PAGE健全人事管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司人事管理檔案工作，確保人事檔案的真實、完整、安全和有效利用，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事管理檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工各類人事資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露，保護員工隱私。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人事檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.履歷材料：包括員工的簡歷、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。2.身份證明：身份證、戶口本等復(fù)印件。3.照片：近期免冠一寸照片。（二）招聘與入職材料1.招聘申請表：記錄員工應(yīng)聘時填寫的各項信息。2.面試評估表：面試過程中面試官對員工的評價記錄。3.錄用通知：公司發(fā)出的錄用通知書。4.入職登記表：員工入職時填寫的基本信息表。5.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及公司的審核意見。3.技能鑒定證書：員工獲得的各類技能鑒定證書。（四）考核與獎懲材料1.績效考核表：定期績效考核的結(jié)果記錄。2.獎懲審批表：員工獲得的獎勵或受到的處罰的審批文件。3.榮譽證書：員工獲得的各類榮譽證書復(fù)印件。（五）薪資福利材料1.薪資調(diào)整記錄：公司對員工薪資進行調(diào)整的相關(guān)文件。2.福利申請與審批材料：員工申請各類福利的相關(guān)文件及審批記錄。（六）崗位變動材料1.崗位調(diào)動申請表：員工申請崗位調(diào)動的相關(guān)文件。2.崗位變動審批表：公司對員工崗位變動的審批文件。3.工作交接記錄：員工崗位變動時的工作交接記錄。（七）離職材料1.離職申請表：員工提出離職申請的文件。2.離職審批表：公司對員工離職申請的審批文件。3.離職交接清單：員工離職時的工作交接清單。4.離職證明：公司為離職員工開具的離職證明。三、人事檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負責(zé)人事檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和維護工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時更新人事檔案內(nèi)容。4.為公司各部門提供人事檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.對人事檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守人事檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。2.認真做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和維護工作，保證檔案內(nèi)容完整、準確、清晰。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時為員工辦理檔案的查閱、借閱等手續(xù)。4.定期對人事檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.做好人事檔案管理的信息化工作，提高檔案管理效率。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理，并及時移交人力資源部門。2.在辦理員工崗位變動、薪資調(diào)整、獎懲等事項時，及時將相關(guān)材料送交人力資源部門歸檔。3.配合人力資源部門做好人事檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。四、人事檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確、完整。2.人事檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.對于重要的原始材料，如學(xué)歷證書、資格證書等，應(yīng)收集原件或復(fù)印件，并加蓋原件保存單位的公章。（二）整理方法1.按照人事檔案內(nèi)容的分類，對收集到的材料進行分類整理。2.每份材料應(yīng)注明日期，并按照時間順序排列。3.對于同一類材料，應(yīng)按照重要程度和相關(guān)性進行排序。4.對每份材料進行編號，并填寫檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、編號等信息。五、人事檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的人事檔案材料應(yīng)及時歸檔，存入專用的檔案柜或檔案盒中。2.檔案柜或檔案盒應(yīng)標明部門、員工姓名等信息，便于查找和管理。3.建立人事檔案索引，記錄員工檔案的存放位置，方便快速查閱。（二）保管要求1.人事檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對人事檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子人事檔案應(yīng)進行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。4.人事檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管的各項規(guī)定，不得擅自將檔案帶出保管場所。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到人力資源部門查閱。2.查閱人事檔案時，應(yīng)在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還人力資源部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因工作需要借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。2.借閱人事檔案應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、無損壞，檔案管理人員應(yīng)認真核對，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字確認。七、人事檔案的信息化管理（一）建立電子人事檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立電子人事檔案系統(tǒng)，將員工的人事檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.電子人事檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計等功能，方便快捷地處理人事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）數(shù)據(jù)維護與安全管理1.定期對電子人事檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強電子人事檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.對電子人事檔案系統(tǒng)的操作進行記錄，以便審計和查詢。八、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密。2.人事檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制人事檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得隨意透露檔案內(nèi)容。4.在檔案管理工作中，采取必要的技術(shù)手段，如加密存儲、網(wǎng)絡(luò)安全防護等，確保檔案信息安全。（二）安全管理1.加強人事檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改。2.定期對人事檔案保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對因工作需要接觸人事檔案的人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。九、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.人事檔案材料超過保管期限，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.人事檔案材料因保管不善等原因造成損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出人事檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、原因等。2.人力資源部門負責(zé)人對銷毀申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對，并在《人事檔案銷毀清單》上簽字確認。4.采用適當?shù)姆绞綄θ耸聶n案進行銷