PAGE機(jī)要檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要檔案管理，確保機(jī)要檔案的安全、完整與有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工涉及機(jī)要檔案的管理活動(dòng)。（三）定義1.機(jī)要檔案：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有重要價(jià)值和保密性，需嚴(yán)格管理的各類(lèi)文件、資料、記錄等。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)公司機(jī)要檔案的收集、整理、保管、利用等工作的人員。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)要檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)機(jī)要檔案采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮機(jī)要檔案的作用，為公司決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)機(jī)要檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂機(jī)要檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門(mén)形成的機(jī)要檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案保管制度，配備必要的保管設(shè)施，確保機(jī)要檔案的安全存儲(chǔ)。4.檔案利用服務(wù)：為公司各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.檔案信息化管理：推進(jìn)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：對(duì)公司員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案收集、整理等基礎(chǔ)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司文件、通知、通報(bào)等。2.業(yè)務(wù)合同：各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、績(jī)效考核資料等。5.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。6.技術(shù)檔案：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。7.其他檔案：公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、重要會(huì)議記錄、來(lái)訪接待資料等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成或業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案移交檔案管理部門(mén)。2.完整準(zhǔn)確：移交的檔案應(yīng)齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)方法和格式進(jìn)行整理，便于后續(xù)管理和利用。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類(lèi)法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：結(jié)合公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。2.編頁(yè)號(hào)：在檔案每頁(yè)的右上角或右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息。五．檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行存放，按照分類(lèi)順序排列。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。（三）檔案安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度,明確安全責(zé)任。2.安全檢查：定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部查閱：公司各部門(mén)及員工因工作需要可查閱機(jī)要檔案。2.外部查閱：因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，經(jīng)公司批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人可查閱公司機(jī)要檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱：查閱人應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱機(jī)要檔案的，借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.全面審查：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)機(jī)要檔案的鑒定工作。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、文號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的機(jī)要檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.安全防護(hù)：采取防火墻、加密技術(shù)等措施，保障信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.用戶(hù)權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)要檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門(mén)及員工是否按照機(jī)要檔案管理制度的要求進(jìn)行檔案管理活動(dòng)。2.檔案管理質(zhì)量：檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密措施：檢查檔案安全保密制度的落實(shí)情況，是否存在安全隱患。（三）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢