PAGE關(guān)于人事檔案報(bào)送制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案報(bào)送工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案報(bào)送管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，確保能全面、準(zhǔn)確地展現(xiàn)員工的綜合素質(zhì)。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.及時(shí)更新原則：隨著員工工作變動(dòng)和個(gè)人情況變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容及分類（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件：清晰反映員工身份信息。3.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件：提供最高學(xué)歷和學(xué)位證明。4.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件：如有相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格，需提供證書(shū)復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件：如與工作相關(guān)的職業(yè)資格證書(shū)。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)的基本信息、崗位信息等。2.工作變動(dòng)記錄：包括晉升、降職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)文件及審批表。3.勞動(dòng)合同：反映員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同情況。4.離職證明：如有員工離職，需提供離職證明。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)經(jīng)歷1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)課程、時(shí)間、考核成績(jī)等。2.學(xué)歷教育情況：從高中起的學(xué)歷教育經(jīng)歷，包括學(xué)校名稱、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核記錄：定期的績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)。2.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獲得公司或上級(jí)單位的各類獎(jiǎng)勵(lì)文件及證書(shū)。3.懲罰記錄：因違反公司規(guī)定或其他原因受到的懲罰記錄。（五）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的相關(guān)文件及審批表。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假等相關(guān)記錄。（六）其他相關(guān)材料1.員工體檢報(bào)告：定期的員工體檢結(jié)果。2.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等：反映員工工作表現(xiàn)和自我評(píng)估的材料。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、人事檔案報(bào)送流程（一）檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工的基本信息材料，指導(dǎo)員工填寫(xiě)入職登記表等相關(guān)表格。2.員工應(yīng)如實(shí)提供各類證書(shū)、證明等材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門(mén)進(jìn)行審核后，原件退還員工，復(fù)印件留存歸檔。3.人力資源部門(mén)按照檔案分類要求，對(duì)收集到的材料進(jìn)行整理、編號(hào)，建立員工個(gè)人人事檔案。（二）檔案更新1.員工工作經(jīng)歷發(fā)生變動(dòng)時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件及審批表提交至人力資源部門(mén)。2.績(jī)效考核結(jié)果、薪資調(diào)整等信息由相關(guān)部門(mén)定期匯總后報(bào)送人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)更新檔案。3.員工個(gè)人如有學(xué)歷提升、獲得新的專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)等情況，應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)材料，以便及時(shí)更新檔案。（三）檔案報(bào)送1.人力資源部門(mén)定期（每季度末）將員工人事檔案報(bào)送至上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)存檔機(jī)構(gòu)。2.在報(bào)送檔案前，人力資源部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。審核內(nèi)容包括材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等。3.審核無(wú)誤后，將檔案按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、裝訂，填寫(xiě)檔案報(bào)送清單，注明檔案份數(shù)、員工姓名、檔案編號(hào)等信息。4.通過(guò)專人送達(dá)、郵寄等方式將檔案報(bào)送至指定部門(mén)或機(jī)構(gòu)，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。四、檔案審核與管理（一）審核職責(zé)1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行初審，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)存檔機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)報(bào)送的人事檔案進(jìn)行復(fù)審，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)反饋至人力資源部門(mén)要求整改。（二）審核內(nèi)容1.材料的真實(shí)性：核實(shí)各類證書(shū)、證明等材料是否真實(shí)有效，是否與員工實(shí)際情況相符。2.材料的完整性：檢查檔案中是否包含規(guī)定的各類材料，有無(wú)缺失或遺漏。3.材料的規(guī)范性：審核材料的格式、填寫(xiě)內(nèi)容是否符合要求，簽字、蓋章是否齊全。（三）檔案管理1.公司設(shè)立專門(mén)的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引，便于查找和使用。3.限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，如需查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行登記和查閱。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如認(rèn)為符合查閱條件，予以批準(zhǔn)，并指定專人陪同查閱。3.涉及員工個(gè)人隱私的檔案材料，如體檢報(bào)告、獎(jiǎng)懲記錄等，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，不得查閱。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，由檔案保管人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）查閱與借閱記錄1.建立人事檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行必要的安全防護(hù)，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須提供部分檔案信息的，應(yīng)進(jìn)行必要的脫敏處理。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案因火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)災(zāi)等原因受損。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.檔案管理人員違反檔案管理規(guī)定，擅自涂改、銷毀、偽造檔案材料的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱人事檔案，或泄露檔案內(nèi)容的。3.員工提供虛假檔案材料，騙取公司職位、待遇等利益的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案管理規(guī)定的檔案管理人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對(duì)于擅自查閱、借閱檔案或泄露檔案內(nèi)容的人員，給予批評(píng)教育、警告處分；如造成嚴(yán)重后果的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。3.對(duì)于提供虛假檔案材料的員工，公司有權(quán)解除勞動(dòng)合同，并要求員工返還不當(dāng)?shù)美蝗?/p>