PAGE幼兒園建檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范幼兒園檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園全體教職工及與幼兒園相關(guān)的各類活動、事務。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立幼兒園檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員。（二）檔案管理人員職責1.負責幼兒園檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立科學合理的檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.為幼兒園各部門和教職工提供檔案查閱、借閱等服務。7.參與檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.教育教學類涵蓋教學計劃、教案、教材、教學活動記錄、學生成績、教師業(yè)務檔案等。3.安全管理類有安全制度、安全檢查記錄、應急預案、安全事故處理檔案等。4.后勤管理類包含物資采購、維修記錄、食堂管理、衛(wèi)生保健檔案等。5.家園共育類涉及家長委員會記錄、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。6.其他類如幼兒園特色活動檔案、榮譽證書、照片、音像資料等。（二）檔案編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，行政管理類檔案編號為XZGL001001，其中XZGL表示行政管理類，第一個001表示該類檔案中的第一個二級類目，第二個001表示該二級類目中的第一份檔案。編號應在檔案整理過程中同步完成，并在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中明確標注。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.幼兒園各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.教職工個人在教學、科研、管理等方面的成果材料。3.幼兒園開展各類活動的相關(guān)材料，如活動方案、活動照片、活動總結(jié)等。4.上級主管部門下發(fā)的與幼兒園相關(guān)的文件、通知等。5.其他與幼兒園工作有關(guān)的具有保存意義的材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集工作，確保材料的及時、完整。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類。2.對每一類檔案進行排序，一般按照時間順序或重要程度排列。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損的材料進行修補或復制。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底將本年度形成的檔案材料整理歸檔，移交檔案管理室。2.對于重要的臨時性活動或項目，應在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理人員應按照檔案整理規(guī)范對歸檔的檔案進行審核，確保檔案質(zhì)量。2.歸檔檔案應編制移交清單，雙方簽字確認。3.檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括幼兒園章程、重要會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，如教學計劃、教師業(yè)務檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如一般性的活動記錄、臨時性文件等。（四）保管條件1.檔案管理室應保持清潔、干燥、通風，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.幼兒園教職工因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.外單位人員查閱檔案需經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字后，交檔案管理室審核。3.檔案管理室根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并安排查閱地點和時間。4.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，檔案原件不予借閱，特殊情況需經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理室負責人簽字后，報幼兒園主管領(lǐng)導批準。2.檔案管理室根據(jù)批準情況，向借閱人員提供檔案復印件或電子副本，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理室。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無關(guān)緊要的臨時性文件等進行鑒定。3.鑒定檔案是否仍具有查考利用價值，是否涉及機密等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案清單。2.對清單中的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清單，報幼兒園主管領(lǐng)導批準。（四）銷毀方法1.對批準銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立幼兒園檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.系統(tǒng)功能開發(fā)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案