PAGE車間檔案管理制度一、總則（一）目的為加強車間檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在車間生產(chǎn)、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車間內(nèi)所有與生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則車間檔案實行集中統(tǒng)一管理，由車間檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映車間生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理車間在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對涉及車間機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善車間檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，提供安全、適宜的保管環(huán)境，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)車間工作需要，及時提供檔案資料，為車間生產(chǎn)、管理、決策等提供支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至車間檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。3.按照檔案管理制度的要求，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等，確保檔案管理工作的有序進行。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，保證檔案的安全與完整。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為車間提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用價值。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)技術(shù)類檔案包括工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)革新成果等。2.質(zhì)量管理類檔案包括質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量統(tǒng)計報表、質(zhì)量事故分析報告等。3.設(shè)備管理類檔案包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備事故報告等。4.物資管理類檔案包括物資采購計劃、物資入庫單、物資出庫單、物資盤點記錄、物資報廢申請等。5.安全環(huán)保類檔案包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)資料、環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)保設(shè)施運行記錄等。6.人力資源類檔案包括員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。7.財務(wù)管理類檔案包括財務(wù)報表、會計憑證、成本核算資料、資金審批文件等。8.行政管理類檔案包括車間行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并進行初步整理。3.對重要的檔案資料，應(yīng)及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、物資管理、安全環(huán)保、人力資源、財務(wù)管理、行政管理等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等與檔案目錄一致。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間；相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫房，保持庫房整潔。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在不同的地點，以防數(shù)據(jù)丟失。3.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合車間實際情況，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由車間檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)車間領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清單報車間領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將檔案銷毀清單及監(jiān)銷記錄歸檔保存。六、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍車間內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。涉及車間機密的檔案，未經(jīng)車間領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.將檔案借閱申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送車間領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。（二）移交工作1.車間檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行整理和歸檔，