PAGE公路工程檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公路工程檔案的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組及相關(guān)人員借閱公路工程檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。二、檔案借閱申請(qǐng)（一）借閱條件1.因工作需要，確需查閱、借閱公路工程檔案的公司內(nèi)部人員。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司公路工程檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）申請(qǐng)流程1.借閱人填寫《公路工程檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，核實(shí)檔案的可用性及借閱人的借閱資格。三、檔案借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般性公路工程檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要或機(jī)密性公路工程檔案的借閱，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.審批通過后，檔案管理部門在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)借閱的檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.將審批通過的申請(qǐng)表反饋給借閱人，借閱人憑申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)登記以下內(nèi)容：1.借閱人姓名、所在部門、職務(wù)。2.借閱檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量。3.借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。4.審批意見及批準(zhǔn)人簽名。（二）登記方式采用紙質(zhì)登記冊(cè)和電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)妥善保存，以備查閱；電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更新借閱信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案借閱期限（一）一般規(guī)定1.公路工程檔案的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.對(duì)于重要或機(jī)密性公路工程檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和實(shí)際工作需要確定，原則上不得超過[X]個(gè)工作日。（二）特殊情況處理1.因工作需要，確需長期借閱公路工程檔案的，借閱人應(yīng)向檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明借閱原因和期限，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.長期借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案的安全與完整。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。（二）歸還流程1.借閱人將歸還的檔案交至檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案無誤后，在借閱登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。七、檔案借閱使用規(guī)定（一）僅限本人使用借閱人必須親自使用所借檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。（二）禁止擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制所借檔案。如因工作需要確需復(fù)制的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）保證檔案安全借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得將檔案帶出公司指定的借閱場(chǎng)所。在借閱期間，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）遵守保密規(guī)定借閱人應(yīng)對(duì)所借檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案中的機(jī)密信息。如因違反保密規(guī)定造成公司損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記、檔案歸還、檔案使用等情況。（二）不定期抽查公司主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查，確保檔案借閱制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（三）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。九、檔案借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱公路工程檔案。2.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓所借檔案。3.擅自復(fù)制檔案。4.逾期未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。5.違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案機(jī)密信息。6.損壞、丟失檔案。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停借閱權(quán)限等處理措施；如造成公司損失的，應(yīng)依法