PAGE縣檔案局內(nèi)部控制制度一、總則（一）制定目的為了加強縣檔案局內(nèi)部管理，規(guī)范各項業(yè)務(wù)活動，防范風(fēng)險，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本內(nèi)部控制制度。（二）適用范圍本制度適用于縣檔案局機關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保內(nèi)部控制制度合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋檔案局所有業(yè)務(wù)活動和管理環(huán)節(jié)，不留死角。3.制衡性原則：通過合理設(shè)置崗位、明確職責(zé)權(quán)限，實現(xiàn)不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。4.適應(yīng)性原則：適應(yīng)檔案局業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，及時調(diào)整和完善內(nèi)部控制制度。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理權(quán)衡控制成本與控制效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)縣檔案局設(shè)立綜合辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案保管利用科等科室，各科室分工協(xié)作，共同推進檔案管理工作。（二）職責(zé)分工1.綜合辦公室負(fù)責(zé)局機關(guān)日常行政事務(wù)管理，包括文件收發(fā)、會議組織、人事管理、財務(wù)管理等。協(xié)調(diào)各科室之間的工作關(guān)系，保障檔案局整體工作的順暢運行。制定和完善局機關(guān)內(nèi)部管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)科負(fù)責(zé)制定全縣檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各機關(guān)、企事業(yè)單位及社會組織的檔案業(yè)務(wù)工作。開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全縣檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。對全縣檔案工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案保管利用科負(fù)責(zé)接收、整理、保管全縣各類檔案，建立健全檔案保管制度，確保檔案安全。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，按照程序進行檔案銷毀工作。三、檔案收集與整理控制（一）收集控制1.明確檔案收集范圍，包括本縣各機關(guān)、企事業(yè)單位及社會組織形成的具有保存價值的各類文件材料。2.制定檔案收集計劃，定期向各單位發(fā)出檔案移交通知，明確移交時間、內(nèi)容和要求。3.對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的及時退回補充完善。（二）整理控制1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進行科學(xué)分類，確保分類準(zhǔn)確、合理。2.遵循檔案整理原則，對檔案進行系統(tǒng)排列、編號、編目等整理工作，便于保管和利用。3.建立檔案整理工作流程和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，定期對整理工作進行檢查和評估，確保整理質(zhì)量。四、檔案保管控制（一）保管場所控制1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進行記錄和調(diào)控。3.庫房內(nèi)設(shè)置不同類型的檔案架、柜，按照檔案類別和保管期限進行合理存放，便于查找和管理。（二）保管設(shè)備控制1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜報警裝置等，并定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。2.對檔案存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案實體管理控制1.建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、數(shù)量、去向等信息。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，確保賬實相符。3.對破損、褪色等有問題的檔案及時進行修復(fù)和處理，保證檔案的完整性。五、檔案利用控制（一）利用申請與審批1.明確檔案利用的范圍和條件，規(guī)定利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等。2.根據(jù)利用申請內(nèi)容，由檔案保管利用科負(fù)責(zé)人進行審批，重要檔案的利用需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用服務(wù)提供1.按照審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案安全。2.在檔案利用過程中，對利用者進行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.做好檔案利用登記工作，詳細記錄利用者信息、利用時間、利用內(nèi)容等，定期進行統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀控制（一）鑒定控制1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案保管利用科、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。2.制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，明確鑒定的原則、方法、程序等。3.定期對到期檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。（二）銷毀控制1.對鑒定后需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的題名、年度、保管期限、文號等信息。2.檔案銷毀清冊需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并報上級檔案行政管理部門備案。3.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中需有專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、信息化管理控制（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.配備專業(yè)的信息技術(shù)人員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護和管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，適應(yīng)檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要。（二）數(shù)據(jù)安全控制1.加強檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在數(shù)據(jù)安全事故發(fā)生時能夠及時采取有效措施進行處理。3.對涉及檔案信息化系統(tǒng)的操作進行權(quán)限管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員的訪問權(quán)限。八、監(jiān)督與評價（一）內(nèi)部監(jiān)督1.成立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對本局內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過查閱文件、實地檢查、訪談等方式，對各科室的業(yè)務(wù)活動和管理環(huán)節(jié)進行全面審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄和報告制度，對監(jiān)督檢查結(jié)果進行詳細記錄，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）自我評價1.各科室定期對本科室內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行自我評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，查找存在的問題和不足。2.檔案局每年組織一次全面的內(nèi)部控制自我評價工作，形成自我評價報告，對內(nèi)部控制制度的有效性進行綜合評價。3.根據(jù)自我評價結(jié)果，制定針對性的改進措施，不斷完善內(nèi)部控制制度。九、附則