PAGE廣東聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強廣東地區(qū)聲像檔案的管理，確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，充分發(fā)揮聲像檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東地區(qū)各級各類機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織形成的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織在公務活動和社會活動中形成的，以聲音、圖像為主要載體，以感光材料、磁性材料為記錄手段，反映歷史事實、工作活動和建設成就的具有保存價值的文件材料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：聲像檔案由各單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：聲像檔案應真實反映歷史事實，不得篡改、偽造。3.完整性原則：聲像檔案應包括形成過程中的各種相關材料，確保檔案的全面性。4.安全性原則：采取有效措施確保聲像檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、聲像檔案的形成與收集（一）形成范圍1.本地區(qū)重大政治、經濟、文化、社會活動的聲像資料。2.本單位重要會議、重大決策、重要業(yè)務活動的聲像資料。3.本單位基本建設工程、科研項目、產品生產等活動的聲像資料。4.本單位外事活動及與國內外有關單位交流合作的聲像資料。5.反映本地區(qū)、本單位歷史沿革、重要事件、著名人物的聲像資料。6.其他具有保存價值的聲像資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責聲像資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.收集的聲像資料應主題明確、圖像清晰、聲音清楚，能準確反映活動的主要內容和過程。3.收集的聲像資料應同時收集相關的文字說明，包括活動時間、地點、內容、人物等信息。4.對重要的聲像資料應進行現(xiàn)場拍攝和錄制，確保資料的原始性。（三）收集渠道1.本單位內部各部門形成的聲像資料，由各部門收集后移交檔案部門。2.委托專業(yè)攝影、攝像機構拍攝的聲像資料，應在合同中明確檔案歸屬和移交要求，拍攝完成后及時移交檔案部門。3.從社會上收集的與本單位有關的聲像資料，檔案部門應進行審核和整理后歸檔。三、聲像檔案的整理（一）分類聲像檔案按載體形式分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案。1.照片檔案：包括紙質照片、數(shù)碼照片等。2.錄音檔案：包括磁帶錄音、數(shù)碼錄音等。3.錄像檔案：包括磁帶錄像、數(shù)碼錄像等。（二）編號1.照片檔案編號：采用全宗號目錄號案卷號照片號的編號方法。全宗號：按檔案管理部門給定的全宗號填寫。目錄號：根據(jù)照片形成時間或內容等因素編制，一般以年度為單位。案卷號：按照片的主題或類別等進行分類，每一類編一個案卷號。照片號：按照片在案卷中的順序編號。2.錄音檔案編號：采用全宗號目錄號案卷號錄音帶號的編號方法。全宗號：同照片檔案。目錄號：同照片檔案。案卷號：按錄音內容的主題或類別等進行分類編號。錄音帶號：按錄音帶的順序編號。3.錄像檔案編號：采用全宗號目錄號案卷號錄像帶號的編號方法。全宗號：同照片檔案。目錄號：同照片檔案。（三）編目1.照片檔案編目：包括照片題名、照片號、底片號、尺寸、拍攝時間、拍攝地點、攝影者、文字說明等。2.錄音檔案編目：包括錄音題名、錄音帶號、錄制時間、錄制地點、錄制者、內容摘要等。3.錄像檔案編目：包括錄像題名、錄像帶號、錄制時間、錄制地點、錄制者、內容摘要等。（四）裝訂與裝盒1.照片檔案：對紙質照片應進行裱糊或塑封等處理，然后按編號順序裝訂成冊，裝入照片檔案盒。2.錄音檔案：將錄音帶裝入專用盒帶，并貼上標簽，注明編號、題名等信息，然后裝入錄音檔案盒。3.錄像檔案：將錄像帶裝入專用盒帶，并貼上標簽,注明編號、題名等信息，然后裝入錄像檔案盒。四、聲像檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的聲像檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防磁等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的保管設備，如檔案柜、存儲架、溫濕度計、空調、除濕機、防蟲藥品、防火設備等。2.對磁性載體的聲像檔案，應定期進行檢測和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的聲像檔案：反映本地區(qū)、本單位重大歷史事件、重要活動、著名人物等具有重要保存價值的檔案。2.長期保管的聲像檔案：保存期限為16年至50年的檔案，主要是反映本單位一般工作活動和建設成就等具有一定保存價值的檔案。3.短期保管的聲像檔案：保存期限為15年以下的檔案，主要是反映本單位日常工作活動等具有短期參考價值的檔案。（四）鑒定與銷毀1.定期對聲像檔案進行鑒定，由檔案部門會同有關部門組成鑒定小組，對保管期滿的檔案進行鑒定。2.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《聲像檔案銷毀清冊》，報經本單位領導批準后銷毀。3.銷毀聲像檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，并在銷毀清冊上簽字。五、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部各部門因工作需要查閱聲像檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位聲像檔案，應按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.社會各界因研究等需要查閱本單位公開的聲像檔案，應按有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案部門查閱聲像檔案原件或復制件。2.借閱：對確需借出使用的聲像檔案，應辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需要，檔案部門可出具聲像檔案的證明材料。（三）利用手續(xù)1.本單位內部人員查閱聲像檔案，應填寫《聲像檔案查閱登記表》，經部門負責人簽字后到檔案部門查閱。2.外單位查閱聲像檔案，應持單位介紹信，填寫《聲像檔案查閱登記表》，經本單位檔案部門負責人簽字同意后查閱。3.社會各界查閱公開的聲像檔案，應持有效證件，填寫《聲像檔案查閱登記表》，經檔案部門審核同意后查閱。（四）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的聲像檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。2.利用聲像檔案不得損害國家利益、集體利益和他人合法權益，不得擅自更改、涂抹、復制聲像檔案內容。六、聲像檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍對具有重要保存價值的聲像檔案應進行數(shù)字化處理，以提高檔案的利用效率和保護水平。（二）數(shù)字化要求1.照片數(shù)字化：分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為JPEG等通用格式。2.錄音數(shù)字化：采樣頻率應不低于44.1kHz，量化位數(shù)應不低于16位，音頻格式應為WAV等通用格式。3.錄像數(shù)字化：分辨率應不低于720×576，視頻格式應為MP4等通用格式。（三）數(shù)字化流程1.檔案整理：對擬數(shù)字化的聲像檔案進行整理，確保檔案的完整性和準確性。2.掃描或錄制：按照數(shù)字化要求進行掃描或錄制，確保數(shù)字化質量。3.圖像處理或音頻視頻處理：對掃描或錄制的圖像、音頻、視頻進行處理，提高圖像清晰度、音頻視頻質量。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)與原檔案信息進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.存儲與備份：將數(shù)字化后的聲像檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本單位檔案管理部門負責對聲像檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各部門聲像檔案管理情況進行檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.聲像檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.聲像檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.聲像檔案管理