PAGE醫(yī)院人事檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料包括員工的個人基本信息登記表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明等。（二）自傳材料員工撰寫的個人成長經(jīng)歷等自傳性材料。（三）鑒定、考核、考察材料年度考核表、績效考核結(jié)果、各類考察報告等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史情況審查表等相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料入黨申請書、入黨志愿書、團(tuán)員證等。（七）獎勵材料各級各類獎勵證書及審批表。（八）處分材料違紀(jì)違規(guī)處分決定及相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批表等。（十）其他可供組織參考的材料員工的健康體檢報告、榮譽稱號相關(guān)材料等。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的人事檔案材料，并及時移交醫(yī)院人事檔案管理部門。2.收集的材料應(yīng)真實、完整、有效，符合歸檔要求。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其檔案材料收集齊全并移交。（二）整理步驟1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如履歷類、考核類、學(xué)歷類等。2.排序：各類材料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等。4.裝訂：將每份材料按照順序裝訂成冊，保持整齊美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員對檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案按照類別和時間順序進(jìn)行存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）歸檔時間新形成的人事檔案材料應(yīng)在每年的[具體時間]前歸檔完畢。（三）歸檔標(biāo)識在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、員工姓名、檔案編號等信息，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的消防器材，制定消防應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全。3.做好檔案的防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，防止檔案損壞或丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.醫(yī)院內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人事檔案管理部門審批。2.查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得查閱與工作無關(guān)的個人隱私信息。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，如體檢報告、違紀(jì)處分材料等，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)審批的《人事檔案查閱申請表》到人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱場所。4.查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。（三）借閱權(quán)限與范圍1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的內(nèi)容，不得借閱與工作無關(guān)的個人隱私信息。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，如體檢報告、違紀(jì)處分材料等，未經(jīng)員工本人同意，不得借閱。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)審批的《人事檔案借閱申請表》到人事檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂《人事檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長借閱期限。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.按照國家有關(guān)規(guī)定需要將人事檔案轉(zhuǎn)遞至其他單位的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.由轉(zhuǎn)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、接收單位等信息。2.將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋單位公章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后返回轉(zhuǎn)出單位。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞的檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合檔案轉(zhuǎn)遞的要求。2.轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)嚴(yán)格保密，確保檔案安全。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時對檔案進(jìn)行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將人事檔案的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)醫(yī)院人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.維護(hù)人事檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運行。3.遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。4.定期對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為醫(yī)院人力資源管理提供參考依據(jù)。（二）檔案管理人員崗位要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和政策。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，工作認(rèn)真細(xì)致。3.熟練掌握計算機(jī)操作技能，能夠運用人事檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制醫(yī)院成立人事檔案管理監(jiān)督小組，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作是否規(guī)范。3.檔案管理人員的工作情況。（三）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)