PAGE檔案局會(huì)議費(fèi)制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案局會(huì)議費(fèi)管理，規(guī)范會(huì)議費(fèi)支出，提高資金使用效益，確保會(huì)議活動(dòng)順利開展，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，結(jié)合檔案局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局舉辦的各類會(huì)議，包括但不限于工作會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)議、學(xué)術(shù)交流會(huì)議等。（三）基本原則1.厲行節(jié)約原則：嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、會(huì)期和經(jīng)費(fèi)支出，杜絕鋪張浪費(fèi)，確保會(huì)議費(fèi)使用合理、高效。2.規(guī)范管理原則：按照規(guī)定的程序和要求，對(duì)會(huì)議費(fèi)進(jìn)行預(yù)算編制、審批、報(bào)銷等管理，做到手續(xù)完備、賬目清晰。3.據(jù)實(shí)列支原則：會(huì)議費(fèi)應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行列支，不得虛列支出。二、會(huì)議費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和年度工作計(jì)劃，提前編制會(huì)議費(fèi)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)期、費(fèi)用預(yù)算等詳細(xì)信息。2.會(huì)議費(fèi)預(yù)算應(yīng)按照費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)編制，包括場地費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、交通費(fèi)、資料費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)等。3.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮會(huì)議的實(shí)際需求，合理安排各項(xiàng)費(fèi)用，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。（二）預(yù)算審批1.會(huì)議費(fèi)預(yù)算編制完成后，應(yīng)按照檔案局內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核簽字、財(cái)務(wù)部門審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)會(huì)議費(fèi)預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、合規(guī)性以及與年度預(yù)算的一致性。對(duì)于不符合規(guī)定的預(yù)算，應(yīng)提出修改意見并退回重新編制。3.局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)會(huì)議費(fèi)預(yù)算進(jìn)行審批。審批通過后的預(yù)算作為會(huì)議費(fèi)支出的依據(jù)。（三）預(yù)算調(diào)整1.會(huì)議費(fèi)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得調(diào)整。如因特殊情況確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算審批程序重新進(jìn)行審批。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目和金額等，并提供相關(guān)證明材料。3.經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保會(huì)議費(fèi)支出的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。三、會(huì)議費(fèi)支出管理（一）會(huì)議審批1.舉辦會(huì)議前，應(yīng)填寫《檔案局會(huì)議審批表》，詳細(xì)說明會(huì)議的基本情況、費(fèi)用預(yù)算等信息，并按照審批流程進(jìn)行審批。2.會(huì)議審批表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、局領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可舉辦會(huì)議。未經(jīng)審批的會(huì)議，不得列支會(huì)議費(fèi)。3.對(duì)于重要會(huì)議或涉及金額較大的會(huì)議，應(yīng)提前向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可組織實(shí)施。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的會(huì)議方案組織會(huì)議，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、會(huì)期和參會(huì)人員范圍，確保會(huì)議質(zhì)量和效果。2.會(huì)議組織部門應(yīng)提前做好會(huì)議場地、住宿、餐飲、交通等安排，與相關(guān)供應(yīng)商簽訂合同或協(xié)議，明確服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、支付方式等條款。3.在會(huì)議組織過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合法合規(guī)。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)報(bào)銷憑證，按照財(cái)務(wù)部門要求填寫報(bào)銷單，并附上會(huì)議審批表、會(huì)議通知、參會(huì)人員名單、發(fā)票等相關(guān)證明材料。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與會(huì)議實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用一致。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的報(bào)銷流程對(duì)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。報(bào)銷金額應(yīng)嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算的部分不予報(bào)銷。四、會(huì)議費(fèi)支付管理（一）支付方式1.會(huì)議費(fèi)支付應(yīng)根據(jù)合同或協(xié)議約定的支付方式進(jìn)行。一般情況下，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，避免現(xiàn)金支付。2.對(duì)于金額較小的會(huì)議費(fèi)支出，如資料費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后，可采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定。（二）支付審批1.在辦理會(huì)議費(fèi)支付前，應(yīng)填寫《檔案局會(huì)議費(fèi)支付審批表》，詳細(xì)說明支付的金額、支付對(duì)象、支付方式等信息，并按照審批流程進(jìn)行審批。2.支付審批表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、局領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理支付手續(xù)。未經(jīng)審批的支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核支付申請(qǐng)，確保支付金額準(zhǔn)確無誤、支付對(duì)象合法合規(guī)、支付方式符合規(guī)定。（三）支付記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立會(huì)議費(fèi)支付記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆會(huì)議費(fèi)的支付時(shí)間、支付金額、支付對(duì)象、支付方式等信息。2.支付記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。同時(shí)，應(yīng)妥善保管支付憑證和相關(guān)資料，以備審計(jì)和檢查。五、會(huì)議費(fèi)監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局應(yīng)建立健全會(huì)議費(fèi)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議費(fèi)的使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)報(bào)銷憑證的審核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)會(huì)議費(fèi)支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。3.各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報(bào)會(huì)議費(fèi)支出情況。（二）外部監(jiān)督1.檔案局應(yīng)自覺接受財(cái)政、審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)提供會(huì)議費(fèi)使用情況的相關(guān)資料。2.對(duì)于財(cái)政、審計(jì)等部門提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并將整改情況及時(shí)反饋。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自舉辦會(huì)議或超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍列支會(huì)議費(fèi)的；虛報(bào)會(huì)議人數(shù)、天數(shù)等信息，騙取會(huì)議費(fèi)的；擅自改變會(huì)議內(nèi)容、地點(diǎn)、會(huì)期等，導(dǎo)致會(huì)議費(fèi)增加的；其他違反法律法規(guī)和本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、責(zé)令改正、追回違規(guī)資金等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的行政責(zé)任；涉嫌犯罪的，移