員工個人檔案材料。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案材料的安全。（二）保管期限1.員工在職期間，其檔案材料應長期保管。2.員工離職后，其檔案材料應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的期限進行保管，一般為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。3.嚴禁無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應確保門窗關閉、電源切斷。4.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案材料受到污染和損壞。六、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案材料。2.公司內部因工作需要查閱檔案材料的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到人力資源部門查閱。查閱內容應嚴格限于工作所需范圍，不得擅自摘抄、復制檔案材料。3.外部單位因特殊原因需要查閱員工檔案材料的，必須持有單位介紹信，并經公司人力資源部門負責人批準，由檔案管理人員陪同查閱，查閱過程中不得拍照、錄像、復印等。（二）借閱權限1.原則上不允許借閱員工個人檔案材料。如因特殊情況確需借閱的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因和歸還時間。2.經公司人力資源部門負責人審批同意后，方可借閱檔案材料。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案材料，不得轉借他人，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注等，確保檔案材料的安全和完整。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應對每次查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內容、審批人等信息。2.查閱或借閱記錄應保存[X]年，以備查詢。七、檔案材料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案材料的內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱或借閱人員的行為，防止信息泄露。3.對涉及員工個人隱私的檔案材料，如體檢報告、薪酬福利材料等，應采取特殊的保密措施。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案庫房的安全設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施，最大限度地減少損失，并及時向上級報告。八、檔案材料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案材料保管期限已滿，且按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.檔案材料因損壞、變質等原因無法繼續(xù)保存且無利用價值的。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對超過保管期限的檔案材料進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應詳細列出擬銷毀檔案的類別、編號、名稱、數量等信息，并說明銷毀原因。3.經公司人力資源部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。4.銷毀檔案材料時，應至